Setiap divisi di dalam perusahaan akan memiliki KPI untuk dicapai dalam periode waktu tertentu. Hal ini juga berlaku untuk bagian pengadaan. Procurement KPI sendiri menjadi penting, karena tanpa indikator pengukuran yang jelas maka kinerja bagian ini sulit unutk diukur.
Banyak sekali indikator yang dapat dijadikan KPI dalam bagian procurement ini. Mulai dari biaya dan penghematan, pengalokasian anggaran, terkait dengan kontrak, terkait penyedia, KPI untuk persaingan, proses, dan kepuasan pelanggan.
Baca Juga: 4 Manfaat Utama Supply Chain untuk Perusahaa
Memahami Procurement KPI
KPI sendiri adalah key performance indicator, yakni serangkaian indikator yang digunakan sebuah perusahaan, divisi, atau pekerjaan, untuk memenuhi target yang dimilikinya. Ketika sebuah pekerjaan telah memenuhi indikator yang ditetapkan, maka target pekerjaan tersebut dikatakan telah tercapai.
Pada konteks pengadaan, maka KPI yang ditetapkan kemudian akan disesuaikan dengan berbagai hal terkait dengan proses dan hasil dari pengadaan itu sendiri. Salah satu kunci agar setiap divisi, termasuk divisi pengadaan, dapat sukses berkontribusi untuk perusahaan, adalah dengan menetapkan KPI yang tepat dan sejalan dengan apa yang diperlukan perusahaan.
20 Procurement KPI yang Dapat Digunakan
Sumber: freepik.com
Setidaknya terdapat kurang lebih 20 KPI yang dapat digunakan untuk mengukur keberhasilan kinerja dari bagian pengadaan barang dan jasa ini. Bukan berarti semuanya harus digunakan, namun Anda dapat memilihnya sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Penjelasan singkat masing-masing KPI tersebut adalah sebagai berikut.
1. KPI Terkait dengan Biaya dan Penghematan
KPI ini digunakan untuk menjaga biaya pengadaan barang dan jasa tetap terkontrol, dan membantu Anda membelanjakan anggaran dengan lebih baik. Beberapa poinnya adalah:
- Cost development, mengukur perubahan biayua dari waktu ke waktu
- Savings, mengukur presentasi penghematan dalam periode waktu tertentu
- Cost reduction, mengukur pengurangan total biaya yang diperlukan dalam setiap pengadaan
- Cost avoidance, mengukur total biaya yang berhasil dihindari untuk tidak dikeluarkan tanpa mempengaruhi kualitas pengadaan
- Purchase price variance, membantu menghitung sejauh mana efektivitas pengadaan dalam mencapai target biaya dan penghematan
2. KPI Terkait dengan Alokasi Budget
Untuk poin kedua ini, terdapat setidaknya tiga indikator utama.
- Spend under management, mengacu pada porsi pengeluaran perusahaan yang dikelola oleh divisi pengadaan barang dan jasa. Semakin tinggi nilainya, maka semakin baik proses procurement dilakukan
- Maverick spend, mengacu pada total pengeluaran di luar kebijakan pembelian dan pengadaan barang dan jasa
- Contribution to total spend, tim pengadaan dapat memperoleh keuntungan dari KPI ini. Indikator ini dapat membantu pelacakan nilai barang dan jasa pada kontribusinya di pengeluaran total
3. KPI Terkait dengan Kontrak
- Contract prices and compliances, kepatuhan pada kontrak krusial dalam suksesnya sebuah pengadaan barang dan jasa. KPI ini membantu penetapan pricing pada kontrak antara Anda dan penyedia
- Contract loyalty, pembelanjaan yang dibeli melalui kontrak dibagi dengan total pembelanjaan
- Contract coverage, pembelanjaan saat kontrak sudah dibuat dibagi dengan total pembelian
4. KPI Terkait dengan Supplier
Selanjutnya adalah KPI yang terkait dengan penyedia atau supplier.
- Number of suppliers and supplier spend, KPI ini akan membantu Anda melacak penyedia yang Anda gunakan dan bertujuan untuk memberikan batasan pada total pembelanjaan pada sejumlah supplier yang digunakan
- Quality of performance rating, sangat disarankan untuk menggunakan lebih dari satu KPI untuk mengukur kinerja supplier, mulai dari harga, pengantaran, kualitas, dan layanan
- Procured suppliers, hasil dari pembelanjaan dari supplier yang telah melalui proses pengadaan dibagi dengan total pengeluaran
5. KPI Terkait dengan Persaingan
- Total procurement ROI, procurement KPI ini mengukur pengurangan biaya, termasuk pengeluaran yang dapat dihindari, yang dicapai melalui pengukuran pengadaan dibandingkan dengan total biaya operasi yang diperlukan bagian pengadaan
6. KPI Terkait dengan Proses
Terdapat empat variabel yang dapat menjadi KPI:
- Jumlah proses pengadaan yang berhasil diselesaikan, per negosiator, per tahun
- Waktu yang diperlukan untuk mengirimkan RFQ sampai pada penandatanganan kontrak
- Waktu yang diperlukan untuk setiap proses pengadaan
- Waktu yang diperlukan pada setiap langkah pengadaan
Tips Mengelola Procurement KPI dengan Tepat
Sumber: freepik.com
Pada dasarnya, procurement KPI ini akan menjadi kerangka untuk bagian pengadaan dalam mencapai target pekerjaannya. Maka dari itu, wajib dikelola dengan baik dan tepat, sehingga semua KPI yang digunakan dapat tercapai.
Beberapa cara dan tips mengelolanya dengan baik dapat Anda cermati pada bagian di bawah ini.
- Koordinasi yang intens dan lugas untuk setiap staf pengadaan dan bagian manajemen
- Pemetaan kebutuhan pengadaan yang akurat, sehingga tidak ada pembelian yang tidak diperlukan
- Evaluasi secara berkala pada setiap proses pengadaan yang dilakukan
- Menggunakan sistem pengadaan yang solid sehingga dapat membantu menyediakan data lengkap terkait semua proses pengadaan
- Menjalin kerjasama yang baik adengan penyedia, sehingga dapat diperoleh kontrak jangka panjang yang menguntungkan dan mitra yang produktif
- Terbuka pada semua jenis perubahan yang bertujuan untuk memajukan perusahaan
- Bekerja secara profesional dan sesuai dengan pedoman kerja yang telah ditetapkan sebelumnya
Baca Juga: Ingin Menekan Biaya Produksi? Pahami Manajemen Rantai Pasok
Menetapkan procurement KPI memang bukan hal yang mudah, karena harus mengacu pada banyak sekali faktor. Untuk menyederhanakan pekerjaan ini, Anda dapat dengan mudah menggunakan modul yang disediakan oleh ERP RUN System, yakni Procurement Management. Menawarkan empat fitur utama, purchasing management, e-procurement, contract management, dan raw material purchasing, modul ini akan banyak membantu kerja tim dalam mencapai dan menyusun KPI. Terintegrasi dengan platform pengadaan barang handal dari RUN Market, ERP dari RUN System akan menjadi paket lengkap yang membantu bisnis mencapai puncak kinerjanya. Segera gunakan RUN System di perusahaan Anda, dan rasakan perubahan positifnya!
