Ada saatnya perusahaan menerima produk yang dikembalikan oleh pelanggan atau konsumen akhir akibat adanya kerusakan atau pesanan yang tidak sesuai. Baik tidak sesuai jenisnya maupun jumlahnya. Namun ada juga saat dimana perusahaan itu sendiri yang mengembalikan barang yang telah dibeli dari perusahaan pemasok. Kedua kondisi ini yang membuat jenis transaksi retur pembelian dan retur penjualan ada dalam dunia bisnis. Lalu, apakah perusahaan akan selalu dirugikan dengan adanya retur pembelian dan penjualan? Simak detail perbedaan keduanya berikut ini.
Pengertian
Sebelumnya, dalam pengertian ini sudut pandang yang diambil adalah perusahaan Anda sebagai pembeli produk atau barang dari perusahaan lain yang menjadi pihak penjual. Retur pembelian adalah transaksi yang dilakukan perusahaan untuk mengembalikan produk yang telah dibeli dari penjual atau perusahaan lain. Alasan yang umum ditemukan adalah adanya kecacatan dari sebagian atau semua produk yang telah dikirimkan dan bukan disebabkan oleh tim ekspedisi. Bisa juga karena spesifikasi produk yang kurang sesuai.
Sebaliknya, retur penjualan adalah transaksi yang muncul karena ada produk yang dikembalikan oleh konsumen terakhir kepada perusahaan penjual, dalam hal ini perusahaan Anda. Memiliki alasan yang hampir sama, produk bisa jadi mengalami kerusakan atau tidak sesuai dengan pesanan. Hal ini tidak berlaku pada kualitas produk yang tidak sesuai dengan harapan konsumen.
Baca Juga: Laba Kotor: Pengertian, Manfaat, dan Cara Menghitungnya
Prosedur
Dalam retur pembelian, prosedur yang harus dilalui pertama kali adalah pengecekan barang yang dilakukan oleh tim gudang. Jika terbukti barang rusak atau tidak sesuai pesanan, tim pembelian segera membuat retur pembelian. Baru setelah itu barang yang baru akan dikirimkan pemasok kepada Anda. Perusahaan pembeli juga tidak perlu melakukan pembayaran ulang apabila pembayaran awal dilakukan secara tunai. Namun jika pembayaran dilakukan secara kredit, maka perusahaan pembeli hanya perlu melunasi sisa pembayaran untuk produk yang tidak dikembalikan.
Kemudian dalam retur penjualan, prosedur untuk melakukannya hampir sama dengan retur pembelian. Bedanya adalah prosedur pembuatan bukti transaksi retur penjualan dilakukan oleh penjual, dalam hal ini perusahaan Anda. Setelah itu, produk baru akan dikirimkan ke pembeli. Nantinya, produk yang rusak akan masuk gudang dan nilai penjualan akan berkurang.
Sumber: Freepik
Tim atau Pihak yang Terlibat
1. Retur Pembelian
- Tim Gudang Perusahaan Penjual, sebagai pihak yang menerima dan mengecek barang yang dikembalikan oleh perusahaan Anda.
- Tim Pembelian, sebagai pihak yang menerima barang dan nota pembelian untuk kemudian disahkan.
- Perusahaan Penjual atau Pemasok, sebagai pihak yang menerima nota pembelian lalu membuat nota retur pembelian sekaligus mengirimkan barang baru.
2. Retur Penjualan
- Pelanggan atau Konsumen, sebagai pihak yang menghendaki adanya produk harus ditukar atau dikembalikan.
- Tim Penjualan, sebagai pihak yang mengecek nota pembelian dan membuat nota retur penjualan. Jika konsumen menghendaki uang pembayaran produk kembali, maka tim penjualan akan mengatur pengembalian uang tersebut.
- Tim Gudang, sebagai pihak yang menerima laporan retur penjualan serta menyediakan produk pengganti apabila meminta penukaran produk.
Dokumen yang Dibutuhkan
1. Retur Pembelian
- Faktur atau nota pembelian
- Nota retur pembelian
2. Retur Penjualan
- Faktur atau nota penjualan
- Nota retur penjualan
Jenis Transaksi
1. Retur Pembelian
Retur pembelian secara tunai artinya perusahaan membeli barang dan membayarnya secara tunai atau lunas kepada pemasok. Namun karena ada barang yang perlu dikembalikan, pemasok perlu menggantinya dengan barang baru. Tentu saja hal ini akan sangat fleksibel tergantung pada perjanjian pembelian yang sudah dibuat sebelumnya.
Sedangkan retur pembelian secara kredit artinya pembelian dari perusahaan kepada pemasok dilakukan secara diangsur. Barang yang dikembalikan perusahaan bisa jadi tidak ditukar dengan apapun jika pembayaran belum diselesaikan sesuai tempo yang disepakati. Namun sekali lagi, ini tergantung pada perjanjian pembelian yang telah dibuat.
2. Retur Penjualan
Sedangkan dalam retur penjualan, transaksi yang akan terjadi meliputi salah satu dari 3 jenisnya. Pertama, piutang pembeli berkurang jika transaksi dilakukan secara kredit. Kedua, pengembalian uang dari perusahaan kepada pelanggan seperti yang telah dijelaskan dalam poin sebelumnya. Ketiga, pengiriman produk baru setelah adanya klaim pelanggan.
Sumber: Freepik
Untung Rugi Mendapatkan Kedua Transaksi Tersebut
Kedua transaksi ini menimbulkan dampak yang berbeda bagi perusahaan. Retur pembelian yang terpaksa dilakukan akan mencegah perusahaan mengalami kerugian. Baik itu karena barang yang datang rusak, cacat, maupun memiliki kualitas yang tidak sesuai dengan standar perusahaan. Apabila proses pengembalian ini tidak disepakati pada awal perjanjian jual beli atau tidak dilakukan perusahaan karena alasan menjaga hubungan baik dengan pemasok, maka perusahaan juga harus menerima risikonya. Salah satu risiko yang akan ditanggung adalah menurunnya kualitas produk yang dihasilkan perusahaan. Secara jangka panjang, hal ini bisa menyebabkan menurunnya kepuasan pelanggan dan tingkat penjualan.
Kemudian untuk retur pembelian, jelas saja perusahaan mengalami kerugian jika mendapatkan transaksi ini. Ketika produk dikembalikan karena cacat atau rusak, maka perusahaan perlu mengetahui di mana proses yang salah. Bisa jadi ada pada bagian Quality Control perlu lebih memperhatikan kembali proses pengecekan produk sebelum dikirim. Pihak ekspedisi dalam melakukan distribusi produk juga bisa memengaruhi hal ini. Namun jika produk diretur akibat ketidaksesuaian dengan pesanannya, maka pelayanan pelanggan harus lebih ditingkatkan.
Baca Juga: Cara Kerja dan 4 Manfaat Software Akuntansi serta 6 Rekomendasinya
Itulah kenapa retur penjualan dan retur pembelian harus dicatat dan dikelola datanya dengan baik. Selain memengaruhi laporan keuangan perusahaan, hal ini juga dapat menjadi pertimbangan keputusan bisnis lainnya. Jika perlu, gunakan sistem teknologi agar proses pencatatannya lebih efektif dan efisien.
Khusus untuk mengelola pelayanan pengiriman yang berkualitas seperti yang telah sedikit disinggung di atas, Run System hadir dengan fitur Sales & Distribution Management. Proses manajemen distribusi produk akan menjadi lebih baik karena kemudahannya untuk melakukan pemantauan. Temukan lebih banyak fitur Run System dalam menjalankan bisnis Anda dengan mengunjungi tautan ini.
