Memiliki sebuah sistem pencatatan persediaan barang yang baik menjadi salah satu pendukung besar suksesnya sebuah bisnis. Banyak tipe dan jenis pencatatan dapat digunakan, seperti misalnya perpetual inventory system yang akan dibahas di artikel singkat kali ini.
Perpetual inventory system sendiri bisa dipahami sebagai sebuah sistem pencatatan dan pelacakan aktivitas stok barang secara real-time, berkala, dan dengan akurasi tinggi. Keberadaan sistem ini ditujukan untuk memudahkan proses pencatatan dan tracking berbagai aktivitas terkait dengan inventaris yang Anda miliki di dalam perusahaan.
Baca Juga: Inventory Stock, Perbedaan Inventaris VS Stok dalam Bisnis
Dua Model Besar Sistem Pencatatan Persediaan
Sumber: freepik.com
Metode perpetual ini sendiri adalah satu dari dua jenis besar dalam pencatatan persediaan. Jenis lain juga dikenal dengan sebutan metode periodik. Untuk memahami perbedaan kedua metode utama pencatatan barang ini, Anda dapat cermati penjelasan singkatnya berikut.
Metode Perpetual
Juga dikenal sebagai sebuah metode yang melakukan pencatatan terus menerus. Proses pencatatan transaksi ke dalam sistem dilakukan secara langsung, sehingga setiap perubahan yang terjadi akan dimasukkan ke dalam akun persediaan.
Metode ini umum digunakan pada perusahaan dengan produk yang memiliki nilai jual tinggi. Misalnya seperti mobil, perangkat elektronik, atau produk lain yang nilainya tinggi di masyarakat.
Karena pencatatan dilakukan terus menerus artinya frekuensi pencatatan akan sebanding dengan frekuensi masuk dan keluarnya barang. Guna melakukan kontrol kelancaran, diperlukan pula buku besar pembantu catatan persediaan individu untuk mencatat secara lebih detail.
Salah satu benefitnya adalah Anda tidak perlu melakukan stock opname, karena jumlah persediaan secara rinci diketahui dari waktu ke waktu.
Metode Periodik
Metode kedua dikenal dengan nama metode fisik. Berbeda dengan perpetual inventory system yang terus menerus melakukan pencatatan, cara ini dieksekusi dengan membuat akun pembelian menjadi debet dan akun kas atau utang menjadi kredit.
Hal ini mengakibatkan akun kas atau piutang dalam penjualan akan dimasukkan ke dalam debet dan akun penjualan ke dalam kredit.
Metode ini awam digunakan pada perusahaan yang memiliki volume penjualan besar, dan perputaran barang di fasilitas penyimpanan cenderung tinggi. Pada dasarnya, stock opname menjadi nafas utama dari metode ini. Pengerjaan laporan keuangan juga berbeda dengan metode sebelumnya, yakni dilakukan selama 3 atau 6 bulan sekali tergantung dengan kebijakan perusahaan.
Pahami Konsepnya, Kenali Ciri-Cirinya
Sumber: freepik.com
Konsep perpetual inventory system sebenarnya cukup mudah dipahami, karena memiliki ciri-ciri yang cukup berbeda dengan metode pencatatan periodik. Setidaknya terdapat tujuh poin yang bisa menjadi ciri utama metode ini.
- Pertama, proses monitoring yang dilakukan secara berkala dan otomatis
- Kedua, penggunaan warehouse management system untuk memudahkan pelacakan pergerakan barang
- Ketiga, pembelian retur, potongan pembelian, dan diskon, tidak dikreditkan pada rekening yang terpisah tapi ke pos inventarisasi
- Keempat, biaya pengiriman barang secara menyeluruh didebet pada pos persediaan
- Kelima, pembelian bahan baku produksi dan produk tidak didebet ke pos pembelian tapi ke dalam pos persediaan
- Keenam, seluruh harga pokok penjualan dicatat dengan mendebit beban pokok penjualan dan mengkredit persediaan
- Ketujuh, diterapkannya 3 metode sistem pencatatan, yakni FIFO, LIFO, dan perpetual average
4 Tujuan Penerapan Sistem Pencatatan Perpetual
Sumber: freepik.com
Berbicara tentang tujuan, pada dasarnya sistem pencatatan apapun yang digunakan selalu memiliki tujuan utama agar perusahaan memiliki data akurat terkait persediaan yang dimiliki. Data ini akan berguna untuk banyak hal, oleh sebab itu harus dicatat dengan tepat dan cermat.
