Cetak biru memang identik dengan proyek konstruksi. Namun nyatanya, istilah blueprint sendiri tidak hanya dapat digunakan dalam konteks tersebut. Project blueprint menjadi salah satu hal yang esensial dalam bisnis, sebab dapat memberikan gambaran dan kerangka kerja yang solid sebagai acuan setiap divisi kerja.
Tentu saja pertama Anda harus memahami apa yang dimaksud dengan project blueprint, sebelum kemudian dapat mengerti apa saja manfaat yang diberikan ketika Anda memilikinya. Artikel ini akan ditutup dengan cara-cara ideal membuat cetak biru sebuah proyek, sehingga dapat memberikan Anda gambaran yang cukup jelas.
Baca Juga: Begini 3 Rumus Menghitung Break Even Point bagi Perusahaan
Mari Mulai dengan Pengertiannya
Sumbe: freepik.com
Secara mendasar, project blueprint merupakan kerangka kerja yang rinci dan digunakan sebagai landasan untuk membuat kebijakan di dalam bisnis atau sebuah project. Kebijakan yang ada akan berupa penetapan tujuan, sasaran, strategi yang digunakan, eksekusi rencana kerja, hingga implementasi untuk setiap divisi yang ada di dalam bisnis.
Cetak biru sebuah proyek sendiri wajib menjadi perhatian setiap divisi dan sumber daya manusia yang ada, sebab di sana akan tercatat pekerjaan yang harus dilakukan setiap bagian untuk dapat mencapai tujuan yang dimiliki perusahaan.
Tidak hanya berguna bagi sisi internal bisnis untuk mengetahui pekerjaan apa yang akan dijalankan, blueprint ini juga dapat memberikan gambaran pada investor mengenai apa prospek bisnis di masa yang akan datang.
4 Manfaat Utama Project Blueprint untuk Bisnis Anda
Sumbe: freepik.com
Project blueprint yang dibuat secara ideal kemudian dapat memberikan manfaat yang cukup mendasar untuk bisnis yang Anda jalankan. Setidaknya terdapat empat manfaat yang bisa diberikan, penjelasannya adalah sebagai berikut.
1. Memberikan Feedback dari Berbagai Pihak
Dengan adanya kerangka kerja yang jelas, berbagai pihak dapat memberikan masukan dan saran, atau tanggapan atas kerangka kerja ini. Masukan ini dapat membawa perusahaan pada titik yang lebih baik ketika dapat diolah dengan tepat.
Feedback juga dapat berasal dari berbagai pihak. Mulai dari manajemen, kemudian perwakilan setiap bagian, atau bahkan pemegang modal yang dimiliki perusahaan. Perspektif yang beragam dapat membantu perusahaan memperoleh gambaran lebih luas mengenai prospek di masa depan.
2. Menjadi Pembanding dengan Kompetitor
Hal ini bisa terjadi karena dengan adanya project blueprint Anda dapat membuat diagram mengenai apa yang akan Anda lakukan di dalam menjalankan bisnis. Di waktu yang sama, Anda bisa melihat apa yang dilakukan oleh kompetitor.
Perbandingan yang dilakukan dapat membantu menyempurnakan kinerja bisnis untuk mencapai target yang dimiliki, atau justru memberikan keunikan pada bisnis yang belum ada pada kompetitor. Memang tidak serta merta kompetitor memberikan cetak biru yang dimilikinya, namun dengan mengamati aktivitas bisnis yang dijalankan, Anda akan dapat memetakan hal ini.
3. Ketiga, Membantu Mendeteksi Kesalahan
Dengan adanya cetak biru dan rencana kerja yang jelas, perusahaan dapat dengan mudah mendeteksi jika terjadi proses yang salah atau tidak sesuai dengan visi yang dimiliki. Karena pada dasarnya blueprint digunakan sebagai acuan kerja, maka penyimpangan atau kesalahan ini dapat dengan mudah diketahui.
Sederhana saja, ketika breakdown pada poin kerja tidak dilaksanakan dengan sesuai, maka akan dapat dievaluasi dan diperiksa ulang dengan apa yang telah dituliskan. Dengan begini, perusahaan Anda dapat berpegang pada benang merah yang jelas, dan menuju satu titik yang diketahui bersama.
4. Peluang Optimasi Bisnis
Karena semua rencana dan kerangka kerja terpampang jelas, maka peluang optimasi juga dapat terlihat dengan lebih baik. Setelah pelaksanaan kegiatan atau pekerjaan, akan tampak apa yang dapat ditingkatkan dan apa yang perlu diperbaiki.
Di periode yang akan datang, hal ini dapat menjadi target baru untuk divisi terkait guna dapat mengoptimalkan kinerjanya, dan memberikan output yang lebih baik.
Langkah Pembuatan Blueprint dalam Bisnis atau Project
Sumbe: freepik.com
Sebenarnya acuan pada cara pembuatan cetak biru bisnis ini cukup banyak disampaikan oleh beberapa ahli. Namun salah satu yang dianggap ideal kemudian apa yang disampaikan oleh Smallbysinessbc (dalam https://smallbusinessbc.ca/article/how-create-a-blueprint-your-start/), yakni skema 4M, money, methods, machines, dan manpower.
Sebelum masuk ke 4M ini, terlebih dahulu Anda wajib meluangkan waktu untuk merancang visi, misi, dan tujuan dari project atau bisnis yang dijalankan sehingga tampak jelas apa yang ingin dicapai dan bagaimana caranya.
- Money, aspek ini akan meliputi perencanaan anggaran, arus kas, sistem keuangan, perbankan, perpajakan, hingga audit rutin. Pastikan Anda merencanakan alokasi budget yang ada. Jangan ragu menggunakan budget berdasarkan perkiraan, selama semua memiliki perhitungan yang relevan.
- Methods, uraikan aktivitas atau pekerjaan harian untuk bisnis yang Anda miliki. Hal ini terkait bagaimana bisnis dijalankan, dan siapa saja yang akan bertanggung jawab dalam pelaksanaannya. Tetapkan standar kualitas operasional yang jelas, serta pertimbangkan faktor alam ketika bisnis Anda membawa dampak perubahan bagi lingkungan sekitar.
- Machine, poin ketiga akan memasukkan aspek yang berkenaan dengan peralatan, kendaraan, telekomunikasi, manajemen informasi dan teknologi, serta lain sebagainya. Jika masih kesulitan, Anda dapat membuat daftar pertanyaan terkait aspek tersebut untuk dapat memetakan sumber daya apa yang dibutuhkan dalam operasional bisnis.
- Manpower, setidaknya ada tiga sumber daya manusia yang harus dipertimbangkan. Pertama adalah pemasok, pelanggan, dan staf di dalam perusahaan termasuk manajemen. semua manpower ini wajib dipetakan dengan jelas lengkap dengan deskripsi pekerjaan yang dimilikinya, sehingga bisnis dapat berjalan dengan baik.
Baca Juga: 4 Tips Sukses Menyusun Buku Stok Barang Secara Akurat
Dalam membuat dan melaksanakan apa yang tercantum di project blueprint, Anda wajib melibatkan pihak-pihak terkait yang masuk di dalam bisnis. Akan lebih baik jika penyusunan dan eksekusinya senantiasa dimonitor, dengan bantuan modul dari ERP RUN System, yakni Production Planning Management. Modul ini dapat membantu Anda merencanakan proses produksi dan melakukan pengelolaan selama proses berjalan, untuk dapat melihat hasilnya di akhir periode. Segera gunakan ERP dari RUN System untuk memaksimalkan bisnis yang Anda miliki, dan mari berkembang bersama RUN System!
