Senantiasa mengontrol kualitas bahan baku dan proses produksi, serta produk yang dihasilkan dari kegiatan operasional perusahaan menjadi hal yang mendasar. Untuk membantu kegiatan ini, tentu wajib untuk Anda memahami contoh form QC yang ideal.
Sebagai permulaan, quality control sendiri adalah bagian dalam perusahaan yang bertugas memastikan bahwa produk yang dihasilkan sesuai dengan standar kualitas yang telah direncanakan oleh perusahaan sejak awal. Proses ini dilakukan menggunakan panduan QC yang jelas, sehingga setiap aspek pada produk dapat dinilai dengan baik dan ditinjau secara menyeluruh.
Baca Juga: 7 Tips Memilih Cloud Based Quality Management System
Apa Saja Komponen yang Masuk dalam Formulir QC secara Umum?
Dalam formulir QC atau berkas yang digunakan untuk melakukan QC, komponen yang tersusun sejatinya akan menyesuaikan dengan produk yang akan menjalani proses ini. Artinya, setiap produk akan memiliki komponen berbeda dalam form yang digunakan, sehingga sulit menentukan secara ideal apa saja yang akan dinilai.
Namun demikian ada beberapa komponen utama yang dapat dikatakan secara umum menjadi garis besar penilaian setiap jenis produk.
Komponen fisik secara detail dari produk yang dibuat. Jika produk berupa barang, maka komponen fisik dari produk tersebut akan dirinci ke dalam setiap bagian berbeda untuk dinilai apakah sudah sesuai dengan harapan atau tidak. Jika berbentuk layanan, maka detailnya akan berupa fitur, kesesuaian rencana framework dengan hasil, dan hal terkait lainnya
Komponen fungsional. Komponen kedua ini akan di-breakdown lebih rinci pada fungsi masing-masing bagian yang ada di dalam produk. Apakah setiap bagian yang disematkan pada produk sudah dapat menjalankan fungsinya sesuai rencana atau tidak
Dua komponen utama ini kemudian akan dijabarkan dalam bentuk poin yang lebih rinci tergantung dengan produk yang dihasilkan oleh perusahaan.
Cara Membuat Form QC
Sumber: freepik.com
Beberapa langkah di bawah ini dapat Anda ikuti untuk membuat contoh form QC yang ideal. Tentu, nantinya poin berikut hanya akan menjadi acuan, dan formulir terkait wajib disesuaikan dengan kebutuhan yang dimiliki pada perusahaan Anda.
1. Jumlah Kolom yang Efisien
Meski tetap harus detail, namun kolom yang digunakan dalam formulir QC tetap diusahakan efisien. Tujuannya agar proses QC tidak membingungkan dan memakan waktu terlalu lama. Atur dan olah poin serta komponen produk yang harus dinilai, sehingga semua tersusun rapi berdasarkan kategori yang jelas.
2. Poin yang Jelas
Setiap poin dalam kolom harus ditulis secara jelas sehingga tidak terjadi kesalahpahaman. Proses QC yang efektif memakan waktu yang tidak terlalu lama, namun dapat menghasilkan penilaian yang akurat.
3. Tingkat Penilaian
Ketiga, Anda harus memiliki tingkat penilaian yang mudah dipahami. Misalnya skala 1 hingga 5, dimana 1 berarti sangat tidak sesuai, dan 5 berarti sangat sesuai. Penilaian kemudian akan dikumpulkan dan mendapatkan hasil jumlah yang jelas sehingga produk dapat dikatakan lulus QC atau tidak.
4. Cermati Rencana Produksi
Pada rencana produksi akan jelas dipaparkan standar yang disebutkan untuk produk akhir yang dihasilkan. Dari sana, Anda dapat memperoleh poin-poin yang relevan sehingga dapat dimasukkan ke dalam contoh form QC yang Anda buat. Sekali lagi, poinnya secara detail akan bergantung pada produk yang Anda hasilkan.
5. Minta Persetujuan dari Manajemen
Pada akhirnya formulir yang telah disusun ini harus dimintakan persetujuan dari pihak manajemen, selaku pihak yang merencanakan produk dan memiliki gambaran jelas pada hasil akhir produk setelah masa produksi selesai.
Masukan yang diberikan dapat berupa tambahan, revisi sebagian, atau revisi total pada formulir yang dibuat. Selama poin yang dimasukkan dalam formulir mengacu pada rencana produksi dan rencana produk akhir, maka revisi yang dimasukkan cenderung minor.
Pahami Manfaat Keberadaan Form QC
Sumber: freepik.com
Dengan adanya form QC yang ideal, perusahaan akan mendapatkan beberapa manfaat dari sisi kontrol mutu dari produk yang dihasilkan.
- Pertama, jelas terdapat standar yang solid untuk menilai apakah produk layak diluncurkan ke pasar atau tidak. Standar ini didapatkan dari rencana produksi, dan rencana hasil akhir produk yang dibuat kemudian dibandingkan dengan hasil nyata produk akhir
- Kedua, pengendalian kualitas yang dilakukan staf akan lebih terarah karena terdapat teks valid untuk menjadi acuan dasar. Penilaian yang dilakukan memiliki standar yang dipahami bersama oleh staf QC, sehingga tidak ada penilaian yang bias
- Ketiga, proses QC akan menjadi lebih efektif dan efisien dari segi waktu, namun tanpa mengesampingkan akurasi penilaian yang dilakukan
- Keempat, produk yang dihasilkan lebih konsisten sebab terdapat batas jelas antara produk yang layak dipasarkan dan produk yang tidak layak dipasarkan
Contoh Form QC yang Dapat Digunakan sebagai Ilustrasi
Contoh yang akan disampaikan adalah form QC untuk penerimaan dan pemeriksaan kualitas bahan baku. Komponen utama yang ada di dalam tabel adalah nama bahan baku, nama supplier, nomor container, nomor surat jalan atau delivery order, nomor purchase order, pemeriksaan kualitas bahan baku (standar yang dimiliki perusahaan dan hasil pemeriksaan, dan keputusan lulus QC atau tidak.
Baca Juga: 6 Keunggulan Software Quality Management System
Itu tadi sedikit penjelasan dan contoh form QC yang bisa Anda gunakan dalam perusahaan. Nantinya, setiap komponen atau kolom akan menyesuaikan dengan kebutuhan penilaian yang ada, sehingga dapat digunakan dengan optimal.
Dengan memahami dan melihat contoh form QC di atas, Anda dapat mengetahui betapa pentingnya formulir tersebut. Tentu saja, pengelolaannya harus dilakukan dengan cermat, menggunakan bantuan dari Quality Management System dari RUN System. Solid, fitur lengkap, dan mudah digunakan, integrasinya dengan modul lain di dalam ERP RUN System memaksimalkan fungsi kolaborasi yang diberikan. Hubungi layanan pelanggan kami sekarang juga, dan optimalkan setiap fitur yang tersedia!
