Hampir semua pelaku bisnis yang menjual produk atau barang jadi pasti membutuhkan pemasok. Biasa dikenal sebagai supplier, pemasok adalah pihak dari luar perusahaan yang menyuplai barang untuk perusahaan lain. Barang yang dimaksupun sangat beragam dan saat ini hampir semua jenis barang memiliki pemasoknya sendiri. Dalam operasional bisnis, pemasok memiliki peranan yang sangat penting. Simak cara kerja dan peranannya bagi pelaku bisnis berikut ini.
Pemasok dan Cara Kerjanya
Menurut KBBI, pemasok diambil dari kata pasok yang berarti pengadaan persediaan, perbekalan, atau suplai. Sedangkan pemasok sendiri adalah orang atau organisasi yang melakukan kegiatan pasok tersebut. Dalam dunia bisnis, pemasok dapat menyediakan berbagai jenis barang atau bahan baku yang berkaitan langsung dengan proses produksi. Baik itu berupa barang mentah, barang setengah jadi, hingga barang jadi. Barang jadi memang masih berkemungkinan besar menjadi barang atau produk baru dengan fungsi yang berbeda.
Cara kerja dari pemasok bisa bermacam-macam, namun secara garis besar pemasok akan mengirimkan barangnya kepada perusahaan yang membutuhkan setelah adanya pemesanan. Ketika pemasok menerima pemesanan yang biasanya berupa dokumen resmi (Purchase Order), maka mereka akan mempersiapkan barang/jasa yang dibutuhkan. Kemudian melakukan pengiriman dan menerima pembayaran dari perusahaan pembeli.
Dalam hal menyiapkan barang/jasa, pemasok dapat memproduksinya sendiri jika berupa barang atau menyediakannya langsung apabila berupa jasa. Bisa juga dengan menghubungi pihak lain pemilik sumber daya tertentu yang mempunyai akses lebih besar, misal petani atau pemilik kebun hasil bumi. Jika pemasok menjalankan skema ini, mereka juga bisa disebut sebagai distributor.
Sumber: Unsplash
Perannya dalam Bisnis
1. Menjaga kualitas produk
Kualitas produk yang konsisten tentu dipengaruhi juga oleh kualitas bahan baku yang stabil. Dengan memiliki pemasok langganan, perusahaan dapat memastikan bahan baku sama sesuai standar dan kebutuhan. Dalam jangka panjang, produk perusahaan Anda akan memiliki daya saing kuat dengan kompetitor dan kemungkinan pelanggan beralih pada merek lain akan kecil.
2. Memastikan proses produksi berjalan
Tidak hanya kualitas, kuantitas bahan baku untuk memenuhi syarat proses produksi juga dapat dipastikan. Apalagi jika perusahaan Anda memiliki kapasitas produksi yang besar dengan frekuensi yang tinggi. Maka ketersediaan bahan baku menjadi sangat penting dan memiliki pemasok langganan akan sangat berperan. Itulah kenapa memilih pemasok yang mampu menjaga pengiriman bahan baku tetap tepat waktu adalah hal yang krusial. Pengelolaan inventaris bisa lebih baik dan produksi menjadi optimal.
3. Membantu pengelolaan keuangan
Dengan adanya pemasok perusahaan akan lebih mudah mengelola biaya operasional perusahaan, terutama terkait biaya pengadaan. Belanja bahan baku akan lebih terkontrol karena kesepakatn yang terjalin dengan pemasok sudah terbangun. Secara tidak langsung, hal ini juga akan membuat harga jual produk cenderung stabil.
Baca Juga: Penting! Wajib Dibaca Sebelum Memutuskan Jadi Pemasok
Sumber: Unsplash
Contoh Tahap Memilih Pemasok
1. Membuat daftar kebutuhan
Sebelum memilih pemasok, tentu saja perusahaan perlu mendata kebutuhan proses produksi yang akan dilaksanakan. Termasuk berapa jenis barang atau bahan baku dan pemasok yang perlu dipillih. Dari sini, Anda akan mengetahui kriteria pemasok yang secara teknis pelaksanaan sesuai. Misalnya, kondisi barang, tingkatan kualitas bahan baku yang ditawarkan, hingga proses pengirimannya. Prinsip utamanya semakin sedikit pemasok yang dibutuhkan untuk menyuplai beberapa jenis bahan baku sekaligus, maka akan semakin baik. Selebihnya, Anda juga perlu melihat faktor lain diluar kemampuan teknis tersebut.
2. Berorientasi jangka panjang
Faktor pertama yang tidak boleh dianggap sepele adalah memilih pemasok yang berpotensi menjalin kerja sama jangka panjang. Hal ini akan membantu perusahaan menghemat waktu dan tenaga untuk memilih pemasok yang baru. Bagi mereka, hubungan baik yang lama ini akan membuat mereka menjadikan perusahaan Anda prioritas.
3. Memastikan strategi yang dibangun sama
Memiliki strategi bisnis yang sejalan antara perusahaan dan pemasok juga penting dalam hal keberlangsungan bisnis. Jika tidak, pemasok bisa saja mengambil keputusan yang membuat adanya kelebihan sumber daya. Terkait dengan proses produksi, pemasok juga bisa diajak berdiskusi jika memiliki visi misi yang sama.
4. Bertanggung jawab dan profesional
Tentu saja faktor sikap tanggung jawab dan profesional adalah kewajiban. Hal ini dapat terlihat dari rekam jejak penjualan perusahaan Anda. Jika grafik penjualan terlihat meningkat, maka pemasok dapat dikatakan sudah teruji kualitasnya. Lalu jangan lupa juga pelayanan dan konsistensi kualitas barang juga dapat dipertimbangkan.
5. Memanfaatkan kemajuan teknologi
Setelah mendapatkan pemasok yang sesuai dengan kebutuhan, kelola hubungan Anda dengan mereka. Jika perusahaan Anda membutuhkan lebih dari satu pemasok, maka tuntutan mengelola hubungan seimbang antar pemasok agar tidak timpang adalah keharusan. Anda dapat menggunakan sistem teknologi khusus yang mampu membantu tugas Anda yang satu ini.
Menggunakan jasa pemasok memang pekerjaan yang tak bisa diremehkan. Apalagi jika perusahaan memiliki beberapa produk dengan pemasok yang berbeda. Pengelolaan kegiatan pemesanan dan pengadaan harus tepat waktu agar proses produksi juga berjalan lancar. Jangan sampai perusahaan Anda baru menghubungi pemasok ketika bahan baku habis. Untuk menjalankan pengelolaan secara tersistem, efektif, dan efisien, Run System hadir dengan fitur lengkapnya Procurement Management. Selain mengelola kontrak dengan pemasok agar persediaan terjaga, Anda juga dapat mengontrol kinerja mereka. Bahkan Anda juga dapat melakukan pembelian ke luar negeri dengan bantuan platform ini. Ketahui lebih lanjut mengenai Run System dan segudang manfaatnya di sini.
