Dari tahun ke tahun selalu ada perkembangan dalam dunia teknologi. Salah satunya dalam proses pengadaan barang dan jasa. Jika sebelumnya hanya berlaku untuk offline, kini cenderung berganti menjadi online. Bagi perusahaan yang sedang menjalankan sistem tersebut dinamakan dengan e-procurement atau yang biasa disingkat menjadi eproc. Kini, hampir sebagian besar perusahaan menggunakan sistem tersebut untuk proses yang lebih mudah dan cepat.
Secara umum, procurement atau yang diterjemahkan menjadi pengadaan adalah kegiatan pembelian produk, alat produksi yang mendukung kegiatan bisnis, hingga pemanfaatan jasa. Melalui procurement, setiap barang didistribusikan ke konsumen sesuai tempat dan waktu yang telah ditentukan bersama.
Dari proses tersebut dapat diketahui bahwa saat ini perusahaan telah berpindah dari procurement menjadi eproc. Kemudian, apa manfaat dan kelebihannya? Bagaimana cara kerjanya? Semuanya akan dibahas hingga selesai dalam artikel di bawah ini. Selengkapnya di RUN System.
Arti dari Eproc
Secara garis besar, e-procurement atau yang biasa disebut dengan eproc adalah proses pembelian, penjualan, atau pengadaan barang dan jasa melalui website atau aplikasi. Sistem pengadaan online berfungsi untuk mengautomasi komunikasi antar perusahaan, antar konsumen hingga antar vendor. Eproc bertujuan meningkatkan kecepatan dalam proses procurement.
Baca Juga: 4 Cara Mengatasi Resiko dalam Usaha yang Perlu Diketahui
Penggunaan eproc telah menyebar di sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Hal ini disebabkan proses tawar menawar yang lebih cepat sehingga dapat menghemat waktu. Lebih dari itu, proses di eproc hampir sama dengan di sistem belanja online. Ada penjual dan ada pembeli. Lalu, ada beragam produk dan berbagai macam metode pembayaran yang membuat transaksi lebih mudah.
Manfaat Eproc
Sumber: pexels.com
Setidaknya ada tiga manfaat eproc yang perlu diketahui oleh perusahaan yaitu:
1. Menghemat Waktu dan Dana
Manfaat pertama yang perlu diketahui perusahaan dari penggunaan eproc adalah mampu menghemat waktu dan dana. Misalnya, eproc dapat meminimalisir biaya rapat dan akomodasi, dan transportasi. Bahkan, tidak perlu mencetak kertas, menempelkan perangko serta materai karena semuanya berbasis daring.
Dari sisi waktu, procurement online mampu mengurangi pertemuan antarmuka dengan penjual, pembeli, ataupun supplier. Mereka cukup mengelola dashboard secara daring. Selain itu, mereka juga bisa meninjau histori transaksi sehingga tidak mungkin terjadi fraud karena segalanya tercatat dengan baik.
2. Transaksi Menjadi Lebih Cepat
Kehadiran procurement online membuat segala pembayaran pun bisa dilakukan secara online. Setiap pembeli atau vendor yang ingin mengetahui jenis dan ukuran produk dapat melihatnya dari dashboard. Oleh karena itu, perusahaan dapat berpindah fokusnya ke proses lainnya.
3. Menghindari KKN
Apabila melakukan pengadaan secara daring maka keuntungannya adalah transparansi. Sebab, seluruh transaksi dan segala catatannya akan terlihat di dashboard. Jadi, siapa saja mampu melihat dan mengaksesnya dengan mudah. Maka dari itu, secara pengelolaan tetap baik dan terhindar dari praktik KKN.
Cara Kerja Eproc
Sumber: pexels.com
Ada lima tahap yang perlu dipahami perusahaan tentang cara kerja eproc yaitu:
-
Memahami Kebutuhan
Proses pertama dalam eproc yaitu mengetahui dan memastikan kebutuhan barang-barang yang diperlukan. Hal ini biasanya tercatat dalam satu database. Dari situ, perusahaan mampu melihat daftar inventaris, dana yang tersedia, dan barang yang belum ada di perusahaan.
-
Memperoleh Persetujuan
Persetujuan adalah verifikasi kepada supplier atau vendor mengenai transaksi produk. Kehadiran procurement secara daring membuat proses jauh lebih mudah karena persetujuan cukup diketahui dalam dashboard untuk kemudian diberi centang.
-
Melakukan Order
Ketika mendapatkan persetujuan maka langkah selanjutnya adalah melakukan order. Pembeli bisa memilih sesuai kebutuhannya hanya dengan klik dan klik. Lalu, setelah melakukan order, tinjau terlebih dahulu sebelum meneruskan langkah keempat.
-
Melakukan Peninjauan
Langkah selanjutnya adalah melakukan peninjauan. Ini cara yang cukup mudah karena hanya perlu mengecek via dashboard. Dari dashboard tersebut akan terlihat proses pengiriman produk secara real-time.
Baca Juga: Berkenalan dengan Proses Dispatching dalam Produksi, Ini Ulasan Selengkapnya
-
Menentukan Metode Pembayaran
Berbagai kemudahan diketahui dalam sistem procurement online yang salah satunya adalah menerima berbagai metode pembayaran. Perusahaan dapat langsung melakukan transaksi secara tunai atau bukan tunai. Lalu, vendor atau supplier akan mengirimkan faktur sebagai tanda bukti pembayaran.
Kelebihan Eproc
Setelah mengetahui bagaimana cara kerja dari eproc maka perusahaan harus memahami apa kelebihannya yaitu:
- Bisa melaksanakan audit pengeluaran bukan secara manual karena segalanya terlihat dari dashboard.
- Menghemat dana dan waktu karena segala transaksi berjalan otomatis,
- Tertib administrasi karena segala pendapatan atau pengeluaran bisa terpantau dari dashboard.
Ketika perusahaan telah memahami bagaimana pentingnya menggunakan eproc untuk pengadaan produk dan jasa maka perusahaan perlu menerapkannya di dalam bisnis. Agar bisnis perusahaan semakin berkembang, RUN System dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan kontrol pengadaan. Selain itu, mampu meningkatkan fleksibilitas dan dapat mencapai tujuan perusahaan dengan cepat.
