Melakukan koreksi pada persediaan yang dimiliki jadi hal penting, agar kebutuhan produksi dan produk di pasar bisa terjaga. Ini kenapa, proses stock adjustment menjadi penting untuk dilakukan, agar kestabilan bisnis dapat tetap terjaga.
Tapi apakah Anda sudah mengenal istilah ini sebelumnya?
Untuk Anda yang belum mengenali istilah ini, maka artikel singkat ini akan jadi bacaan yang tepat. Bahasan mengenai pengertian, manfaat, cara kerja, hingga contoh penerapan stock adjustment akan Anda dapatkan, di masing-masing poin berikut ini.
Baca Juga: MRO Itu Penting! Kenali Fungsi dan 4 Cara Menghemat Biayanya
Pengertian Stock Adjustment
Sumber: freepik.com
Secara sederhana istilah ini mengacu pada proses pencatatan selisih kuantitas persediaan menurut sistem dibandingkan dengan persediaan yang terdata secara fisik. Proses ini dilakukan bersamaan dengan proses stock opname pada produk yang ada di gudang, atau pada bahan baku yang dimiliki.
Stock adjustment sendiri dilakukan untuk mengetahui total selisih persediaan barang yang sesungguhnya sesuai dengan data yang dimiliki. Selisih dapat terjadi karena banyak faktor, baik faktor wajar atau hal lain yang berupa penyimpangan dalam pengelolaan persediaan.
Apa Manfaatnya untuk Bisnis?
Sumber: freepik.com
Secara umum manfaat utamanya adalah untuk mengendalikan atau mengatur jumlah persediaan barang yang dimiliki di fasilitas penyimpanan. Namun secara lebih detail, berikut empat manfaat yang dapat dirasakan ketika proses ini dilakukan dengan tepat.
1. Kontrol Ketersediaan Barang
Adjustment yang dilakukan dapat membantu Anda untuk mengontrol ketersediaan produk dan bahan baku. Dengan pendataan persediaan, akan diperoleh informasi valid mengenai jumlah riil dan selisihnya pada catatan di sistem yang digunakan.
Data yang didapat ini digunakan untuk menghitung jumlah produk, agar tidak berlebih atau kurang. Jika dilakukan dengan tepat, kontrol ini dapat memberikan gambaran jelas pada waktu restock yang harus dilakukan dan membantu penentuan harga jual produk.
2. Kontrol Jumlah Barang
Karena bertujuan untuk mengelola stok dan membantu aktivitas pergudangan, maka data yang didapatkan akan membantu proses distribusi dan pengaturan finansial perusahaan dengan baik.
Alur barang keluar dan masuk dapat lebih mudah diproses dalam sistem kontrol persediaan. Hitungan barang yang masuk dan keluar dapat diketahui dengan akurat, dan terekam dalam sistem yang digunakan. Langkah berikutnya dapat diatur sedemikian rupa, agar pergerakan barang efektif.
3. Penyesuaian Persediaan Sesuai Kebutuhan
Stock adjustment juga bermanfaat untuk manajemen inventaris. Sistem ini dapat membantu bisnis untuk menyesuaikan persediaan yang dimiliki sehingga kebutuhan produksi dan distribusi produk dapat terpenuhi dengan baik, tanpa kekurangan atau kelebihan persediaan.
Meski akan tetap muncul persediaan yang kurang atau berlebih, namun jumlahnya dapat ditekan seminimal mungkin. Dengan demikian biaya gudang akan menjadi lebih efisien dan output pergudangan akan semakin baik.
4. Selisih Persediaan Dapat Diketahui
Manfaat berikutnya adalah bisnis secara pasti memiliki data terkait selisih persediaan yang ada saat ini. Selisih perhitungan aktual dengan catatan di sistem dapat segera diketahui, dan disesuaikan dengan kebutuhan Anda.
Idealnya, data di dalam sistem pengelolaan gudang akan jadi data yang diandalkan bilamana terjadi selisih, sebab data ini diinput secara otomatis dan dikonfirmasi oleh staf gudang yang bertanggungjawab.
Cara Kerja dan Contohnya di Dalam Bisnis
Sumber: freepik.com
Serupa dengan jumlah manfaat yang didapatkan dengan penerapan sistem stock adjustment yang tepat, terdapat pula empat cara berbeda yang dapat dilakukan untuk melaksanakan proses ini. Mulai dari metode manual, kartu stok, spreadsheets, hingga software, berikut penjelasan singkatnya.
1. Metode Manual
metode ini dilakukan dengan tradisional dan menggunakan pena dan kertas. Pencatatan persediaan barang dengan metode ini bisa diterapkan untuk bisnis berskala kecil, yang jumlah persediaannya masih mungkin dihitung secara langsung oleh orang perorangan.
Contohnya penggunaan metode ini adalah pada toko kelontong yang ada di perkampungan atau pinggir jalan. Skala bisnisnya masih terbilang mikro atau mungkin saja kecil, sehingga masih dapat dihitung secara langsung.
2. Metode Kartu Stok
Cara kerja yang kedua adalah menggunakan kartu persediaan yang tertata dan tersistem. Dengan kartu ini Anda dapat meninjau data penjualan, retur, dan informasi lain. Metode ini akan memberikan output optimal ketika pencatatan dilakukan secara konsisten.
Contoh penggunaannya dapat diterapkan pada UKM, bisnis yang skala persediaannya mulai besar dan sulit untuk dicatat secara manual. Prakteknya adalah dengan mencatat total barang masuk, dan setiap ada barang keluar dicatat dalam kolom yang tersedia. Stock opname dilakukan berkala untuk memastikan kebenaran data pencatatan.
3. Metode Spreadsheets
Cara kerja yang ketiga memanfaatkan spreadsheets untuk mengelola dan menyesuaikan data dalam jumlah yang besar. Pengisian data dinilai lebih mudah dan efisien dari metode manual dan kartu persediaan, karena perhitungannya dapat dilakukan secara otomatis ketika terdapat update terkini.
Untuk contohnya sendiri, Anda dapat dengan mudah melihat pengelolaan persediaan pada perusahaan-perusahaan besar yang belum menggunakan perangkat lunak khusus untuk pengelolaan gudang. Aplikasi yang dimanfaatkan dapat berupa Microsoft Excell dengan rumus yang beragam.
4. Metode Perangkat Lunak
Penggunaan software akan sangat membantu karena semua sistem idealnya akan terintegrasi dengan baik. Setiap perubahan akan tercatat dengan cermat dan akurat, serta dapat diolah oleh banyak pihak yang memang memiliki akses pada data tersebut.
Penggunannya umum ditemui di perusahaan dengan skala multinasional atau perusahaan yang telah menggunakan sistem ERP handal.
Baca Juga: Pahami 5 Fungsi Menghitung Opportunity Cost di Sini!
Dalam melakukan stock adjustment, Anda sebenarnya dapat memperoleh output lebih baik dengan menggunakan software yang tepat. Seperti yang disediakan oleh RUN System misalnya, dengan Inventory & Material Management, proses penyesuaian persediaan dapat dilakukan dengan efektif dan efisien tanpa memerlukan banyak waktu. Cermati fitur yang ada di dalamnya sekarang juga, dan maksimalkan output proses bisnis bersama ERP dari RUN System!
