Sebuah bisnis akan dapat beroperasi dengan baik ketika ada pesanan yang masuk, dan pesanan ini harus segera ditindaklanjuti agar menjadi penjualan. Order fulfillment dalam konteks ini menjadi penting, karena konsep ini meliputi seluruh proses pemenuhan pesanan yang datang dari pelanggan atau klien.
Tapi apa sebenarnya yang dimaksud dengan order fulfillment itu sendiri? Apakah setiap usaha dan bisnis wajib menerapkan hal ini dengan baik agar bisnisnya bisa berjalan dengan menguntungkan?
Baca Juga: Memahami Pentingnya Cashflow untuk Bisnis, Cermati di Sini!
Memahami Apa Itu Order Fulfillment
Sumber: freepik.com
Dilihat dari definisinya order fulfillment adalah sebuah jasa yang meliputi seluruh proses pemenuhan pesanan produk dari pelanggan, dan dilakukan oleh bisnis secara umum. Namun pada konteks kekinian, istilah ini banyak digunakan dalam ranah bisnis online.
Pemenuhan permintaan pelanggan ini dapat dikatakan sebagai back-office operation, karena proses ini terjadi di area gudang dan bukan area depan. Prosesnya sendiri mulai dari penerimaan pesanan, hingga pengiriman produk ke alamat penerima atau pelanggan.
Konsep ini sejatinya dipopulerkan oleh perusahaan Amazon, yang membangun gudang bersama di sebuah area di Seattle. Gudang ini menjadi tempat penyimpanan produk, masuknya pesanan, serta sumber utama pengiriman pesanan ke pelanggan untuk memenuhi pembelian yang dilakukan.
Bagian Kedua, Terkait Fungsi dari Proses Ini
Sumber: freepik.com
Setidaknya ada tiga fungsi utama dari order fulfillment sendiri, mulai dari penyimpanan produk dan pengelolaannya, pengemasan dan pengiriman, serta secara praktis pemenuhan pesanan yang diajukan oleh pelanggan melalui kanal-kanal penjualan yang telah tersedia.
Pembahasannya lebih jauh dapat Anda cermati dalam bagian berikut ini.
1. Penyimpanan Produk
Dengan menerapkan sistem stock management yang tepat, fungsi pertama ini akan dapat dijalankan dengan baik. Dengan berbasis pada sistem pengelolaan persediaan yang solid, maka order fulfillment yang Anda miliki juga akan optimal.
Hal ini karena adanya perhitungan yang jelas, sehingga tingkat akurasi dan kalkulasi produk yang akan di restock dengan produk yang sesuai juga akan semakin jelas. Tidak ada kesalahan pembelian atau stok yang diam terlalu lama di fasilitas gudang.
2. Fungsi Pengemasan dan Pengiriman
Fungsi kedua yang wajib dijalankan adalah pengemasan dan pengiriman pesanan dari pelanggan. Tidak hanya berfungsi mengelola persediaan saja, tapi sistem order fulfillment juga wajib dapat mengelola proses pengemasan dan pengiriman produk ke alamat pelanggan.
Sistem ini akan memberikan bantuan besar pada proses bisnis, karena dapat menangani jumlah besar untuk pesanan, pengemasan, dan pengiriman. Tentu saja, akurasi dari setiap pengiriman akan terjamin karena semua berbasis pada sistem terintegrasi yang terhubung dengan kanal penjualan Anda.
3. Fungsi Pemenuhan Pesanan
Jelas fungsi terakhir adalah secara menyeluruh memenuhi permintaan pelanggan yang masuk ke dalam bisnis, dari berbagai kanal penjualan yang telah Anda miliki. Dengan efektifnya proses pemenuhan pesanan, pelanggan akan dapat dipuaskan dan memiliki loyalitas yang terus meningkat. Dengan demikian prospek bisnis jangka panjang tentu akan menjadi lebih baik.
Ketiga, Terkait dengan Alur Pemenuhan Pesanan yang Ideal
Sumber: freepik.com
Mungkin saja setiap bisnis memiliki alur tersendiri dalam pemenuhan pesanan yang mereka dapatkan. Namun demikian, terdapat alur ideal yang mungkin bisa Anda adaptasi, dan meningkatkan produktivitas yang Anda miliki secara signifikan.
Jika fungsi dari order fulfillment dibagi menjadi tiga, maka tahapan dan alur dalam pemenuhan pesanan ini secara umum akan dibagi menjadi empat. Selengkapnya dalam penjelasan di bawah ini.
1. Tahap Pengambilan Produk
Langkah pertama yang dilakukan adalah menghitung jumlah barang yang akan dikirim ke pelanggan. Pihak gudang akan mengambil jumlah barang tersebut, dan wajib dipastikan jumlah stok barang yang tersedia selalu mencukupi total pesanan.
Kegagalan dalam pemenuhan jumlah pesanan ini bisa mengakibatkan pelanggan menunggu hingga barang siap dalam jumlah tersebut.
2. Pengelolaan Produk
Langkah berikutnya adalah pengelolaan produk atau inventaris yang dimiliki oleh perusahaan. Tahapan ini adalah proses penting, karena dapat membantu dalam mengatur, menjaga, dan merawat produk yang dimiliki.
Di waktu yang sama, Anda juga dapat memanfaatkan waktu untuk keperluan lain guna mengoptimalkan proses bisnis yang juga tengah berjalan.
3. Pengemasan Produk
Setelah produk menjalani tahap persiapan di dua langkah awal tadi, maka langkah ketiga adalah melakukan pengemasan produk. Pengemasan wajib dilakukan sesuai prosedur yang ditetapkan, dan sesuai dengan spesifikasi barang untuk menjaga kondisi barang selama di perjalanan.
Idealnya, perusahaan memiliki dan menyediakan sistem pelacakan untuk setiap proses ini, sehingga pelanggan dapat memonitor pergerakan barang.
4. Pengiriman Produk ke Pelanggan
Tahap terakhir adalah mengirimkan produk yang telah dikemas kepada pelanggan. Pihak gudang akan melakukan proses ini dengan kerjasama dengan pihak logistik atau ekspedisi, untuk memperoleh layanan terbaik untuk mengirimkan produk yang dipesan oleh pelanggan.
Pengiriman juga idealnya dapat dilacak oleh pelanggan, sehingga mereka mendapatkan kejelasan mengenai status produk yang mereka beli.
Baca Juga: 4 Jenis Manajemen Logistik untuk Perusahaan yang Anda Miliki
Cukup mudah dipahami bukan konsep dan sistem order fulfillment di atas? Tentu, sistem terpadu yang Anda gunakan akan sangat membantu setiap proses yang berjalan ini, dan menjamin produk sampai dengan sempurna ke tangan pelanggan. Ini mengapa Anda memerlukan seperangkat sistem kerja yang handal, solid, dan terpercaya.
RUN System kemudian hadir dengan menawarkan modul Sales & Distribution System. Tidak hanya membantu pengelolaan penjualan produk di banyak platform, modul RUN System ini juga akan membantu Anda dalam mendistribusikan produk ke tangan pelanggan. Dengan demikian proses order fulfillment dapat dijamin, dan pelanggan mendapatkan kepuasan di setiap pembeliannya!
