Untuk Anda yang mengelola sebuah bisnis, seharusnya istilah general ledger adalah satu hal yang tidak asing di telinga. Hal ini disebabkan karena setiap urusan akuntansi perusahaan akan berhubungan dengan istilah ini, dan secara mendasar memiliki signifikansi besar dalam bisnis yang Anda kelola.
Tapi adakah diantara Anda yang membaca artikel ini sama sekali tidak mengenal apa itu general ledger?
Jika demikian, maka artikel ini akan sangat tepat untuk Anda baca agar memiliki pemahaman dasar mengenai istilah tersebut. Terkait pengertian, fungsi, dan cara membuat general ledger bisa Anda baca pada masing-masing poin berikut ini.
Baca Juga : 6 Karakteristik Kualitas Informasi Akuntansi dalam Bisnis
General Ledger adalah
Sumber : freepik.com
Istilah ini mungkin asing, namun jika Anda membaca kata buku besar, rasanya tak asing bukan? General ledger adalah istilah lain dari buku besar yang digunakan dalam dunia bisnis internasional. Jelas, pernyataan di bagian awal tadi benar adanya, sebab setiap proses akuntansi yang dilakukan perusahaan akan terkait dengan buku besar perihal pencatatannya.
Buku besar ini akan menjadi media pencatatan akurat untuk semua transaksi keuangan perusahaan secara menyeluruh. Data yang tercatat dalam buku besar akan menjadi acuan setiap laporan keuangan dan analisa yang dilakukan, karena idealnya data yang ada di dalam buku ini sifatnya valid, aktual, dan rinci.
Awalnya, buku ini dibuat secara tradisional oleh staf yang dimiliki perusahaan. Namun seiring berkembangnya teknologi, pembuatan general ledger akan menggunakan bantuan software akuntansi, sehingga pencatatannya bisa dilakukan lebih mudah, lebih akurat, dan lebih fleksibel dalam hal penggunaan datanya.
Fungsi dari General Ledger dalam Bisnis
Sumber : freepik.com
Menjalankan fungsi utamanya sebagai media pencatatan semua proses akuntansi di dalam perusahaan, beberapa fungsi lain yang tak kalah krusial dari general ledger adalah sebagai berikut.
1. Tolak Ukur Kesehatan Bisnis Anda
Seiring berjalannya waktu dan semakin banyak data yang tercatat di dalam buku besar, maka Anda dapat melihat bagaimana perkembangan bisnis Anda. Apakah kondisi keuangan di titik terbaik, masih terus memiliki potensi berkembang, atau harus melakukan koreksi kebijakan finansial dan perusahaan.
Analisis pada data ini dapat menjadi dasar yang kuat pada penyusunan strategi bisnis secara umum, dan strategi keuangan secara khusus. Harapannya, dengan data yang valid dan akurat, analisis dapat dibuat dengan baik dan menghasilkan output kebijakan yang baik pula.
2. Rujukan Utama dalam Memeriksa Transaksi
Fungsi dari general ledger adalah mengetahui detail semua transaksi yang dilakukan oleh bisnis Anda. Seluruh transaksi dicatat secara jelas, sistematis, dan rapi, sehingga observasi data bisa dilakukan dengan cepat.
Ketika akan ditemukan hal janggal dalam laporan atau bahkan dalam transaksi yang terjadi, Anda bisa melihat kembali data atau catatan yang ada pada buku besar ini untuk memastikan kebenaran data yang tengah dilihat.
Pada dasarnya, buku besar akan menjadi rujukan utama saat akan memeriksa transaksi yang sudah dan tengah dilakukan perusahaan.
3. Sumber Data Penyusunan Laporan Keuangan
Jelas, fungsi utama dari general ledger adalah menyediakan semua data yang diperlukan untuk penyusunan berbagai laporan keuangan. Karena sifat pencatatannya yang mendetail, bahan untuk setiap jenis laporan keuangan akan tersedia dengan lengkap.
Ini juga yang menjadi alasan mengapa pencatatan yang dilakukan dalam buku besar harus sistematis dan terkategori dengan jelas. Setiap laporan keuangan akan memerlukan data berbeda, dan penyusunannya akan semakin efektif ketika data yang diperlukan dapat diambil dengan mudah karena sudah dikelompokkan.
4. Penyusunan Laporan Audit
Proses audit yang dilakukan pihak eksternal sering membuat pemilik usaha menjadi khawatir. Namun sebenarnya hal ini tidak perlu terjadi, selama catatan yang dilakukan dalam general ledger adalah catatan yang riil dan akurat.
Acuan utama audit yang dilakukan adalah semua data yang tercatat dalam buku ini. Ketika setiap data dapat dipastikan validitasnya dan sesuai dengan keadaan perusahaan, maka audit tidak akan menjadi masalah yang besar.
Lalu Bagaimana Cara Membuatnya? Apakah Sulit?
Sumber : freepik.com
Setiap perusahaan selalu memiliki kebijakannya masing-masing dalam pembuatan berbagai macam berkas. Namun untuk general ledger, tahapan atau cara ideal untuk pembuatannya adalah sebagai berikut.
- Sesuaikan dengan bagan perusahaan, hal ini penting karena setiap perusahaan akan memiliki bagan yang berbeda. Buat catatan yang sesuai dengan bagan perusahaan Anda, sehingga proses selanjutnya bisa berjalan lancar.
- Entri jurnal, langkah kedua adalah pembuatan catatan detail dari transaksi yang dilakukan. Hal ini juga disebut dengan entri jual, yang mengandung keterangan akun, tanggal transaksi, akun dan jumlah kredit, akun dan jumlah debit, serta deskripsi masing-masing transaksi.
- Kategorisasi transaksi, semua transaksi yang terjadi harus dikategorikan sesuai dengan akun yang relevan. Kategori besar ini bisa berbentuk penjualan, kas, dan berbagai akun lain yang bisa menjadi kategori utama.
- Neraca percobaan, guna memastikan jumlah debit sama dengan kredit, maka pembuatan neraca percobaan menjadi solusinya. Ketika percobaan dilakukan dan hasilnya tidak sesuai, maka harus ada pengecekan yang dilakukan untuk mengetahui dimana letak kesalahannya.
- Pemindahan ke buku besar, pindahkan entri jurnal ke buku besar untuk memastikan validitas catatan yang ada.
Baca Juga : Aplikasi Akuntansi: Pengertian, Manfaat dan 5 Fiturnya yang Menarik
Pembuatan atau penyusunan general ledger adalah hal yang harus dilakukan. Untuk memudahkan semua proses ini, perusahaan Anda bisa menggunakan sistem ERP yang terpadu dengan banyak fitur di dalamnya.
RUN System Membawa Modul Financial and Cost Control Management
Modul Financial and Cost Control Management terdiri dari modul Akuntansi dan Keuangan yang dikembangkan guna mengelola seluruh aktivitas akuntansi perusahaan di setiap proses bisnis. Setiap proses akuntansi akan berjalan mudah dan praktis, sebab modul ERP dari RUN System terintegrasi dengan banyak bagian di perusahaan.
Penyusunan general ledger adalah hal yang bisa dilakukan dengan cepat, akurat, dan efektif dengan bantuan modul ini. Jadi, segera gunakan RUN System sekarang di perusahaan Anda, dan dapatkan semua kemudahannya!
