Salah satu fungsi dalam manajemen rantai pasok yang penting adalah pengadaan barang. Untuk melakukan pengadaan, biasanya biaya yang digunakan tidak sedikit. Seperti contoh memilih mana vendor yang tepat. Maka dari itu, perusahaan perlu memahami bagaimana supplier selection process yang tepat dan efektif.
Ketika perusahaan memahami supplier selection process maka berpengaruh terhadap fungsi-fungsi manajemen rantai pasok lainnya seperti fungsi produksi, pemeliharaan, pemasaran, dan lainnya.
Untuk mengenal lebih jauh tentang supplier selection process, artikel di bawah ini akan mengulas tentang pengertian dan prosedur di dalamnya. Simak selengkapnya di RUN System.
Apa Itu Supplier Selection Process
Sumber: pexels.com
Secara umum, supplier selection process adalah aktivitas memilah dan memilih pemasok barang yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Aktivitas tersebut adalah aktivitas mula dan pertama kali dalam proses pengadaan barang.
Ada banyak faktor yang harus diketahui perusahaan dalam memilih pemasok. Salah satunya adalah value. Jika pemasok memiliki value, perusahaan akan mendapatkan dampak positif seperti hasil produksi sesuai yang diharapkan. Selain itu, tentu saja ada faktor harga.
Ketika hendak melangkah ke proses seleksi pemasok, perusahaan harus berhati-hati dan bersabar karena pemasok akan mengumbar janji yang tinggi. Kewaspadaan tersebut dapat perusahaan cek melalui background pemasok.
Sebagai contoh, apabila pemasok tidak mampu memenuhi kebutuhan perusahaan dari segi waktu, kualitas, jumlah barang maka akan berdampak negatif terhadap kualitas produk dan layanan perusahaan.
Ketika mengalami keterlambatan pesanan, brand image perusahaan menjadi buruk dan kemudian perusahaan bisa memperoleh citra negatif dari pelanggan. Maka dari itu, sekali lagi, perlu kehati-hatian dalam memilih pemasok.
Apabila terlanjur terburu-buru maka akan terjadi ketidaklancaran dalam supply chain, dan bahkan berpengaruh pada keuangan perusahaan. Dampak negatif lainnya adalah komplain konsumen akan meningkat. Ketika komplain meningkat dan tidak segera ditanggapi maka konsumen secara perlahan akan meninggalkan perusahaan dan beralih ke perusahaan lainnya.
Oleh karena itu, supplier selection process harus dilakukan dengan cara yang tepat sehingga perusahaan mendapatkan pemasok sesuai kualitas. Jika perusahaan memiliki supplier yang bermutu dan dapat diandalkan maka perusahaan bisa menghasilkan produk yang berkualitas baik dan mampu meningkatkan daya saing produk.
Tahapan Supplier Selection Process
Tahapan pemilihan pemasok pada proses pengadaan dapat bervariasi tergantung pada kebijakan dan prosedur yang diterapkan oleh organisasi tertentu. Namun, secara umum, berikut adalah beberapa tahapan yang umumnya dilibatkan dalam pemilihan pemasok:
1. Identifikasi Kebutuhan
Tahap ini melibatkan mengidentifikasi kebutuhan perusahaan terkait produk atau layanan yang akan dibeli. Perusahaan harus secara jelas memahami kebutuhan mereka sebelum memulai proses pemilihan pemasok.
2. Penyusunan Spesifikasi
Selanjutnya, organisasi harus menyusun spesifikasi yang jelas dan terperinci mengenai produk atau layanan yang mereka inginkan. Spesifikasi ini harus mencakup persyaratan kualitas, kuantitas, waktu pengiriman, dan persyaratan lainnya yang relevan.
3. Pencarian Pemasok Potensial
Tahap ini melibatkan mencari pemasok potensial yang dapat memenuhi kebutuhan organisasi. Pencarian dapat dilakukan melalui berbagai sumber, seperti database pemasok, referensi dari pihak terkait, pameran dagang, atau melalui permintaan proposal atau penawaran terbuka.
4. Evaluasi dan Seleksi
Setelah pemasok potensial telah diidentifikasi, mereka perlu dievaluasi untuk memastikan bahwa mereka memenuhi kriteria yang ditetapkan. Evaluasi dapat melibatkan penilaian terhadap reputasi, kapasitas produksi, kualitas produk atau layanan, kepatuhan terhadap regulasi, stabilitas finansial, dan faktor-faktor lain yang relevan. Berdasarkan evaluasi ini, pemasok terbaik dipilih.
5. Negosiasi Kontrak
Setelah pemasok terpilih, tahap negosiasi kontrak dimulai. Pada tahap ini, perjanjian kontrak yang mencakup aspek-aspek seperti harga, persyaratan pengiriman, kondisi pembayaran, jaminan kualitas, dukungan teknis, dan lain-lain ditetapkan antara perusahaan dan pemasok.
6. Pemantauan dan Evaluasi Kinerja Pemasok
Setelah kontrak ditandatangani, penting untuk memantau dan mengevaluasi kinerja pemasok secara teratur. Hal ini dapat dilakukan melalui pertemuan evaluasi kinerja, survei kepuasan pelanggan, pemantauan kualitas produk atau layanan, dan metode lain yang relevan. Jika kinerja pemasok tidak memenuhi harapan, langkah-langkah perbaikan atau perubahan pemasok dapat diambil.
Perlu diingat bahwa supplier selection process dapat bervariasi tergantung pada kompleksitas dan nilainya. Untuk pengadaan yang lebih sederhana, beberapa tahapan mungkin dapat dilewati atau disederhanakan.
RUN System Membantu Proses Pengadaan agar Lebih Efisien
Modul Procurement atau Purchasing RUN System menangani semua proses pengadaan (pembelian). Dalam modul Purchasing Anda dapat menemukan banyak fungsi yang memastikan aktivitas pengadaan lebih mudah dan terkendali.
Saat ini masalah besar dan tantangannya adalah bagaimana perusahaan dapat mengontrol dan memantau proses pembelian yang dapat meminimalisir stok barang ganda, vendor dan supplier yang tidak memenuhi kualifikasi, vendor dengan kualitas buruk dan kontrak supplier, dan lainnya.
Dengan kata lain, proses pembelian harus fleksibel dan lebih mudah. Selain itu, dapat menyediakan dan mendukung proses operasional untuk mencapai tujuan perusahaan. Di samping itu, perlu berkolaborasi dengan kebijakan manajemen cash flow.
Dalam modul Purchasing, Anda dapat mengelola dan menjaga kontrak dan transaksi vendor Anda, termasuk masalah pesanan pembelian, pembaruan jumlah stok, perhitungan untuk nilai barang yang diimpor, pengembalian dan kredit, dan pemrosesan pembayaran.
Dengan RUN System Anda akan menemukan banyak fungsi dan fitur berguna yang terintegrasi dengan modul proses bisnis lainnya.
