Surat referensi kerja atau yang biasa kita sebut dengan surat pengalaman kerja adalah sebuah surat acuan dan rujukan yang menerangkan bahwa pelamar sudah mempunyai pengalaman kerja pada suatu bidang tertentu. Secara umum, surat ini berisi keterangan mengenai perilaku, sikap, dan kinerja dari orang yang bekerja pada perusahaan tersebut.
Surat ini bersifat rahasia, karena hanya diketahui oleh pihak yang meminta keterangan dan pihak yang memberi keterangan. Sedangkan, orang yang bersangkutan tersebut tidak akan mengetahui tentang isi referensi tersebut. Oleh karena itu, surat referensi ini harus HRD buat secara objektif dan sesuai dengan fakta yang ada. Hal ini menyebabkan surat referensi ini menjadi salah satu berkas penting untuk melamar pekerjaan.
Apabila seorang pelamar akan melamar pada sebuah perusahaan, maka ia membutuhkan surat referensi dari tempat ia bekerja sebelumnya. Hal ini karena inti tujuan surat lamaran pekerjaan adalah untuk meningkatkan persentase diterima pada perusahaan tersebut. Perusahaan tentu akan melihat sepak terjang pelamar dalam dunia pekerjaan. Jika pelamar memiliki surat referensi kerja, maka akan mendapat nilai plus dari perusahaan.
Fungsi Surat Referensi Kerja
Arti referensi adalah rekomendasi yang perusahaan berikan kepada karyawan yang pernah bekerja pada tempatnya. Arti referensi juga dapat dapat kita artikan sebagai hasil kinerja dari karyawan tersebut. Surat referensi kemudian bertujuan untuk meningkatkan persentase diterimanya ia pada suatu perusahaan. Jika kita lihat berdasarkan fungsinya, surat ini sangat penting bagi seseorang yang hendak melamar pekerjaan terutama yang bekerja pada bagian lapangan. Selain untuk melamar pekerjaan, surat ini juga memiliki beberapa fungsi untuk keperluan pribadi seseorang. Seperti membuka rekening bank, kartu kredit, atau bahkan untuk mengajukan cicilan KPR. Berikut ini adalah penjelasannya:
1. Melamar pekerjaan
Tentu saja, fungsi pertama adalah untuk melengkapi persyaratan aplikasi lamaran pekerjaan. Seperti syarat administratif, bukti pengalaman bekerja, bukti kinerja positif karyawan selama bekerja, atau bukti bahwa seseorang keluar dari perusahaan secara baik-baik. Tujuan dari surat ini adalah untuk menentukan loyalitas dan komitmen individu terhadap perusahaan. Anda akan mendapatkan nilai lebih jika melamar pekerjaan dengan surat ini, tentunya perusahaan akan lebih percaya dalam mempekerjakan Anda dibandingkan dengan kandidat lain yang tidak memiliki surat referensi pekerjaan.
2. Keperluan Perbankan
Anda akan memerlukan surat ini tidak hanya untuk melamar pekerjaan, tetapi juga untuk mengajukan pinjaman uang. Fungsinya yaitu sebagai jaminan dan bukti bahwa pemohon pinjaman memiliki pekerjaan dan penghasilan tetap sehingga dapat membayar cicilan pinjaman tersebut. Selain itu, surat ini merupakan prasyarat untuk menerbitkan kartu kredit baru dan mengajukan berbagai pinjaman bank seperti KPR (Kredit Pemilikan Rumah), KKB (Kredit Kendaraan Bermotor) dan KTA (Kredit Tanpa Agunan).
3. Mengajukan Beasiswa Jalur Profesional
Melanjutkan pendidikan lebih lanjut adalah hal yang wajar bagi seorang karyawan untuk menaikkan posisi jabatannya. Salah satu prasyarat untuk mengajukan pendaftaran beasiswa jalur profesional yaitu dengan memiliki surat referensi kerja yang sudah perusahaan legalisir. Beasiswa ini biasanya berasal dari pemerintah atau program swasta.
Baca Juga: 5 Tips Memilih HCMS yang Tepat untuk Perusahaan
Unsur-unsur dalam Surat Referensi Kerja
Sumber: Pixabay
Seperti surat resmi pada umumnya, surat referensi juga memiliki struktur dalam penulisannya. Ada beberapa unsur yang perlu Anda perhatikan saat membuat referensi pekerjaan. Unsur-unsur tersebut antara lain adalah sebagai berikut:
1. Kepala surat
Kepala surat merupakan bagian dalam surat yang berisi nama perusahaan lengkap dengan alamat, nomor telepon perusahaan, dan lainnya. Pada umumnya HRD sudah memiliki kertas khusus dengan kop surat, sehingga karyawan hanya perlu untuk mengisi suratnya saja.
2. Isi surat
Isi surat referensi ini merupakan bagian inti yang berisi berbagai informasi penting dari karyawan. Mulai dari data karyawan yang bersangkutan meliputi nama, alamat, jabatan, nomor telepon, lama waktu bekerja, serta detail lainnya yang sesuai dengan kebutuhan.
3. Penutup surat
Bagian penutup ini merupakan bagian terakhir yang akan mengesahkan surat keterangan kerja yang telah HRD susun. Bagian ini berisi tempat, tanggal, tanda tangan pembuat surat, nama jelas pembuat surat, serta stempel perusahaan.
Isi dari surat referensi ini adalah data faktual seperti jabatan, waktu bekerja, dan evaluasi subjektif oleh atasan. Tergantung pada fungsinya, data subjektif ini diperlukan saat melamar suatu posisi, namun tidak untuk keperluan perbankan. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui fungsi surat referensi kerja yang Anda perlukan tersebut agar tidak salah sasaran.
Bagi seorang karyawan, surat referensi kerja yang baik sangat mendukung kemungkinan besar mereka diterima di perusahaan baru. Sedangkan bagi perusahaan, membuat surat referensi untuk keperluan karyawan adalah kewajiban yang harus dipenuhi dengan mmepertimbangkan catatan kinera mereka selama ini.
Lantas apa solusi bagi perusahaan jika ingin memberikan surat referensi kerja secara tepat kepada karyawan? Tentunya dengan menggunakan Teknologi ERP semacam RUN System, Anda bisa mengatasinya dengan mudah.
RUN System memiliki modul management yang dibutuhkan oleh perusahaan agar terkelola dengan mudah dan efisien. Melalui fitur Human Capital Management System, Anda akan dengan mudah melihat catatan kinerja karyawan selama di perusahaan dan menjadikannya referensi hasil kerja mereka selama berada dalam perusahaan.
Mencatat, mengolah dan membuat laporan melalui modul RUN System akan selalu terasa mudah. Mari bergabung bersama klien kami di 16 negara. Dan jadikan sukses sebagai masa depan Anda bersama RUN System.
