KPI Procurement adalah salah satu cara yang digunakan perusahaan untuk mengetahui seberapa baik dan buruknya setiap divisi di perusahaan. Adapun fungsi dan daftar indikator untuk mengukur kesuksesan procurement bisa Anda simak di bawah ini. Selengkapnya di RUN System.
Fungsi KPI Procurement
KPI (Key Performance Indicators) dalam pengadaan digunakan untuk mengukur dan mengevaluasi kinerja departemen pengadaan dalam organisasi. KPI procurement membantu mengidentifikasi apakah tujuan-tujuan pengadaan telah tercapai dengan efektif dan efisien. Berikut adalah beberapa fungsi KPI dalam pengadaan:
1. Mengukur Efisiensi Pengadaan
KPI procurement membantu mengukur efisiensi departemen pengadaan dengan memantau faktor-faktor seperti biaya pengadaan, waktu siklus pengadaan, dan penggunaan sumber daya. KPI ini membantu dalam mengidentifikasi area ketika perbaikan dapat dilakukan untuk meningkatkan efisiensi proses pengadaan.
2. Evaluasi Kinerja Pemasok
KPI pengadaan juga dapat digunakan untuk mengevaluasi kinerja pemasok. KPI seperti waktu pengiriman, kualitas produk atau layanan, tingkat kepuasan pelanggan, dan responsivitas pemasok dapat memberikan wawasan tentang kinerja pemasok. Hal ini membantu departemen pengadaan dalam mengelola dan mengoptimalkan hubungan dengan pemasok.
3. Pengendalian Biaya
Salah satu fungsi utama KPI procurement adalah membantu dalam mengendalikan biaya pengadaan. KPI seperti rasio harga-beli, penghematan biaya, atau tingkat diskon yang diperoleh dapat memberikan gambaran tentang efektivitas dalam mendapatkan nilai terbaik dari pengadaan.
4. Penilaian Risiko
KPI procurement juga dapat digunakan untuk mengukur dan mengevaluasi risiko yang terkait dengan pengadaan. KPI seperti kepatuhan terhadap kebijakan dan peraturan, risiko kegagalan pemasok, atau tingkat kerentanan terhadap gangguan pasokan dapat membantu departemen pengadaan dalam mengidentifikasi risiko yang mungkin timbul dan mengambil langkah-langkah mitigasi yang tepat.
5. Peningkatan Proses Pengadaan
Dengan mengukur dan melacak KPI procurement, departemen pengadaan dapat mengidentifikasi area yang membutuhkan perbaikan dalam proses pengadaan. KPI seperti tingkat otomatisasi, tingkat penggunaan sistem pengadaan elektronik, atau kecepatan respons terhadap permintaan pengadaan dapat membantu dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses.
Dalam rangka mencapai tujuan-tujuan strategis organisasi, KPI procurement sangat penting karena memberikan gambaran tentang kinerja departemen pengadaan dan membantu dalam mengidentifikasi langkah-langkah perbaikan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang lebih baik.
Daftar Indikator untuk Mengukur Kesuksesan Procurement
Sumber: pinterest
Berikut ini adalah beberapa contoh indikator yang dapat digunakan untuk mengukur kesuksesan proses pengadaan (procurement):
1. Tingkat Pemenuhan Kebutuhan
Indikator ini mengukur sejauh mana kebutuhan organisasi dipenuhi melalui proses pengadaan. Ini dapat diukur dengan membandingkan jumlah dan jenis barang atau jasa yang dibeli dengan kebutuhan yang telah ditentukan sebelumnya.
2. Tingkat Keandalan Pemasok
Indikator ini mengukur keandalan dan kualitas pemasok yang digunakan dalam proses pengadaan. Hal ini dapat diukur dengan memperhatikan ketepatan waktu pengiriman, kualitas produk atau jasa yang diberikan, tingkat keluhan pelanggan terhadap pemasok, dan tingkat kepatuhan pemasok terhadap kontrak.
3. Efisiensi Biaya
Indikator ini mengukur efisiensi pengadaan dengan memperhatikan biaya yang terlibat dalam proses pengadaan. Ini dapat diukur dengan membandingkan biaya aktual dengan anggaran yang telah ditentukan sebelumnya atau dengan memperhatikan rasio harga-beli.
4. Waktu Siklus Pengadaan
Indikator ini mengukur sejauh mana proses pengadaan dapat diselesaikan dalam waktu yang ditentukan. Ini mencakup waktu yang diperlukan mulai dari permintaan pengadaan hingga penerimaan barang atau jasa yang dipesan.
5. Tingkat Kepuasan Pengguna Internal
Indikator ini mengukur tingkat kepuasan pengguna internal, seperti departemen atau unit bisnis yang menggunakan hasil pengadaan. Ini dapat diukur melalui survei kepuasan pengguna, umpan balik, atau tingkat keluhan yang diterima terkait dengan pengadaan.
6. Tingkat Kepatuhan Terhadap Kebijakan dan Peraturan
Indikator ini mengukur sejauh mana proses pengadaan berada dalam kepatuhan terhadap kebijakan dan peraturan yang berlaku. Ini mencakup kepatuhan terhadap peraturan pemerintah, kebijakan internal organisasi, atau peraturan sektor tertentu yang berlaku.
7. Tingkat Inovasi dalam Pengadaan
Indikator ini mengukur sejauh mana proses pengadaan mendorong inovasi dalam organisasi. Ini dapat diukur dengan memperhatikan adopsi teknologi baru, pengembangan pemasok baru, atau implementasi praktik pengadaan terbaru.
8. Tingkat Risiko Pengadaan
Indikator ini mengukur sejauh mana risiko yang terkait dengan pengadaan dikelola dengan baik. Ini mencakup identifikasi dan penilaian risiko, serta langkah-langkah mitigasi yang diambil untuk mengelola risiko tersebut.
9. Tingkat Penghematan dalam Pengadaan
Indikator ini mengukur sejauh mana proses pengadaan dapat memberikan penghematan dalam pengeluaran organisasi. Ini dapat diukur dengan membandingkan harga beli aktual dengan harga pasar atau dengan memperhatikan tingkat diskon atau penghematan yang diperoleh dari pemasok.
10. Tingkat Otomatisasi dan Penggunaan Teknologi
Indikator ini mengukur tingkat otomatisasi dan penggunaan teknologi dalam proses pengadaan. Ini mencakup penggunaan sistem pengadaan elektronik, integrasi dengan sistem lain, dan adopsi teknologi terkini untuk meningkatkan efisiensi dan transparansi.
Pilihan indikator yang tepat akan tergantung pada tujuan, kebutuhan, dan konteks organisasi Anda. Anda dapat memilih indikator yang paling relevan dan mengukurnya secara berkala untuk mengevaluasi kesuksesan proses pengadaan.
Salah satu tantangan dalam mengelola proses pengadaan adalah pemantauan digital. Sebab, tidak semua pemasok atau vendor terbiasa dengan hal tersebut. RUN System mampu membantu mengelola sekaligus memperlancar proses pengadaan. Dengan demikian, perusahaan akan mendapatkan vendor atau pemasok yang sesuai kebutuhan.
RUN System memiliki beberapa fitur di antaranya Purchasing Management yang mampu memilih vendor sesuai kualitas yang layak dan E-Procurement yang membantu akuntabilitas dalam proses pengadaan. Bersama RUN System, proses pengadaan akan menjadi lebih lancar dan efektif.
