Pengelolaan proses produksi wajib dijalankan dengan maksimal, sebab produksi menjadi kegiatan inti dari sebagian besar perusahaan. Nantinya dalam kegiatan ini, dispatching adalah tahapan yang pasti dilakukan. Nah dalam artikel ini, mari bahas lebih jauh mengenai apa itu dispatching dan seluk beluk mengenai hal tersebut.
Setidaknya akan ada empat poin besar dalam artikel ini. Pertama mengenai pengertian dispatching, kemudian prosedur pelaksanaannya, fungsi mendasar dari tahapan ini, dan jenis-jenis dispatching yang dilakukan dalam kegiatan industri.
Mari mulai dengan bagian pertama.
Baca Juga: 5 Cara Mengelola Manajemen Persediaan yang Efektif dan Tepat
Pertama, Mengenal Apa Itu Dispatching
Sumber: freepik.com
Secara umum, dispatching adalah kegiatan penyerahan fisik pesanan produksi ke fasilitas operasi yang dimiliki perusahaan, melalui pelepasan pesanan dan instruksi yang sesuai dengan rencana produksi yang telah disusun sebelumnya.
Mengenai jadwal, urutan proses produksi, dan sebagainya, semua telah direncanakan pada tahap sebelumnya, dan dispatching dapat dikatakan sebagai langkah pembuka dimulainya proses produksi yang akan dilakukan.
Staf paling bertanggung jawab tas proses ini dapat disebut dengan dispatcher, yang bertugas mengetahui kapasitas produksi setiap peralatan yang dimiliki perusahaan, melakukan pengawasan progres produksi pesanan, dan menjaga timeline agar tidak melenceng.
Bagian Kedua, Prosedur Dispatching dalam Produksi
Sumber: freepik.com
Dalam bagian kedua artikel ini, akan membahas singkat mengenai prosedur yang dilakukan dalam proses ini. Sedikitnya ada 6 tahapan atau prosedur yang dilakukan dalam rangka dispatching. Antara lain adalah sebagai berikut.
- Store issue order, merupakan otorisasi toko untuk mengirimkan bahan baku yang dibutuhkan untuk proses produksi yang akan dilakukan.
- Tool order, tahap kedua adalah otorisasi toko alat untuk melepaskan alat yang diperlukan dalam proses produksi tersebut. Alat yang dilepaskan ini nantinya dapat diambil oleh staf yang bersangkutan di ruangan yang sudah ditentukan.
- Perintah kerja, merupakan tahap untuk menginstruksikan pekerja melanjutkan proses produksi atau operasi yang akan dijalankan.
- Time ticket, merupakan proses pencatatan waktu dimulai dan berakhirnya operasi produksi. Data yang diperoleh akan menjadi dasar pembayaran upah pekerja yang turut dalam produksi ini.
- Inspection order, melakukan inspeksi pada proses produksi dan bahan baku yang akan digunakan. Datanya dicatat untuk kemudian dilaporkan.
- Move order, otorisasi pergerakan bahan dan komponen dari satu fasilitas ke fasilitas lain untuk melanjutkan proses produksi.
Cukup mudah dipahami bukan?
Menilik Fungsi Dispatching di Bagian Ketiga
Sumber: freepik.com
Berbicara mengenai fungsi dari proses ini, sebenarnya akan sangat banyak jika dirinci. Namun sebagai gambaran besarnya, beberapa fungsinya adalah sebagai berikut.
- Melakukan pencatatan dan pelaporan waktu idle staf dan mesin, serta meminta tindakan korektif yang diperlukan dalam proses produksi yang berjalan.
- Mencatat waktu dimulainya produksi dan selesainya proses produksi untuk menjadi acuan pembayaran upah karyawan yang bekerja dalam produksi tersebut.
- Memastikan pekerjaan tidak berhenti prosesnya.
- Melakukan pembersihan proses kerja, mengumpulkan berkas, cetak biru, kartu instruksi, dan mengembalikannya ke departemen kontrol produksi.
- Melakukan inspeksi dan koreksi jika terjadi proses yang tidak sesuai.
- Menerbitkan time tickets, kartu instruksi, barang lain, dan berbagai alat yang mendukung proses produksi.
- Menerbitkan perintah kerja yang memberi pengesahan operasi dengan jadwal yang terencana.
- Mendistribusikan pekerjaan dan alokasinya untuk masing-masing mesin dan pekerja.
- Memberikan jaminan pada ketersediaan bahan baku, alat produksi, mesin, staf, dan semua hal yang dibutuhkan dalam produksi.
- Memeriksa ketersediaan bahan baku dan memastikan bahan baku dipindahkan ke fasilitas sesuai jadwal.
Sederet fungsi tersebut harus dijalankan dengan optimal, berdasarkan standar kerja yang dimiliki oleh perusahaan. Ketika setiap tugas di atas dijalankan dengan baik, maka idealnya output proses dispatching yang dilakukan juga akan sesuai dengan rencana.
2 Jenis Dispatching yang Digunakan dalam Proses Produksi
Sumber: freepik.com
Setelah mengetahui pengertian, prosedur, dan fungsi dari dispatching, Anda kemudian wajib paham pula bahwa terdapat dua jenis dispatching yang dikenal dan digunakan saat ini. Kedua jenis dispatching adalah terpusat dan terdesentralisasi, yang penjelasannya dapat Anda temukan di bawah ini.
1. Dispatching Terpusat
Pemesanan dilakukan oleh departemen pengiriman pusat. Catatan yang dimiliki dapat tetap lengkap, terkait karakteristik, kapasitas alat, dan karyawan yang turut serta dalam proses tersebut.
Sederet keuntungannya adalah sebagai berikut:
- Tingkat kontrol lebih besar
- Koordinasi efektif antara fasilitas berbeda
- Fleksibilitas produksi lebih baik
- Perubahan jadwal dapat dipengaruhi dengan cepat tanpa mengganggu sistem
- Integrasi informasi terpusat membuat tracking lebih mudah
- Pemanfaatan tenaga kerja dan mesin efektif dan efisien
2. Dispatching Terdesentralisasi
Jenis kedua adalah desentralisasi. Pesanan manufaktur dikeluarkan secara menyeluruh pada supervisor, kemudian ditentukan urutan relatif dimana pesanan tersebut akan diambil.
Kelebihan dari jenis ini antara lain:
- Alur birokrasi yang dapat diminimalkan
- Pekerjaan dapat diselesaikan oleh pekerja dan mesin yang paling sesuai
- Laporan rumit dan duplikasi pencatatan dapat dihindari
- Berkurangnya kesenjangan komunikasi
- Mudah memecahkan masalah harian
- Dorongan alami pada kemandirian meningkat
Baca Juga: Inventaris adalah Bagian Penting Perusahaan, Ini Ulasannya!
Optimalisasi Produksi dengan Inventory & Material Management dari RUN System
RUN System, menjadi produk ERP yang menyediakan modul Inventory & Material Management. Di dalam modul ini terdapat tiga sub-modul yang dapat dioptimalkan, yakni Inventory Management, Warehouse Management System, dan Material Management. RUN System paham benar bahwa dispatching adalah proses penting yang harus dilaksanakan secara cermat. Maka setiap modul dan sub-modul yang tersedia benar-benar akan membantu Anda dalam pengelolaannya. Segera gunakan RUN System, dan tingkatkan produktivitas produksi Anda!
