Memanfaatkan layanan dan sistem yang disediakan vendor untuk meningkatkan performa bisnis jelas menjadi salah satu jalan yang dapat ditempuh untuk tetap memiliki daya saing tinggi. Salah satu sistem atau layanan yang banyak digunakan belakangan ini adalah model cloud HR system.
Pada dasarnya, HR system dengan basis cloud ini tidak jauh berbeda dengan HR system pada umumnya. Perbedaan utama terletak pada ‘lokasi’ sistem tersebut berada. Sistem tidak berada di dalam database perusahaan atau di lokasi penyimpanan fisik, melainkan dioperasikan pada cloud atau penyimpanan digital.
Baca Juga: Apa Itu Analisis CVP dan 5 Komponen yang Perlu Diketahui
Mari Cermati Definisinya Terlebih Dahulu
Cloud HR system merupakan sistem pengelolaan data staf atau HR yang dimiliki perusahaan, yang dioperasikan pada media penyimpanan cloud. Hal ini merujuk pada sebuah layanan, modul, atau sistem, yang berada di cloud storage, sehingga dapat diakses kapan saja dan dimana saja, selama terhubung dengan jaringan internet dan memiliki akses yang diatur sebelumnya.
Optimasi cloud HR system sendiri mengalami peningkatan selama pandemi beberapa waktu yang lalu, ketika perusahaan harus beradaptasi dengan skema work from home. Dengan adanya sistem yang dikelola dalam cloud storage, hal ini tidak menjadi masalah karena pembagian kerja, monitoring pekerjaan, pemantauan kinerja, hingga urusan presensi, perizinan cuti, perhitungan gaji, dan setiap urusan yang berkaitan dengan staf lain dapat dilaksanakan tanpa halangan sama sekali.
10 Benefit yang Dapat Diperoleh Perusahaan
Sumber: freepik.com
Tidak main-main, setidaknya terdapat 10 keunggulan yang ditawarkan model cloud HR system ini untuk perusahaan Anda. Secara singkat masing-masing keunggulan tersebut adalah sebagai berikut.
1. Efisiensi Biaya
Alih-alih membeli lisensi perangkat lunak HR system secara penuh, software berbasis cloud menawarkan biaya berlangganan yang lebih terjangkau. Ini mengapa alokasi yang diperlukan akan jauh lebih ringan, dengan fitur yang cenderung tidak jauh berbeda.
2. Otomasi Payroll
Karena semua terhubung dengan sistem yang disediakan oleh vendor serta telah dikustomisasi dengan regulasi yang digunakan perusahaan, urusan payroll akan dihitung secara otomatis setiap bulan. Hal ini juga termasuk komponen lain seperti PPh 21, BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, lembur, THR, bonus, hingga potongan.
3. Kemudahan Penyusunan Laporan
Karena setiap proses termonitor dengan otomatis, maka penyusunan laporan bulanan juga dapat dilakukan dengan jauh lebih mudah. Dokumentasi setiap kegiatan yang dilakukan sistem hanya memerlukan sinkronisasi singkat dan validasi, kemudian dapat disajikan dalam bentuk laporan komprehensif.
4. Akses Informasi yang Lebih Mudah
Anda tidak harus berada di dalam lingkungan perusahaan untuk dapat mengakses setiap data yang diperlukan. Selama Anda terhubung dengan internet dan memiliki hak akses yang diberikan, maka informasi yang diperlukan dapat diakses kapan saja dan dimana saja.
5. Proteksi Data Staf yang Anda Miliki
Karena semua data dikelola oleh vendor atau penyedia layanan, maka proteksi data dan keamanan akan lebih terjamin. Hal ini menjadi salah satu komitmen mendasar dari penyedia layanan, untuk senantiasa menjaga kerahasiaan data yang dimiliki perusahaan.
6. Kustomisasi Sesuai Regulasi
Kemudahan kustomisasi juga dapat disesuaikan dengan regulasi yang berlaku dari pemerintah. Sinkronisasi peraturan dan prosedur perhitungan dapat dilakukan dalam waktu singkat, sehingga sistem yang digunakan perusahaan tetap up to date dengan regulasi yang diterapkan pemerintah.
7. Analisis Data Akurat
Agar dapat mengoptimalkan sumber daya yang dimiliki, analisis data harus dilakukan dengan akurat. Hal ini tidak akan terjadi tanpa adanya database solid yang tersedia, berkat otomasi yang dilakukan cloud HR system ini. Tentu, kolaborasinya dengan kemampuan strategis staf HR akan menjadi perpaduan yang sangat baik.
8. Meningkatkan Produktivitas
Banyak waktu akan dapat dihemat ketika berbagai proses sudah dilakukan secara otomatis. Dengan demikian, produktivitas perusahaan dapat ditingkatkan, sebab pekerjaan rutin dan berulang telah diurus oleh sistem yang terjamin akurasinya.
9. Adaptif
Dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat, software juga akan mengalami perubahan yang cepat. Dengan basis cloud, pembaruan sistem dapat dilakukan dengan cepat tanpa harus memakan banyak waktu atau mengganggu operasional.
10. Meningkatkan Kolaborasi Antar Divisi
Karena semua berbasis pada cloud storage yang sama, maka kolaborasi antar divisi dapat dengan mudah terjalin. Setiap pembaruan data akan tercatat, sehingga data yang digunakan setiap bagian adalah data terbaru dan paling aktual.
Pilih dengan Tepat untuk Keuntungan Maksimal Perusahaan
Sumber: freepik.com
Untuk dapat memilih cloud HR system yang tepat, ada beberapa poin yang harus diperhatikan. Secara singkat berikut poin yang harus Anda perhatikan untuk jadi pertimbangan utama.
- Jaminan perlindungan data dengan komitmen dari vendor
- Legalitas perangkat lunak yang digunakan dan lisensi operasional dari vendor
- Tidak selalu soal harga, sebab sistem ini akan jadi fundamental untuk bisnis
- Pastikan fitur yang ditawarkan memenuhi kebutuhan Anda
- Fitur yang fleksibel dan dapat diintegrasikan dengan banyak sistem lain
- Cari testimoni pengguna dan pertimbangan feedback yang masuk pada layanan yang diberikan
- Jangan ragu untuk mengajukan demo atau uji coba produk sebelum membelinya
Baca Juga: Optimasi Kompetensi Kerja untuk Kemajuan Bisnis secara Umum
Sebenarnya untuk cloud HR system yang handal sendiri Anda tidak perlu mencari terlalu jauh. Human Resources Information System yang disediakan oleh RUN System memiliki semua yang Anda butuhkan. Operasional yang mudah, selalu mengikuti perkembangan aturan dari pemerintah, serta kemudahan integrasi pada banyak sistem lain, memungkinkan RUN System menjadi jawaban atas kebutuhan Anda pada HR system yang dapat diandalkan. Anda dapat ajukan demo melalui layanan pelanggan RUN System sekarang, dan mengulik lebih jauh tentang fitur-fitur yang ada di modul dalam ERP RUN System secara lebih lengkap!
