Setiap perusahaan biasanya membutuhkan barang baru dalam satu periode. Hal ini agar mampu menyesuaikan kebutuhan teknologi dan konsumen. Namun demikian, tidak melulu menghadirkan barang yang baru. Maka, untuk mengidentifikasi kebutuhan tersebut, perusahaan memerlukan procurement. Sebab, procurement adalah hal penting bagi perusahaan jenis apa pun.
Procurement atau yang biasa disebut dengan pengadaan adalah hal-hal yang umum dalam perusahaan. Di setiap periode atau bahkan setiap tahun, perusahaan pasti melakukan pengadaan.
Sepintas, procurement adalah sesuatu yang mudah dan sederhana. Namun, sebenarnya tidak semudah dan sesederhana itu. Ada komponen dan prinsip yang mengatur mengenai procurement. Bahkan, saat ini ada procurement yang didesain melalui sistem elektronik.
Untuk memahami hal-hal tersebut, artikel ini akan membantu Anda mengenai pengertian, komponen, dan proses dalam procurement.
Pengertian Procurement
Secara umum, procurement adalah aktivitas yang melibatkan penjual dan pembeli (perusahaan) yang mana pembeli membutuhkan barang-barang. Nah, barang-barang yang dimaksud seperti mesin produksi, bahan-bahan bangunan, atau bahkan bentuk jasa yang dibutuhkan perusahaan.
Mengapa perusahaan perlu melakukan procurement? Karena procurement adalah aktivitas yang mampu menghemat biaya perusahaan. Sebab, bisa jadi dalam proses procurement, perusahaan akan mendapat biaya murah, tapi kualitas barang lebih baik.
Jika mengalami hal seperti itu, tentu keuntungan bisa diraih perusahaan. Sebab, biaya tersebut bisa dialihkan ke proses produksi, biaya distribusi hingga promosi.
Proses Procurement
Lalu, bagaimana dengan prosesnya? Simak langkah-langkahnya di bawah ini.
-
Identifikasi Kebutuhan
Hal pertama yang semestinya dilakukan adalah mengidentifikasi kebutuhan. Tahu prioritas mana barang yang dibutuhkan saat ini dan mana barang yang belum dibutuhkan. Sebab, jangan sampai perusahaan membuang dana hanya untuk barang yang tidak dibutuhkan.
-
Otorisasi Pembelian Berdasarkan Keputusan Manajemen
Sebelum melakukan pembelian, satu hal yang perlu diketahui adalah persetujuan dari manajemen. Hal ini sesuai dengan syarat dan ketentuan yang berlaku. Tanpa persetujuan manajemen, apa pun pembelian tidak akan bisa dilakukan.
-
Tender Kepada Supplier dan Vendor
Ini adalah semacam sistem lelang untuk supplier dan vendor. Mereka akan saling bersaing mengajukan harga agar disetujui perusahaan. Jika ada tawaran harga yang menarik, perusahaan pasti akan memilih supplier atau vendor tersebut.
-
Identifikasi Supplier dan Vendor
Sebelum menentukan mana supplier dan vendor yang menjadi pilihan, terlebih dahulu perusahaan akan melihat bagaimana latar belakang supplier dan vendor tersebut. Sebab, agar tidak menjadi kendala perusahaan di kemudian hari.
-
Proses Negosiasi
Dalam tahapan ini, saling tarik menarik atau yang biasa disebut negosiasi sangat kental. Jika, baik vendor maupun supplier, mampu bernegosiasi dengan baik, perusahaan akan memilihnya.
-
Pembuatan Purchase Order
Setelah supplier dan vendor terpilih, hal selanjutnya yang perlu dilakukan adalah pembuatan purchase order. Ini yang dimaksud dengan tanda jadi pembelian. Nah, yang berhak menandatangani adalah manajemen dan supplier atau vendor terpilih.
-
Pengecekan dan Invoice
Setelah melakukan purchase order, langkah selanjutnya adalah barang akan dikirim ke tempat yang dituju. Namun, sebelumnya, perlu ada pengecekan kualitas dan kuantitas agar sesuai dengan syarat dan ketentuan berlaku.
Kemudian, perusahaan perlu menerbitkan invoice. Dalam invoice, terdapat nama, jumlah, hingga harga barang. Baik perusahaan maupun supplier sama-sama saling mengecek invoice agar tidak terjadi kesalahan.
-
Pembayaran ke Supplier
Ketika setelah selesai mengecek maka langkah selanjutnya adalah membayar sesuai apa yang tertera di invoice. Tentu saja untuk membayar ke supplier, harus melalui manajemen.
Segala proses yang ditempuh di atas akan lebih sederhana apabila menggunakan sistem perangkat lunak. Namun, untuk melakukan hal tersebut, perlu ada transisi dari procurement menjadi e-procurement.
Komponen dari Procurement Elektronik
Maka, inilah komponen yang perlu diketahui dalam e-procurement yaitu:
-
Perangkat Keras
Ketika hendak alih sistem menjadi elektronik, tentu saja hal yang perlu disiapkan adalah perangkat keras (hardware). Maka, alat seperti komputer dan sejenisnya bisa dipergunakan.
-
Perangkat Lunak
Ketika perangkat keras (komputer dan sebagainya) telah siap maka perlu menyiapkan sistem seperti software atau aplikasi lainnya. Namun demikian, perusahaan bisa memilih untuk menggerakkan usahanya melalui sisi online atau offline.
-
Sumber Daya Manusia
Jika kedua hal di atas sudah dipersiapkan dengan baik, selanjutnya harus melihat dari segi sumber daya manusia. Maka dari itu, perlu menyiapkan SDM yang baik dalam procurement. Sebab, procurement adalah bagian penting dari proses bisnis.
-
Infrastruktur dan Tata Kelola
Menyiapkan infrastruktur sangatlah penting untuk kepentingan procurement. Namun, tata kelola juga tidak kalah penting. Maka dari itu, agar tidak terjadi ketimpangan, baik infrastruktur maupun tata kelola harus berkesinambungan.
Ketika Anda memahami pengertian, proses, dan komponen dalam procurement, perusahaan Anda akan siap berbisnis. Untuk memudahkan dalam berbisnis, RUN System mampu menyediakan tata kelola procurement agar menjadi lebih baik.
Run System Menyediakan Layanan ERP Software
Sebagai penyedia layanan ERP software terbaik di Indonesia, RUN System menyediakan kemudahan bagi Anda. RUN System mampu memastikan bahwa proses produksi akan berlangsung lancar dan aman. Sehingga, mampu meningkatkan produktivitas dan biaya produksi dapat terkendali dengan baik. Daftar dan kelola sistem bisnis Anda dari sini.
