Sebuah perusahaan tidak hanya dapat beroperasi berkat teknologi yang digunakannya, namun juga karena adanya elemen manusia yang turut serta dalam kegiatan operasional. Tak heran jika pengelolaan data SDM di perusahaan menjadi krusial, dan HR master data management menjadi penting untuk diterapkan.
HR master data management sendiri merupakan sebuah upaya untuk mengelola data SDM yang ada di perusahaan menggunakan sistem yang terintegrasi, sehingga setiap perubahan yang terjadi atas karyawan yang ada di dalam perusahaan dapat diperbarui secara aktual.
Cukup mudah dipahami? Namun sejatinya tentu akan banyak sekali elemen dan kompleksitas di dalam upaya ini agar dapat memberikan output yang optimal. Maka dari itu, mari pahami cara kerja dan fungsinya di dalam sebuah perusahaan.
Baca Juga: Tujuan, Fungsi, dan 5 Tahapan Penyusunan Payroll Accounting
Fungsi dari Penerapan Konsep HR Master Data Management
Sumber: freepik.com
Secara praktis penerapan konsep dan sistem ini didalam perusahaan akan menjalankan beberapa fungsi krusial dalam pengelolaan SDM yang dimiliki. Mulai dari proses rekrutmen hingga pembaruan status ketika telah meninggalkan perusahaan, berikut fungsinya.
1. Data Lengkap Karyawan
Pertama jelas adalah keberadaan data lengkap mengenai karyawan yang ada di perusahaan. Karena sifatnya sebagai pengelolaan data utama dari sistem perusahaan, maka akan diperoleh detail setiap karyawan terkait dengan pekerjaan yang dilakukannya.
Data ini mencakup nama, data diri, posisi saat ini, tanggal masuk, kontrak yang berlaku, besaran upah dan semua yang terkait, jatah cuti, capaian yang ditorehkan, pelatihan dan sertifikat yang dimiliki, kemampuan lain di luar posisi kerja, dan sebagainya.
2. Memudahkan Pengelolaan SDM
Dengan master data yang terpusat dalam sistem perusahaan, jelas pengelolaan SDM yang ada akan lebih mudah. Perencanaan strategis terkait peningkatan performa, pelatihan, atau sertifikasi yang dilakukan dapat dilakukan lebih baik sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan potensi SDM.
Di waktu yang sama, keberadaan master data tunggal ini juga akan memudahkan banyak proses bisnis lain berkenaan dengan pengelolaan SDM, sehingga tidak ada data karyawan yang salah ketika digunakan.
3. Berfungsi dalam Proses Rekrutmen
Fungsi ketiga dari HR master data management adalah untuk membantu proses rekrutmen yang lebih efektif. Maksudnya adalah dengan keberadaan data lengkap karyawan yang ada, perusahaan dapat memetakan kebutuhan SDM baru seperti apa yang harus dimasukkan.
Optimasi proses rekrutmen juga dapat dilakukan dengan baik karena dapat didukung dengan prosedur yang lebih terencana sesuai dengan bidang yang diperlukan. Jadi perusahaan tidak akan sulit menemukan talent baru untuk mengisi posisi di perusahaan.
4. Terkait Promosi dan Evaluasi
Terkait dengan poin kedua tadi dalam rangka memudahkan pengelolaan SDM, sistem ini juga akan membantu proses promosi atau evaluasi seorang karyawan. Mengapa demikian? Sebab seluruh catatan performa dan capaian target dapat terekam dengan baik, dan dipersonalisasi untuk masing-masing karyawan.
Dengan demikian penilaian dapat dilakukan lebih objektif berdasarkan sistem yang sudah diberlakukan, dan setiap karyawan akan mendapatkan apresiasi yang sesuai. Untuk karyawan dengan nilai baik, maka peluang promosi akan terbuka lebar, namun untuk karyawan yang masih memiliki performa kurang dapat direncanakan kemudian bagaimana cara meningkatkannya.
5. Pembaruan Aktual di Setiap Pos
Dinamika perusahaan tentu akan membawa perubahan di bagian karyawan yang ada. Ketika terjadi perubahan pada status atau jabatan karyawan, bahkan terkait insentif dan denda yang diterapkan, semua akan tercatat di sistem tunggal ini.
HR master data management akan membantu melakukan pembaruan aktual untuk setiap karyawan, sehingga perubahan yang terjadi dapat diterapkan sesegera mungkin. Tidak ada lagi kesalahan karena adanya pembaruan mendadak, dan kinerja bisnis dapat dioptimalkan.
Lalu Bagaimana Cara Kerjanya?
Sumber: freepik.com
Untuk cara kerjanya sendiri dapat mengandalkan banyak model sistem pengelolaan SDM yang ada. Misalnya saja dengan modul human capital management system yang telah terintegrasi dengan sistem lain di dalam bisnis, hal ini dapat dengan mudah terwujud.
Secara praktis, entri akan menjadi hal pertama yang dilakukan oleh perusahaan. Entri data akan dilakukan untuk setiap karyawan yang ada, sehingga datanya dapat terbaca dan tersimpan di dalam sistem.
Setiap karyawan kemudian memiliki identitas yang dapat dikenali oleh sistem, entah dalam bentuk kartu yang dilengkapi chip, kata sandi dan user ID, atau bentuk lain yang dapat membuat mereka dikenali oleh sistem.
Setiap pekerjaan yang dilakukan kemudian akan tercatat di dalam sistem, sesuai dengan realita yang ada. Dinamika kinerja akan tercatat, sehingga perusahaan memiliki data lengkap untuk setiap performa karyawan.
Modul ini juga akan memiliki data mengenai informasi cuti, informasi gaji dan insentif serta denda dan lembur, pengajuan pelatihan, sertifikasi khusus, hingga status riil dari setiap karyawan.
Misalnya saja terjadi perubahaan, karyawan A yang tadinya berada di level associate cukup lama sudah dipromosikan, maka data karyawan tersebut secara menyeluruh akan berubah di setiap pos perusahaan yang menyangkut tentang dirinya di waktu yang hampir bersamaan.
Hal serupa juga berlaku untuk karyawan yang sudah pensiun, berhenti kerja, atau keluar dari perusahaan.
Baca Juga: 6 Cara Sistem HR Mempermudah dalam Mengelola Pekerja Kontrak
Itu tadi sekilas mengenai konsep HR master data management yang dapat diaplikasikan di dalam perusahaan Anda. Menarik bukan? Untuk mengoptimalkan sistem ini, Anda dapat menggunakan modul handal yang disediakan oleh RUN System, dengan nama Human Capital Management System. Modul ini akan membantu menerapkan master data management untuk bidang SDM, sehingga semua karyawan akan tercatat di satu sistem data tunggal yang dimiliki perusahaan. Segera gunakan ERP RUN System sekarang, dan maksimalkan semua manfaatnya!
