Ketiadaan bahan baku untuk produksi akan menimbulkan masalah pada tempo kerja perusahaan, dan restock yang diperlukan di pasar. Hal ini mungkin saja terjadi karena inventory monitoring system yang tidak bekerja optimal, atau terdapat kesalahan pada sistem yang digunakan.
Tidak heran, pencarian pada sistem pengawasan persediaan yang umum menjadi bagian dari inventory management system ini terus dilakukan. Secara sederhana, tujuannya adalah memastikan persediaan yang dimiliki selalu aman, dan dapat menunjang kegiatan bisnis yang dilakukan perusahaan.
Baca Juga: Mengapa RUN System Jadi Software ERP Terbaik? Ini Alasannya
Fungsi Inventory Monitoring System yang Ideal
Sumber: freepik.com
Dengan sistem yang solid dapat dapat diandalkan, terdapat beberapa fungsi yang kemudian akan dijalankan. Secara singkat, fungsi utamanya tentu adalah meningkatkan pengawasan dan kontrol pada arus persediaan yang dimiliki. Namun lebih detail berikut penjelasannya.
- Antisipasi terjadinya keterlambatan pengiriman pada barang atau bahan baku yang dibutuhkan perusahaan
- Memastikan jika terdapat produk yang telah dipesan maka tepat dengan kebutuhan sehingga menghindari keperlukan retur
- Antisipasi jika terdapat produk yang mengalami kenaikan harga secara mendadak dan diluar perkiraan
- Mendapatkan keuntungan dari proses pembelian yang telah dilakukan sebelumnya
- Menampung produk yang hanya dibuat secara musiman
- Memberikan pelayanan terbaik pada pelanggan dengan menjamin ketersediaan produk di pasar sehingga mudah diakses
Cermati Juga Metode yang Dapat Digunakan sebagai Opsi
Sumber: freepik.com
Menilik pada metode sistem pengawasan persediaan, setidaknya terdapat empat metode utama yang dapat digunakan sesuai dengan bisnis yang Anda kelola. Keempatnya adalah ABC Analysis, kemudian LIFO dan FIFO, Batch Tracking, dan Safety Stock.
Penjelasan masing-masing poin tersebut adalah sebagai berikut.
1. ABC Analysis
Pengawasan yang dilakukan dapat berjalan dengan metode ABC Analysis ini. Pada dasarnya serupa dengan manajemen persediaan, pengawasan dilakukan dengan membagi persediaan pada beberapa kelas tertentu berdasarkan karakter yang bertingkat. Misalnya saja, kelompok A merupakan barang paling mahal, dan terus menurun hingga ke kelompok C.
Hal ini efektif untuk efisiensi biaya pengawasan yang dilakukan, karena dapat diketahui produk mana yang memiliki nilai paling tinggi untuk keuntungan bisnis.
2. LIFO dan FIFO
Mungkin dua metode ini sudah tidak asing untuk Anda yang memiliki perusahaan. Keduanya mengandalkan waktu kedatangan barang atau produk di gudang, untuk kemudian diurutkan dengan urutan yang dikehendaki dan sesuai.
LIFO atau last in first out adalah metode pengawasan yang dilakukan untuk memastikan semua barang yang baru saja masuk segera dikeluarkan. Sebaliknya FIFO, memprioritaskan barang yang sudah ada di dalam gudang terlebih dahulu untuk dikeluarkan.
3. Batch Tracking
Metode monitoring ini akan mengandalkan produk dan bahan baku yang memiliki waktu produksi atau usia yang serupa. Dengan penerapannya, Anda dapat mengetahui beberapa informasi secara detail, seperti dari mana produk berasal, kemana produk akan dikirimkan, dan kapan produk akan memasuki masa kadaluarsa.
4. Safety Stock
Metode ini akan melibatkan sejumlah tertentu bahan baku atau produk yang berperan sebagai pengaman jika terjadi peningkatan permintaan mendadak, atau ketiadaan stok yang dapat menyuplai permintaan dari pasar. Pengawasan ini dilakukan dengan perhitungan yang akurat, sehingga tidak membuat pembengkakan biaya gudang.
4 Strategi Penerapan Inventory Monitoring System yang Efektif
Sumber: freepik.com
Serupa dengan metode yang dijelaskan di atas, setidaknya juga terdapat empat strategi sederhana yang dapat Anda gunakan untuk mengoptimalkan sistem pengawasan persediaan. Keempatnya, adalah sebagai berikut.
1. Berikan Label dan Kelola Persediaan
Sekedar memberikan label atau penanda pada setiap kategori barang yang ada di dalam persediaan Anda dapat membantu proses monitoring jauh lebih efektif. Kebanyakan bisnis menggunakan kode SKU untuk pengelompokan ini, sehingga dapat diketahui dengan cepat jumlah dan lokasi kategori barang yang dimaksud.
Label dan tags idealnya mudah dibaca atau diidentifikasi. Tidak jarang label yang diberikan menggunakan kode batang atau kode QR, sehingga dapat dipindai dengan cepat tanpa harus menghabiskan banyak waktu dan tenaga.
2. Buat Sistem Pencatatan Persediaan
Pencatatan persediaan yang sistematis benar-benar dapat meningkatkan kontrol terhadap pengawasan persediaan yang Anda miliki. Ketika semua tersistem dalam satu modul terpadu, pengawasan bahkan dapat dilakukan secara remote.
Dengan demikian keputusan strategis terkait persediaan dapat dilakukan setiap saat, dan deteksi potensi adanya masalah dapat dilihat secepatnya. Hal sederhana ini dapat menyelamatkan bisnis dari kerugian yang tidak diperlukan.
3. Peninjauan Berkala
Untuk senantiasa memastikan catatan di dalam sistem sama dengan apa yang ada di lapangan, jangan ragu melakukan peninjauan secara berkala. Memang diperlukan waktu khusus dan usaha yang tidak sedikit, namun hal konvensional ini akan memastikan sistem yang Anda gunakan berfungsi dengan baik.
Peninjauan fisik secara langsung dapat mengidentifikasi apa saja yang dapat ditingkatkan dari sebuah sistem, dan apa tantangan yang muncul.
4. Gunakan Matriks yang Ideal
Beberapa indikator dapat digunakan sebagai matriks pengukuran untuk melihat seberapa efisien dan efektif pengelolaan persediaan dilakukan. Beberapa indikator yang dapat digunakan antara lain adalah akurasi penghitungan persediaan antara sistem dan keadaan sebenarnya, dan tingkat inventory turnover dalam periode waktu tertentu.
Baca Juga: 6 Tips Memilih Software ERP Indonesia Handal, Simak di Sini!
Sejatinya inventory monitoring system sendiri dapat diperoleh dengan mudah pada modul Inventory & Material Management yang disediakan oleh RUN System. Di dalamnya terdapat banyak sekali fitur berguna yang dapat Anda manfaatkan secara maksimal untuk optimasi pengelolaan dan pengawasan persediaan yang dimiliki. Segera gunakan sekarang juga, dan maksimalkan setiap fiturnya untuk kemajuan bisnis Anda!
