Transaksi bisnis yang dilakukan memerlukan dokumen pelengkap, agar transaksi tersebut dapat dikatakan legal. Salah satu dokumen yang diperlukan disebut dengan request for proposal, dan dikirimkan dari perusahaan pada vendor untuk meminta proposal terkait transaksi yang perlu dilakukan.
Dokumen ini berisi mengenai spesifikasi dan rincian transaksi yang perlu diselesaikan, lengkap dengan syarat yang harus dipenuhi. Dalam urusan tender atau procurement, dokumen ini sangat umum ditemukan dan digunakan sebagai salah satu berkas legal.
Baca Juga: 6 Tahapan Evaluasi Laporan Keuangan untuk Bisnis
Tapi Sebenarnya Apa Fungsi Request for Proposal?
Sumber: freepik.com
Jika melihat fungsinya sendiri, dokumen ini akan menjalankan beberapa peran fundamental dalam jalannya sebuah transaksi procurement. Secara singkat, berikut fungsi dari dokumen RFP tersebut.
Menjadi dokumen yang dapat menjelaskan syarat dan kebutuhan yang ada dalam proses procurement secara detail. Hal ini dapat menghemat banyak waktu yang diperlukan guna menjelaskan semua syarat dan poin penting transaksi atau tender.
Keberadaan dokumen ini menjadi salah satu pendukung yang dibutuhkan karena dapat meningkatkan efisiensi proses pengadaan barang dan jasa yang akan dilakukan oleh perusahaan.
Komponen yang Ada di Dalam Berkas Ini
Sumber: freepik.com
Meski mungkin saja berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lain, namun formatnya secara umum adalah memuat komponen berikut ini.
1. Latar Belakang dan Pengenalan
Bagian ini akan berisi profil perusahaan dan executive summary yang akan menjelaskan tujuan dari project yang dijalankan, syarat spesifik, target yang ingin dicapai, limitasi yang dimiliki dalam pelaksanaan, dan lain sebagainya. Pada dasarnya sebagai bagian pengenalan dan paparan awal mengenai procurement.
2. Cakupan Project
Calon vendor kemudian memasukkan proposal berdasarkan cakupan proyek yang dicantumkan perusahaan. Di sini, isi utamanya adalah infrastruktur, persyaratan, dan kebutuhan proyek.
3. Jadwal
Anda dapat mencantumkan jadwal rinci di bagian ini. Tujuannya agar pada vendor dapat memperkirakan apakah waktu yang disediakan cukup untuk memenuhi pesanan dengan kapasitas yang mereka miliki. Proposal yang diajukan dapat melalui email atau menggunakan platform pengelolaan vendor atau marketplace khusus pengadaan.
4. Kerangka Waktu Proyek
Selanjutnya terkait dengan kerangka waktu yang jelas atau timeline, akan dicantumkan di bagian berikutnya. Komponen ini penting dalam request for proposal yang dikirimkan agar vendor dapat memiliki gambaran jelas terkait lini masa berjalannya project.
5. Elemen yang DIbutuhkan
Setiap project pengadaan dipastikan membutuhkan elemen yang berbeda-beda. Ini mengapa perusahaan perlu mencantumkan setiap elemen yang dibutuhkan dalam berkas ini, sehingga vendor dapat mencantumkan semua elemen yang diminta dan perbandingan komprehensif dapat dilakukan.
6. Kriteria Evaluasi
Secara terbuka, Anda perlu memperlihatkan kriteria evaluasi yang akan digunakan agar vendor dapat bersaing dengan adil. Ketika dari kriteria saja vendor sudah tidak memenuhi kualifikasi, maka pemilihan vendor akan berjalan jauh lebih mudah dan efektif.
7. Hambatan
Komponen ketujuh dalam request for proposal adalah hambatan. Hambatan ini mengacu pada hal-hal yang dapat mengganggu jalannya pengadaan barang dan jasa. Ketika sejak awal telah dikomunikasikan, hambatan-hambatan ini dapat menjadi pertimbangan dan dicarikan solusi bersama yang sama-sama menguntungkan.
8. Anggaran
Di bagian akhir dari berkas, Anda juga wajib mencantumkan anggaran yang disediakan untuk procurement yang akan dilakukan. Vendor dapat melihat dengan jelas anggaran atau alokasi belanja yang dimiliki, sehingga mampu memperhitungkan keuntungan yang diperoleh dari transaksi ini jika berhasil didapatkan.
Setiap komponen di atas wajib dipastikan keberadaannya, sehingga RFP yang dikirimkan menjadi lengkap dan sah secara bisnis. Dengan demikian pemilihan vendor dapat dilaksanakan dengan lebih baik, dan procurement yang dibutuhkan perusahaan dapat dipenuhi dengan kualitas vendor yang terjamin.
Pentingnya Berkas Request for Proposal
Sumber: freepik.com
Sebenarnya urgensi keberadaan berkas ini tidak hanya dapat dilihat dari sisi perusahaan saja, namun juga dari sisi vendor. Vendor dapat melihat gambaran umum dari kebutuhan perusahaan dan keuntungan yang ditawarkan, sehingga pertimbangan yang baik dapat diambil sebelum mereka memutuskan untuk mengajukan penawaran.
Akan sangat merugikan jika penawaran yang diberikan tidak memberikan benefit apapun pada vendor, baik dari segi materiil atau dari segi nilai bisnis lain seperti brand image atau citra perusahaan.
Contoh RFP Sederhana
Baca Juga: Budget Plan 101: Definisi,. Fungsi, dan Langkah Pembuatannya
Pembuatan berkas request for proposal sendiri sejatinya bukan hal yang sulit, hanya saja memang membutuhkan ketelitian yang tinggi dan kecermatan dalam menyusun setiap poinnya. Contoh yang disajikan di atas tentu adalah contoh dasar saja, dengan harapan Anda memperoleh gambaran mengenai berkas tersebut.
Untuk dapat membuat dokumen ini secara cepat dan efektif, Anda dapat menggunakan modul praktis yang disediakan oleh RUN System, yakni Procurement Management. Modul ini dapat mengakomodir pembuatan request for proposal, mengelola pengadaan barang dari awal hingga akhir, dan melakukan pencatatan detail atas setiap transaksi dan prosesnya. Dapat dihubungkan dengan platform pengadaan barang RUN Market, RUN System akan jadi partner tepat dalam mengoptimalkan bisnis Anda. Segera gunakan RUN System dan manfaatkan benefitnya sekarang juga!
