Memiliki data lengkap terkait barang atau bahan baku yang dimiliki jadi penting untuk perusahaan. Tak hanya untuk urusan pembelian bahan baku periode selanjutnya, namun juga untuk mengontrol dan memonitor bagaimana kondisi gudang, serta jumlah bahan baku yang dimiliki. Kartu stok barang, akan jadi berkas yang penting untuk urusan yang satu ini.
Dalam setiap sistem pergudangan atau tempat penyimpanan, akan selalu terdapat data lengkap terkait isi dari gudang tersebut. Baik barang mentah, barang setengah jadi yang siap diproses, atau barang jadi yang siap dikirim, semua wajib terdapat dengan tepat dan lengkap.
Kartu stok barang merupakan berkas utama dalam pendataan ini. Dengan berbekal berkas ini, Anda bisa dengan mudah mendapatkan informasi lengkap terkait stok yang ada di gudang. Untuk memahaminya, mari kita simak penjelasan dalam poin singkat berikut ini.
Apa Itu Kartu Stok Barang
Kartu stok barang sebenarnya merupakan istilah lama yang merujuk pada berkas dalam proses inventory control. Proses ini berguna untuk menunjukkan berapa banyak stok yang masih dimiliki pada satu periode waktu tertentu, serta menyajikannya dalam presentasi yang mudah dipahami dan detail.
Nah, kartu stok barang merupakan salah satu berkas yang digunakan untuk menunjukkan ketersediaan stok yang ada di pabrik pada periode waktu tersebut. Nantinya di sana akan terpampang jelas data terkait jumlah stok yang ada sehingga mudah diamati dan dicerna untuk langkah selanjutnya.
Secara Umum, Berikut Manfaat yang Bisa Didapatkan
Penggunaan kartu stok barang sendiri akan membawa beberapa manfaat untuk perusahaan. Setidaknya dalam proses ini, ada 5 manfaat besar yang bisa didapatkan ketika penggunaan berkas ini efisien dan benar.
1. Dinamika Stok yang Dimiliki
Dengan mencatat semua stok yang ada di gudang, Anda bisa dengan mudah melacak dinamika stok yang dimiliki. Hal ini meningkatkan efisiensi pembelian dari supplier, dan pergerakan keluar-masuknya barang di gudang Anda.
2. Meningkatkan Keamanan Stok
Sistem kerja kartu stok barang memungkinkan Anda melakukan monitoring secara ketat dan berkala, sehingga dapat meningkatkan keamanan stok di gudang secara langsung. Hal ini dapat memperkecil kesempatan terjadinya kecurangan dari berbagai pihak, karena cross-check bisa dilakukan setiap saat.
3. Kontrol Stok
Akan terus berkaitan dengan stok, kartu stok barang juga berfungsi sebagai pengontrol stok. Ketika pendataan dilakukan dengan benar, hampir tak mungkin terjadi terlambat pembelian bahan, barang hilang, atau kejadian lain yang merugikan secara praktis.
4. Melacak Mutasi Barang
Tidak hanya barang yang ‘berjalan’ secara internal dalam proses produksi di fasilitas yang dimiliki perusahaan, kartu ini juga akan memuat informasi terkait mutasi barang secara keseluruhan. Jadi dengan melihat data di sini, Anda bisa mengetahui dengan pasti bagaimana kondisi dan perputaran barang yang terjadi di dalam gudang.
5. Terpenting, Berguna untuk Melakukan Audit
Ketika kartu stok barang dibuat secara profesional dan riil, maka hampir tak mungkin ada manipulasi barang yang bisa dilakukan. Fungsi audit akan memberikan manfaat besar terkait kepastian dan kebenaran data di berkas dan di lapangan, sehingga Anda tak mungkin mengalami miss terkait stok barang yang dimiliki.
Agar Efisien, Berikut Cara Mengelolanya
Bukan hal yang mudah karena kartu stok barang wajib dikelola dengan baik. Akan jauh lebih efektif dan efisien ketika data yang tercatat dalam kartu ini bisa terintegrasi dengan data lain yang terkait. Hal ini bisa dengan mudah diselesaikan ketika Anda menggunakan layanan enterprise resources planning yang handal dan terpercaya.
Cara sederhana yang bisa dilakukan dalam pengelolaannya terbagi dalam beberapa bagian.
- Pertama, lakukan pengelompokan jenis stok yang Anda miliki. Jadikan beberapa kategori besar, dan teruskan ke kategori yang lebih kecil dan sempit untuk memberikan detail yang diperlukan. Dengan begini informasinya akan tersusun secara sistematis.
- Kedua, kelola barang lama dan baru. Dalam hal masih ada barang lama atau stok lama yang terdapat di gudang, pastikan stok ini keluar terlebih dahulu sebelum stok baru dikeluarkan.
- Ketiga, perencanaan dan forecasting. Setelah diketahui bagaimana aliran dan dinamika stok yang dimiliki, maka bisa dilakukan perencanaan dasar dan forecasting terkait kapan barang habis dan perlu dilakukan restock.
- Keempat, lakukan pengecekan dan audit secara berkala untuk memastikan kebenaran data yang tercatat dalam berkas tersebut.
- Kelima, integrasikan dengan data dan pihak yang berkepentingan, sehingga data dalam kartu stok barang bisa diolah oleh banyak pihak sebagai dasar proses selanjutnya tanpa harus banyak menunggu konfirmasi.
Penggunaan kartu stok barang sebenarnya jadi hal mendasar dalam pengelolaan gudang dan persediaan barang. Tentu, semua proses ini akan jauh lebih praktis dan sederhana, sekaligus akurat, dengan pencatatan dan pengelolaan menggunakan RUN System.
RUN System Membantu Pengelolaan Gudang
Dengan fitur Inventory & Material Management, proses pencatatan bisa dilakukan dengan jauh lebih cepat dan praktis. Nantinya, data yang masuk akan otomatis terintegrasi dengan data lain yang bersangkutan, sehingga pemanfaatan data bisa dilakukan secara maksimal oleh berbagai pihak yang membutuhkan. Gunakan layanan RUN System sekarang, dan rasakan kemudahan dari setiap fiturnya!