Ketika startup digital bermunculan di Indonesia, sistem kerjanya berbeda daripada pada umumnya. Sistem kerja yang cenderung fleksibel, dapat bekerja di manapun dan mudah untuk memperoleh gaji besar menjadi alasan mengapa anak muda lebih memilih untuk masuk startup. Hal ini juga ditunjang dengan sistem payroll yang cenderung lebih efisien dibanding dengan perusahaan kantoran pada umumnya.
Namun demikian, tidak semua perusahaan melakukan sistem tersebut. Masih ada beberapa startup yang memberlakukan sistem payroll secara non-otomatis. Ini yang perlu dikurangi dan seharusnya perusahaan lebih memilih sistem yang lebih baik dan efektif. Oleh karena itu, agar sistem payroll lebih baik biasanya perusahaan memiliki staf khusus untuk mengurusi keuangan sumber daya manusia.
Untuk mengetahui lebih jauh tentang sistem payroll, perusahaan perlu mengetahui definisi payroll, manfaatnya, dan unsurnya. Simak artikel selengkapnya di bawah ini.
Pengertian Sistem Payroll
Sebelum memahami lebih jauh tentang sistem payroll maka terlebih dahulu mengetahui apa itu payroll. Jadi, secara umum, payroll adalah kegiatan di dalam bisnis yang mengandung panduan penggajian karyawan. Panduan tersebut tertulis secara rinci dan detail mulai dari unsur-unsur hingga cara pembayaran gaji.
Sistem payroll akan membantu bagian finance dalam mendistribusikan gaji kepada karyawan. Apabila sebelumnya mendistribusikan gaji harus melalui sistem luring, kini hal tersebut menjadi tidak relevan. Saat ini, sistem yang dikembangkan sudah secara daring. Jika perusahaan bisnis sudah masuk level menengah ke atas, sistem payroll akan sangat membantu bisnis.
Saat karyawan menerima gaji, sistem tersebut akan menyediakan informasi secara rinci dan detail. Mulai dari besaran upah, tunjangan kesehatan (BPJS), tunjangan makan, transportasi dan lain sebagainya. Dengan demikian, perusahaan telah menjalankan prinsip transparansi dan akuntabilitas kepada karyawan.
Manfaat Sistem Payroll
Sumber: pexels.com
Setelah memahami definisi dari sistem payroll, Anda juga perlu memahami bagaimana manfaatnya Simak selengkapnya artikel di bawah ini.
1. Mengetahui Laporan Bulanan
Salah satu manfaat yang karyawan peroleh dengan adanya sistem ini adalah perusahaan mampu memberikan secara rinci tentang informasi penggajian. Informasi tersebut terangkum dan akan diserahkan dalam bentuk slip gaji.
Dalam slip gaji terdapat berbagai informasi yang di antaranya tunjangan makan, transportasi, komunikasi, hingga BPJS. Dari informasi tersebut menjadi bukti bahwa perusahaan telah menjalankan prinsip transparansi kepada karyawan.
2. Menghemat Waktu
Salah satu manfaat mengapa perusahaan perlu menerapkan sistem payroll adalah mampu menghemat waktu. Adanya sistem tersebut, karyawan tidak perlu memikirkan aktivitas yang dilakukannya apakah mendapatkan upah atau tidak.
Sebab, dari sistem tersebut, akan diketahui berapa biaya lembur, biaya potongan untuk BPJS dan biaya yang lainnya. Jadi, ini juga menghemat waktu bagi bidang finance dalam aktivitas mengelola keuangan.
3. Menghitung Potongan
Kadang kala, karyawan merasa terbebani ketika dihadapkan dengan pembayaran untuk kesehatan, transportasi, dan sebagainya. Namun, dengan adanya sistem tersebut, karyawan tidak perlu kerepotan. Sebab, angka pasti telah tersedia dan semuanya dapat terbayar hanya melalui sistem
Maka dari itu, perolehan gaji yang diterima karyawan adalah gaji bersih. Semuanya sudah terbebas dari asuransi kesehatan, pajak, dan hal-hal yang termasuk bagian dari potongan.
4. Membuat Formulir Pajak
Kehadiran sistem payroll, segala sesuatunya akan menjadi lebih mudah khususnya dalam menyusun laporan pajak. Sebelumnya, tanpa sistem tersebut maka perusahaan akan secara mandiri melaporkannya satu demi satu karyawan. Hal ini akan menguras biaya dan waktu.
Jika dengan sistem ini, perusahaan dapat menghemat waktu dan biaya. Kemudian, karyawan tidak perlu terbebani dengan pajak dan bisa segera fokus melakukan aktivitas lainnya.
5. Menyimpan Data secara Otomatis
Hadirnya sistem elektronik membuat semuanya menjadi efektif dan teratur. Segala aktivitas lebih mudah terselesaikan. Apabila masih menyerahkan data secara manual, berapa lama perusahaan harus menyediakan waktunya? Ini belum lagi ditambah dengan bermacam-macam syarat yang harus dibutuhkan.
Oleh karena itu, sistem payroll lebih aman dan yaman. Data-data yang sudah ada akan tersimpan secara otomatis dan akan update apabila ada perubahan. Hal ini lebih menguntungkan bagi perusahaan Anda.
Unsur Sistem Payroll
Sumber: pexels.com
Setidaknya ada empat hal yang termasuk ke dalam unsur sistem ini yaitu:
-
Presensi
Unsur pertama yang masuk dalam sistem payroll adalah presensi. Dengan kehadiran yang aktif maka menandakan bahwa gaji yang akan diterima karyawan menjadi utuh.
-
Uang Lembur
Terkadang ada pekerjaan yang tidak dapat terselesaikan pada jam kerja. Maka dari itu, agar pekerjaan tidak menumpuk maka karyawan berhak mendapatkan uang lembur.
-
Potongan dan Tunjangan
Sudah selayaknya perusahaan memberikan tunjangan yang baik bagi karyawan. Tunjangan menjadi bentuk kepedulian perusahaan kepada karyawan. Ada berbagai macam tunjangan seperti tunjangan komunikasi dan transportasi.
Sedangkan potongan yang dimaksud di sini adalah potongan dalam bentuk tunjangan kesehatan. Adanya tunjangan tersebut maka karyawan tidak perlu membayarkan ke BPJS secara manual atau mandiri.
-
Bonus
Ada banyak bonus yang bisa diberikan dari perusahaan kepada karyawan. Salah satunya adalah bonus prestasi. Semisal, karyawan mampu melampaui target yang telah ditetapkan perusahaan maka karyawan berhak mendapatkan bonus.
Agar perusahaan lebih mudah mengelola karyawan khususnya untuk sistem penggajian, RUN System mampu membantu tim atau divisi HRD untuk mengelola perusahaan.
RUN System memiliki modul Human Capital Management System yang membantu perusahaan untuk melakukan rekrutmen karyawan, struktur organisasi, hingga assessment management. Bersama RUN System, solusi terdepan untuk mengelola karyawan.
