Dalam sebuah bisnis, pengadaan menjadi bagian dari proses untuk meningkatkan brand image. Ada banyak proses pengadaan yang dapat diikuti perusahaan. Namun, dari sekian proses tersebut tidak jarang perusahaan menerapkan procurement software.
Apa itu procurement software? Sebelum melangkah lebih jauh, procurement software merupakan solusi yang cukup efektif untuk mengelola transaksi baik besar maupun kecil.
Adanya software tersebut membuat perusahaan mampu mengatur daya beli dan perbandingan di setiap vendor. Dengan demikian, baik vendor maupun perusahaan akan meminimalisir terjadinya tindakan penipuan.
Untuk mengenal lebih jauh tentang procurement software, artikel ini akan mengupasnya hingga tuntas. Mulai dari fungsi, keuntungan, dan alasan mengapa RUN System adalah procurement software terbaik.
Fungsi Procurement Software
Adapun fungsi-fungsi dari procurement software antara lain:
1. Pengelolaan Anggaran
Software pengadaan membantu perusahaan dalam mengelola anggaran pengadaan mereka. Dalam software ini, perusahaan dapat mengatur anggaran, memantau belanja, dan mengetahui pengeluaran serta pemasukan yang terkait dengan proses pengadaan.
2. Pengadaan Barang dan Jasa
Procurement software memungkinkan perusahaan untuk membuat permintaan pengadaan, mengelola vendor, memantau status pengiriman, dan melakukan penerimaan barang atau jasa.
3. Manajemen Kontrak
Software ini membantu perusahaan dalam memantau kontrak yang terkait dengan pengadaan barang atau jasa. Perusahaan dapat memasukkan informasi kontrak ke dalam aplikasi, memantau status kontrak, dan mengetahui kapan kontrak tersebut berakhir.
4. Analisis Pengadaan
Software ini dapat memberikan laporan dan analisis terkait pengadaan barang atau jasa yang telah dilakukan oleh perusahaan. Hal ini membantu perusahaan untuk memperbaiki proses pengadaan mereka, mengevaluasi vendor, dan membuat keputusan strategis untuk pengadaan di masa depan.
5. Manajemen Vendor
Hal kelima, software ini dapat membantu perusahaan dalam mengelola vendor dan mengatur kontrak dengan mereka. Aplikasi ini memungkinkan perusahaan untuk memasukkan informasi vendor ke dalam database dan memantau kinerja mereka.
6. Audit dan Compliance
Terakhir, software pengadaan dapat membantu perusahaan dalam memastikan kepatuhan mereka terhadap aturan dan regulasi terkait pengadaan barang atau jasa. Aplikasi ini memungkinkan perusahaan untuk memantau proses pengadaan dan menyimpan dokumentasi terkait dengan audit dan compliance.
Keuntungan dari Procurement Software
Procurement software, atau perangkat lunak pengadaan, menyediakan berbagai keuntungan bagi organisasi dalam mengelola proses pengadaan dan rantai pasokan. Berikut adalah beberapa keuntungan utama dari penggunaan perangkat lunak pengadaan:
a. Efisiensi Operasional
Mengautomatisasi banyak tugas pengadaan yang manual, seperti permintaan penawaran, evaluasi vendor, dan pemesanan, mengurangi waktu dan usaha yang diperlukan untuk tugas-tugas tersebut.
b. Pengurangan Biaya
Mengoptimalkan proses pengadaan dan memungkinkan organisasi untuk mendapatkan harga yang lebih baik dari vendor melalui negosiasi yang lebih efisien. Selain itu, mengurangi risiko kesalahan manusia yang dapat menyebabkan biaya tambahan.
c. Akurasi dan Transparansi
Meningkatkan akurasi data dan informasi pengadaan, yang mengurangi peluang terjadinya kesalahan atau penyalahgunaan. Selain itu, memberikan transparansi dalam proses pengadaan, memungkinkan pemantauan yang lebih baik terhadap aktivitas pengadaan.
d. Analisis Data
Memungkinkan organisasi untuk mengumpulkan dan menganalisis data pengadaan untuk membuat keputusan yang lebih baik dalam memilih vendor, mengevaluasi kinerja vendor, dan mengelola persediaan dengan lebih baik.
e. Manajemen Risiko
Mengidentifikasi dan mengelola risiko dalam rantai pasokan, termasuk risiko kegagalan pengiriman, perubahan harga, dan masalah kualitas.
f. Peningkatan Hubungan Vendor
Membantu membangun hubungan yang lebih baik dengan vendor melalui komunikasi yang lebih baik, pembayaran yang tepat waktu, dan kolaborasi yang efisien.
Keuntungan-keuntungan ini dapat berkontribusi secara signifikan pada efisiensi, produktivitas, dan profitabilitas perusahaan. Namun, penting untuk memilih perangkat lunak pengadaan yang sesuai dengan kebutuhan dan ukuran organisasi Anda.
Dalam melakukan proses pengadaan, RUN System berkolaborasi dengan RUN Market untuk menghadirkan sistem pengadaan yang lebih baik. Sistem e procurement yang dimiliki RUN Market memungkinkan pembeli dan penjual terhubung dalam satu platform.
Selain itu, dengan sistem e procurement yang rapi, perusahaan dapat menemukan vendor terbaik dan terpercaya dengan kategorisasi yang lengkap.
RUN System Memudahkan Proses Pengadaan
Salah satu tantangan dalam mengelola proses pengadaan adalah pemantauan digital. Sebab, tidak semua supplier atau vendor terbiasa dengan hal tersebut. RUN System mampu membantu mengelola sekaligus memperlancar proses pengadaan. Dengan demikian, perusahaan akan mendapatkan vendor atau supplier yang sesuai kebutuhan.
RUN System memiliki beberapa fitur di antaranya Purchasing Management yang mampu memilih vendor sesuai kualitas yang layak dan E-Procurement yang membantu akuntabilitas dalam proses pengadaan. Bersama RUN System, proses pengadaan akan menjadi lebih lancar dan efektif.
