Penggunaan sistem ERP di dalam industri kekinian sepertinya menjadi hal ideal yang dilakukan banyak orang. Tidak hanya karena memberikan banyak bantuan pada proses kerja bisnis, namun ERP juga membantu perusahaan tetap relevan di tengah perkembangan jaman. Tapi untuk memahami sebenarnya apa yang dimaksud dengan software ERP, penjelasan di bawah ini dapat menjadi acuan.
Baca Juga: Career Development: 6 Manfaat, Tahapan, dan Metodenya
Mengenal Apa yang Dimaksud dengan Software ERP
Secara mendasar, ERP sendiri merupakan singkatan dari enterprise resource planning, yang merupakan seperangkat sistem dan program yang digunakan untuk mengelola kegiatan bisnis dan mengoptimalkan pengelolaan sumber daya perusahaan, untuk mencapai target yang dimiliki.
Proses bisnis rutin yang kemudian akan dipermudah dengan penggunaan ERP sendiri antara lain akuntansi, pengadaan barang dan jasa, manajemen sebuah proyek, manajemen risiko, operasi supply chain, pengelolaan SDM yang ada, pengembangan bisnis, dan menjalin hubungan dengan pasar serta urusan pemasaran.
Penggunaan ERP yang ideal dapat membantu bisnis untuk mengoptimalkan semua proses bisnis yang ada di dalam perusahaan, sehingga akan meningkatkan output yang dihasilkan dari setiap proses tersebut.
Bagaimana Cara Kerjanya?
Sumber: freepik.com
Sistem ERP sendiri idealnya akan terdiri dari beberapa modul kerja terpisah yang terintegrasi dari sisi pengelolaan datanya. Masing-masing modul digunakan pada divisi terkait, untuk meningkatkan kinerja divisi tersebut dan memberikan hasil maksimal.
Secara garis besar cara kerja sistem ini adalah dengan menyatukan setiap data pada satu basis data yang sama, yang dapat diakses oleh setiap orang sesuai hak akses yang diberikan, untuk menunjang pekerjaan yang dimilikinya.
Banyak proses bisnis akan menjadi jauh lebih sederhana dengan penggunaan sistem ini, serta memungkinkan kolaborasi masing-masing divisi pada tugas yang ada semakin mudah dan efektif. Data yang baru diperbarui dapat dengan mudah dilihat orang lain, sehingga data yang digunakan pada setiap proses bisnis tidak mungkin salah karena belum ter-update.
6 Manfaat Fundamental dari Sistem ERP untuk Bisnis
Sumber: freepik.com
Karena hadir untuk membuat banyak proses bisnis menjadi lebih efektif, maka manfaat dari penggunaan sistem ERP sendiri akan dapat dilihat dalam enam poin utama berikut ini.
1. Peningkatan Efisiensi
Banyak proses bisnis memerlukan waktu lama untuk diselesaikan, dan tidak jarang masih harus berhadapan dengan human error. Namun dengan otomasi yang muncul berkat ERP, maka banyak sekali proses bisnis yang akan berjalan semakin efisien.
Keputusan lebih baik dapat diambil dengan cepat, menggunakan hasil pengolahan data-data penting di dalam perusahaan.
2. Membuat Bisnis Lebih Transparan
Adanya ERP juga memungkinkan Anda memiliki akses real-time pada data-data relevan yang digunakan untuk melacak kinerja masing-masing divisi secara menyeluruh dari mana saja. Identifikasi masalah dapat dilakukan dengan cepat, sehingga langkah strategis untuk mencegah perluasan dampak dapat diambil secepatnya.
Visibilitas dan transparansi proses bisnis menjadi sebuah kelebihan yang dapat dimanfaatkan dengan baik. Dengan demikian fungsi pengawasan setiap divisi dapat dijalankan optimal, dengan harapan kinerja yang diberikan benar-benar sesuai dengan rencana.
3. Kolaborasi dan Komunikasi
Karena setiap data yang dimiliki dikelola pada database terpusat, maka tingkat kolaborasi setiap divisi dengan mudah dapat terus naik dari waktu ke waktu. Masing-masing divisi akan mendapatkan data yang dibutuhkan, dan digunakan sesuai dengan keperluannya.
