Salah satu kunci suksesnya sebuah bisnis adalah pengelolaan pesanan yang masuk dari klien yang ada, dan senantiasa memastikan pesanan tersebut terpenuhi. Dalam prosesnya, sales order management process menjadi hal yang penting agar semua dokumen sales order berhasil dikelola dengan baik sehingga tidak ada pesanan yang terlewat, salah, atau bahkan terlambat hingga gagal bayar.
Tapi apa sebenarnya yang dimaksud dengan sales order management process itu sendiri?
Jika diuraikan, sales order dapat dipahami sebagai dokumen penawaran penjualan yang diberikan dari pihak penjual pada pihak pembeli, dan dibuat dalam rangka mengkonfirmasi penjualan produk atau jasa dalam sebuah transaksi.
Informasi yang ada di dalam berkas ini diambil dari purchase order, yang intinya berisi kuantitas dan kualitas penjualan, harga produk yang dibeli, tanggal penjualan, alamat pengiriman, metode pembayaran, hingga informasi lain yang terkait.
Baca Juga: Ini 7 Contoh Rencana Distribusi yang Bisa Diterapkan
Lalu Apa Artinya Sales Order Management Process?
Maka dapat diambil kesimpulan bahwa sales order management process merupakan sebuah proses yang dilakukan untuk mengelola sales order, agar berkas ini benar-benar sesuai dengan pesanan yang diterima perusahaan dan diajukan oleh klien.
Sebuah perusahaan tentu memiliki klien yang tidak sedikit, dan pesanan yang jumlahnya banyak. Ketika berkas sales order tidak dapat dikelola dengan baik, bukan tidak mungkin permasalahan pemenuhan kebutuhan akan muncul, hingga masalah pada cash flow bisnis yang Anda miliki.
Secara langsung, pesanan yang masuk akan berkaitan dengan pemenuhan permintaan produk dan anggaran yang dimiliki perusahaan untuk melakukan produksi guna menghasilkan produk yang diminta. Ketika terjadi kekacauan pada proses pengelolaan berkas sales order, dampak masif bisa saja muncul dan membuat perusahaan menjadi kacau.
Tahapan yang Dilakukan dalam Proses Ini
Sumber: freepik.com
Pada proses pengelolaan sales order, ada beberapa tahapan yang akan dilakukan oleh perusahaan. Penjelasan pada beberapa bagian tersebut akan dapat dipahami dalam beberapa poin di bawah ini.
1. Dimulai dari Presales
Tahap ini terbilang opsional, dan dilakukan dengan meyakinkan klien untuk bersedia membeli barang yang dimiliki perusahaan. Tahap presales sendiri melibatkan dua langkah, yakni inquiry dan quotation.
- Sales Order Creation and Availability Check
Sales order menjadi dokumen utama yang akan dikelola dalam topik yang tengah dibahas ini. SO sendiri adalah persetujuan antara pembeli dan penjual, yang menjalankan beberapa fungsi utama, seperti:
- Memonitor transaksi penjualan
- Mengecek ketersediaan barang
- Mentransfer requirement ke Material Requirements Planning
- Menjadwalkan pengiriman
- Menghitung biaya-biaya
- Mengecek limit kredit
- Membuat dokumen baik dalam bentuk cetak atau elektronik
3. Delivery Goods Issue
Aktivitas ini dilakukan dengan picking, packing, dan loading. Setelah kendaraan yang digunakan untuk mengirim siap, maka akan dilakukan post good issue dengan pembaruan inventory, dan pembaruan accounting document.
4. Billing
Dokumen yang dihasilkan adalah invoice, dan menjadi sumber data untuk financial accounting dalam memonitor dan memproses pembayaran dari pelanggan.
Sales order management process sendiri sebenarnya terjadi sejak tahap kedua dilakukan. Dari beberapa pelanggan akan masuk sales order yang telah dikonfirmasi, sehingga perusahaan mendapatkan data solid terkait jumlah pesanan, kapan pesanan harus siap, kapan pesanan harus sampai, hingga kapan pembayaran harus dilakukan.
Dengan pengelolaan yang tepat, semua sales order akan dapat diatur sedemikian rupa sehingga tidak memiliki batas tenggat waktu yang bersamaan, pemesanan produk yang sama dari beberapa klien yang dapat memicu kekosongan stok, dan hal lain yang dapat mengacaukan sistem pemesanan yang Anda miliki.
Cermati Fungsinya, Eksekusi dengan Akurat!
Sumber: freepik.com
Setelah membaca dua bagian di atas mungkin Anda telah memiliki sejumlah bayangan dari sales order management process ini sendiri. Tidak jauh-jauh dari manajemen persediaan, menjaga kerjasama dengan klien, dan memastikan cash flow bisnis tetap berjalan, berikut beberapa fungsi mendasar yang dapat dicermati.
- Menjaga agar setiap sales order dapat dipenuhi dengan baik sesuai dengan kuantitas, kualitas, dan jadwal pengiriman yang telah disepakati bersama dengan klien
- Senantiasa menjaga kelancaran keluar-masuknya barang di gudang, sehingga tidak sampai kondisi kosong stok atau produk yang dapat membuat pemenuhan pesanan tertunda
- Menjaga alur rantai pasok agar selalu lancar dan tidak terjadi penundaan pada distribusi, dan proses lain yang terkait
- Membantu pengelolaan cash flow bisnis tetap lancar, dengan memastikan tenggat waktu pembayaran sesuai dengan kebutuhan operasional dari bisnis yang dikelola
- Meningkatkan performa kerja dalam bidang pemenuhan pesanan sehingga mendapatkan citra baik di mata pelanggan
Baca Juga: 6 Tipe Sales Analytics yang Perlu Perusahaan Tahu
Sekilas mengenai sales order management process memang sepertinya rumit karena melibatkan banyak data. Namun demikian dengan penggunaan modul yang tepat, Anda dapat dengan mudah melakukan pengelolaan semua berkas pesanan ini dengan cukup mudah, tanpa ada risiko kesalahan pengaturan jadwal.
RUN System, kemudian hadir dengan membawa modul solidnya, Sales & Distribution Management. Dengan modul solid ini, Anda dapat dengan mudah mengelola sales order management process sehingga semua terjadwal sesuai dengan agenda dan jadwal pengeluaran-pemasukan perusahaan. Tidak lagi perlu terjadi kesalahan dalam pengelolaan dan pemenuhan pesanan, sebab semua pesanan dikelola dengan baik sesuai agenda produksi. Segera gunakan RUN System, dan maksimalkan semua fiturnya!