Selain itu, berikut turunan dari tujuan utama yang disebutkan tadi.
1. Pemantauan secara Real-Time
Perubahan yang terjadi harus dicatat secara aktual dan real-time. Dengan penerapan metode ini, Anda tidak memerlukan waktu dan tenaga untuk pemeriksaan barang secara fisik.
2. Pencatatan Akurat
Karena melibatkan aplikasi dan sistem yang sudah terkomputerisasi, maka akurasi pencatatan perpetual dapat terjamin. Kesalahan penghitungan dapat terus ditekan, sehingga data yang dimiliki lebih akurat.
3. Deteksi Kesalahan Cepat
Salah satu dampak dari sistem yang terkomputerisasi, Anda akan lebih mudah mendeteksi adanya kesalahan terkait inventaris yang dimiliki. Tidak hanya mendata setiap barang yang masuk dan keluar, tapi juga dapat membantu pelacakan pengiriman yang hilang.
4. Transaksi Individu
Setiap produk yang dijual atau dibeli akan tercatat secara detail. Perpetual inventory system akan selalu mencatat setiap transaksi individu, sehingga data terkait transaksi dengan mudah dapat diperoleh.
Contoh Sederhana Penerapan Metode Perpetual
Pada tanggal 2 Juli 2020, PT Siput Menari melakukan pembelian barang dagang sebanyak 20 ton atau setara dengan 20.000 kg. Harga dari barang tersebut adalah sejumlah Rp1.000 tiap kilogramnya.
Maka penulisan jurnal akan berbentuk demikian
- Persediaan Barang Dagang (Debet): Rp20.000.000, Kas (Kredit): Rp20.000.000
Karena terdapat barang yang tidak sesuai dengan pesanan, perusahaan melakukan retur atau pengembalian barang pada produsen di tanggal 4 Juli 2020. jumlah barang yang dikembalikan sebanyak 200 kg. Maka pencatatan jurnalnya adalah sebagai berikut.
- Kas (Debet): Rp200.000, Persediaan Barang Dagang (Kredit): Rp200.000
Kemudian pada tanggal 15 Agustus 2020 terjadi transaksi berupa penjualan barang dengan metode pembayaran tunai. Barang terjual sebanyak 1.000 kg dengan harga pokok penjualan ada di angka Rp1.250 per kg. Pencatatannya adalah sebagai berikut.
- Kas (Debet): Rp1.250.000, Penjualan (Kredit): Rp1.250.000
Pada jurnal pengeluaran barang, tercatat sebagai berikut.
- Harga Pokok Penjualan (Debet): Rp1.000.000, Persediaan Barang Dagang (Kredit): Rp1.000.000
Maka jumlah persediaan barang setelah catatan transaksi terakhir dapat diketahui dengan perhitungan sebagai berikut:
Rp19.800.000 – Rp1.000.000
= Rp18.800.000
Jadi jumlah persediaan barang yang dimiliki pada periode tersebut adalah sebesar Rp18.800.000.
Baca Juga: Lebih Jauh tentang Market Research, Ini 5 Metode Dasarnya!
Pengelolaan persediaan memang idealnya dilakukan dengan sebuah sistem solid yang sesuai dengan kebutuhan bisnis, seperti perpetual inventory system yang dibahas ini. Untuk melancarkan pengelolaan persediaan, sebenarnya RUN System telah menyediakan modul Inventory & Material Management. Dengan fitur lengkap dan sistem yang solid terintegrasi dengan ERP RUN System, semua urusan akan menjadi lebih mudah tanpa mengurangi akurasi pencatatan. Segara gunakan RUN System sekarang juga, dan optimalkan semua modul yang ada di dalamnya!