Masing-masing divisi juga dapat berkomunikasi dengan efektif pada platform yang tersedia sehingga tidak ada kesalahpahaman yang terjadi, yang dapat berdampak buruk pada bisnis Anda.
4. Biaya Operasional
Memang, penggunaan produk ERP akan memakan sejumlah biaya yang tidak dapat dikatakan murah. Namun jika dilihat dari segi manfaatnya, keberadaan ERP sendiri akan banyak menghemat biaya operasional jangka panjang.
Adaptasi sistem ERP memungkinkan otomasi berbagai pekerjaan rutin yang dilakukan perusahaan pada setiap divisinya, sehingga menurunkan kebutuhan pekerjaan manual yang memakan waktu yang bisa merugikan perusahaan. Hasilnya, waktu dan tenaga yang ada dapat dialokasikan untuk kebutuhan strategis lainnya.
5. Proteksi Data Perusahaan
Data yang dimiliki perusahaan merupakan data bernilai tinggi, dan harus dijaga kerahasiaannya. Ketika bocor, kerugian akan datang karena rahasia perusahaan akan berada di tangan orang lain untuk digunakan.
Sistem ERP juga membantu Anda meningkatkan proteksi data yang ada, sehingga rahasia perusahaan dapat lebih terjaga. Akses yang dilakukan akan dibatasi dengan kode atau proteksi tertentu, sehingga informasi sensitif hanya dapat diakses oleh orang-orang tertentu saja.
6. Forecasting yang Lebih Akurat
Akses real-time pada data-data bisnis yang Anda miliki akan membantu pemegang kebijakan menyusun forecasting lebih realistis dan akurat. Acuan data yang digunakan jelas dan solid, sehingga perkiraan di masa yang akan datang juga akan dapat dilakukan dengan baik.
Integrasi data setiap divisi memungkinkan Anda melakukan proses analisis yang komprehensif, sehingga perencanaan di periode mendatang akan menjadi gambaran akurat pada langkah yang akan diambil.
Contoh Penggunaan Sistem ERP dalam Bisnis
Sumber: freepik.com
Setelah memahami apa yang dimaksud dengan software ERP dari penjelasan di atas, sekilas contoh penggunaan sistem ERP untuk bisnis dapat Anda cermati di sini.
Misalnya saja Anda tengah membutuhkan karyawan di divisi keuangan. Maka bagian HR akan menyusun proses rekrutmen yang sesuai untuk memperoleh SDM yang diinginkan. Berbagai kualifikasi yang ditetapkan dapat dirilis secara mudah pada platform yang ingin digunakan.
Dalam waktu singkat ketika lamaran masuk, modul ERP yang digunakan divisi HR akan menyortir kelengkapan berkas dan syarat yang telah diinput. Prosesnya cepat, dan Anda akan memperoleh kandidat yang relevan.
Proses selanjutnya berjalan dengan tes kemampuan serta wawancara. Singkatnya setelah diterima, karyawan dapat melakukan onboarding dengan program yang telah disediakan bagian HR. Nantinya pengelolaan gaji, tunjangan, dan asuransi juga dapat dilakukan dengan modul yang dimiliki HR ini.
Semua pengeluaran proses rekrutmen hingga penggajian karyawan akan terhubung dengan modul finansial yang mencatat semua biaya ini. Data karyawan baru segera dimasukkan ke dalam sistem, sehingga perusahaan mendapatkan data baru dari karyawan yang masuk untuk diolah.
Baca Juga: 6 Langkah Umum dalam Proses Production ControlÂ
Sekilas mengenai apa yang dimaksud dengan software ERP di atas semoga dapat menjadi artikel yang berguna untuk Anda baca. Tentu saja, harapannya adalah Anda sadar betapa pentingnya kehadiran ERP, dan segera memeprtimbangkan penggunaannya di dalam bisnis Anda. RUN System, dalam hal ini, siap mendukung setiap divisi yang ada di dalam perusahaan untuk memaksimalkan proses kerja yang ada. Solid, terintegrasi, dan membawa manfaat jangka panjang yang menjanjikan, RUN System akan jadi investasi kini dan nanti handal untuk bisnis yang Anda milikI!
