Kerjasama yang dilakukan dalam rangka bisnis selalu memerlukan bukti dokumen legal atas kesepakatan yang dibuat. Tidak hanya dibuat sebagai formalitas, namun kontrak ini nantinya yang akan menjadi pegangan setiap pihak dan aturan main dalam kerjasama yang disusun. Hal ini juga berlaku untuk kontrak vendor.
Seperti namanya, kontrak vendor merupakan sebuah kontrak yang disusun dalam rangka kerjasama dengan vendor untuk melakukan pengadaan barang atau jasa sesuai dengan kebutuhan dari bisnis. Beberapa hal harus diperhatikan agar kontrak yang dibuat solid dan membawa manfaat untuk setiap pihak.
Baca Juga: Modul Procurement Management, Andalan ERP untuk Perusahaan
Cermati Hal Ini ketika Memilih Vendor
Sumber: freepik.com
Sebelum masuk pada poin penting yang harus diperhatikan sebelum membuat kontrak vendor, ada baiknya sekilas melihat beberapa hal yang juga tak kalah penting terkait pemilihan vendor. Secara singkat berikut penjelasannya.
- Tujuan bisnis atau usaha, pastikan tujuan bisnis atau usaha bisnis sesuai dengan apa yang bisa disediakan oleh vendor.
- Kemampuan teknis dari vendor, mulai dari kemampuan produksi, kualitas produk, hingga kecepatan dan seberapa aktif sebuah vendor dalam bekerja.
- Durasi kerjasama yang dilakukan, untuk vendor jangka panjang, maka kriteria yang digunakan jelas berbeda dengan kerjasama dengan vendor jangka pendek.
- Terkait dengan produk, jangan hanya fokus pada harga. Cermati juga ketahanan produk yang disediakan, kualitas, dan kebutuhan yang Anda miliki.
- Perhatikan stabilitas finansial dari vendor yang akan digunakan. Semakin baik sisi finansial sebuah bisnis, maka menjadi indikasi bahwa bisnis tersebut memiliki manajemen yang sehat.
- Perkirakan semua kemungkinan risiko yang muncul. Anda bisa menggunakan analisis SWOT untuk urusan ini dan mendapatkan pertimbangan yang relevan.
- Pelajari kemampuan dan rekam jejak dari vendor. Memilih vendor baru memang baik untuk ekosistem, namun vendor dengan pengalaman yang banyak akan menjadi pilihan lebih masuk akal.
- Bagaimana komunikasi yang disediakan vendor dengan kliennya? Hal ini juga penting karena kelancaran komunikasi berperan besar dalam urusan penyediaan barang dan kerjasama.
- Rekomendasi dari banyak pihak. Rekomendasi yang datang dari berbagai pihak menjadi sebuah validasi paling tepat untuk melihat kualitas vendor.
Jika sudah mengetahui bagaimana cara untuk memilih vendor yang tepat, Anda dapat melihat bagian selanjutnya untuk poin penting terkait pembuatan kontrak vendor yang diperlukan sebagai dasar kerjasama yang akan Anda lakukan.
Poin Penting dalam Pembuatan Kontrak Vendor
Sumber: freepik.com
Beberapa poin perlu Anda cermati ketika akan membuat kontrak vendor. Poin tersebut antara lain adalah sebagai berikut.
1. Riset Mengenai Vendor
Sebelum membuat kontrak, ada baiknya untuk melakukan riset pada vendor yang akan digunakan. Cermati rekam jejaknya, penyelesaian konflik yang dilakukan, penyikapan pada perubahan di kemudian hari, dan poin penting lain yang terkait dengan kerjasama yang akan Anda tandatangani jika kerjasama dilakukan.
2. Identitas Setiap Pihak
Setelah dipahami benar soal riwayat dan kinerja vendor, cermati juga identitas dar vendor ini. Pastikan lokasi kantornya, fasilitas yang dimiliki, kelengkapan legal dan berkas-berkas, serta semua terkait identitas dari penyedia. Semakin jelas akan semakin baik.
3. Cantumkan Prestasi dan Kontraprestasi
Masuk pada pembuatan kontrak vendor, pastikan poin prestasi dan kontraprestasi yang dimuat benar-benar detail.
Prestasi di sini diartikan sebagai suatu pelaksanaan hal yang tertulis di kontrak oleh pihak-pihak yang terikat dengan kontrak tersebut. Kontraprestasi dapat dimaksudkan sebagai ganjaran atas pelaksanaan ketentuan dan kesepakatan yang telah disetujui bersama.
4. Bahasa yang Jelas
Menggunakan bahasa yang jelas dan lugas dapat membantu Anda menghindari masalah yang mungkin muncul karena hal sepele. Pastikan setiap kata dan kalimat yang muncul tidak multitafsir, sehingga pemahaman yang disepakati ketika kontrak disusun tidak akan berubah tanpa persetujuan kedua pihak.
5. Masa Berlaku dan Ketentuan Kontrak Vendor Berakhir
Setiap kontrak yang disusun selalu memiliki masa berlaku yang jelas, serta kondisi dan ketentuan kontrak tersebut berakhir. Dengan kalimat yang lugas, pastikan hal ini dicantumkan dengan jelas sehingga setiap pihak mengetahui benar dan memiliki pemahaman yang sama atas hal tersebut.
Cantumkan tanggal, bulan, dan tahun yang jelas untuk setiap data yang tercantum.
6. Ketentuan Ganti Rugi Masing-Masing Pihak
Hal ini juga perlu dicantumkan karena bisa saja kontrak berakhir karena kesalahan atau keputusan sepihak. Atas hal tersebut, diberikan ganti rugi sesuai dengan kesepakatan. Perhitungkan dengan cermat, dan cantumkan nilainya pada kontrak vendor yang dibuat.
7. Cara Penyelesaian Sengketa
Untuk kemungkinan sengketa atau konflik yang terjadi, wajib pula disematkan mengenai cara penyelesaiannya. Apakah akan dibawa ke jalur hukum perdata atau pidana? Atau cukup diselesaikan dengan cara kekeluargaan serta profesional saja.
Baca Juga: 4 Manfaat Quality Control dalam Proses Pengadaan Barang dan Jasa
Sebenarnya penyusunan kontrak vendor sendiri bukan hal yang terlalu sulit untuk dilakukan. Staf pengadaan barang akan memiliki pemahaman mendalam terkait hal ini, dan format jelas yang dapat digunakan dalam setiap rencana kerjasama antara perusahaan Anda dengan vendor yang baru.
Untuk memudahkan hal ini, Anda juga dapat menggunakan modul handal dari produk ERP RUN System, dengan nama modul Procurement Management.
Modul Procurement Management dari RUN System
Modul ini dapat membantu Anda meningkatkan kontrol atas pengadaan barang, fleksibilitas, serta memudahkan perusahaan dalam mencapai target dan objektif dalam proses pengadaan yang berjalan. Jelas, di dalamnya termasuk pula penyusunan kontrak vendor yang harus dibuat dengan cermat dan detail sehingga tidak ada yang terlewat. Anda juga dapat menghubungkan Procurement Management ini dengan platform RUN Market, sebuah ekosistem bisnis digital yang dapat mempertemukan antara bisnis Anda dengan opsi vendor yang luas dan terkurasi. Demi kelancaran kerjasama yang dibuat, pastikan kontrak vendor yang disusun bersama benar-benar jelas, dan dipahami oleh setiap pihak terkait!
