Optimasi bisnis tidak selalu berfokus pada aktivitas pemasaran atau pengembangan produk saja, namun juga menyoal manajemen pergudangan. Tanpa memiliki basis sistem pergudangan yang solid, persediaan akan kacau dan membuat berbagai proses lain berjalan dengan kurang optimal.
Tapi apa yang dimaksud manajemen pergudangan itu sendiri?
Mungkin Anda lebih mengenalnya dalam sebutan warehouse management, dan kemudian dioptimalkan dengan warehouse management system. Konsep ini pada dasarnya ingin menjadikan pengelolaan dan proses yang terjadi di dalam gudang mencapai titik efisiensi yang tinggi, sehingga semua urusan perusahaan terkait aktivitas di gudang bisa berjalan dengan optimal.
Baca Juga: Kenali Pentingnya Safety Stock dan 6 Cara Menghitungnya
Mengenal Lebih Jauh Mengenai Manajemen Pergudangan
Manajemen pergudangan sendiri dapat dipahami sebagai sebuah metode atau sistem yang diterapkan untuk melakukan pengaturan pada aktivitas pergudangan yang dimiliki perusahaan Anda, dengan tujuan agar setiap aktivitas yang berjalan benar-benar efektif dan tidak mengalami pemborosan dari segi apapun.
Tapi apa saja sebenarnya yang ingin dioptimalkan dengan metode ini?
Semua bagian dari aktivitas pergudangan. Mulai dari penyimpanan barang, pengeluaran barang, pengemasan barang yang akan keluar dari gudang, urusan retur, dan semua hal lain yang terjadi di dalam gudang.
Dengan optimasi setiap proses ini, idealnya banyak proses bisnis yang juga akan berjalan dengan optimal sehingga perusahaan memiliki tingkat produksi yang lebih baik. Jangan salah sangka, pengelolaan gudang yang baik dapat menghindarkan perusahaan dari berbagai bentuk inefisiensi yang dapat memberikan efek berantai pada operasional perusahaan.
Membedah Fungsi dari Manajemen Gudang
Sumber: freepik.com
Jika melihat dari definisi di atas, mungkin Anda sudah dapat menerka kira-kira apa fungsi yang dibawa metode atau sistem ini. Sedikitnya, fungsi dari warehouse management dapat dibagi ke dalam empat kategori besar.
1. Menyimpan Barang dengan Aman
Secara mendasar, pengelolaan gudang memiliki fungsi utama agar barang atau produk yang disimpan di dalam gudang tetap aman dan terjaga kualitasnya. Ini mengapa kemudian barang yang masuk di data, ditempatkan, dan diberikan treatment dengan tepat sesuai dengan kategori barang.
Hal ini juga mencakup faktor keamanan gudang, dengan meletakkan perangkat pengawasan dan staf yang bertanggungjawab atas keadaan gudang.
2. Memantau Stok Barang secara Aktual
Fungsi kedua adalah untuk memantau secara aktual stok barang yang dimiliki di fasilitas gudang. Stok barang di sini dapat diartikan sebagai bahan baku, atau produk yang siap dipasarkan atau didistribusikan ke fasilitas lain.
Pemantauan stok barang ini akan berpengaruh pada rencana pengadaan atau pembelian bahan baku, dan pengelolaan arus distribusi yang terjadi pada sistem perusahaan. Tanpa data yang akurat dan tepat, akan muncul masalah seperti keterlambatan distribusi, kekosongan barang, dan sebagainya.
3. Mengurangi Biaya Transportasi
Hal ini sangat terasa pada perusahaan yang memiliki banyak fasilitas gudang. Dengan data lokasi dan posisi barang yang akurat, perusahaan dapat mendistribusikan barang ke titik yang dituju dari fasilitas gudang terdekat.
Tanpa manajemen gudang yang baik data ini tidak akan diperoleh sehingga bisa jadi muncul pemborosan dan tidak efisiennya biaya transportasi. Di sisi lain, perusahaan juga akan memiliki data akurat mengenai ruang yang tersedia di gudang, sehingga pengiriman barang tidak perlu mengalami pengalihan saat sampai di fasilitas gudang.
4. Pendataan Inventaris
Manajemen pergudangan secara langsung juga terhubung dengan urusan pendataan inventaris yang ada di fasilitas gudang. Memperoleh data akurat mengenai jumlah stok barang, posisinya, kondisinya, hingga treatment khusus yang diperlukan, semua akan masuk dalam sistem manajemen ini.
tidak akuratnya data inventaris akan memicu pemborosan pada perusahaan, karena aktivitas pengadaan barang yang tidak tepat waktu dan penggelapan aset bisa saja terjadi.
Selanjutnya, Tujuan Penerapan Warehouse Management
Sebenarnya tujuan dari penerapan warehouse management sendiri cukup sederhana. Pertama adalah memastikan kuantitas dan kualitas barang yang ada di gudang, kemudian memperbarui informasi barang yang ada di gudang, merapikan data administrasi, dan mencegah terjadinya kesalahan distribusi.
Secara mendasar, keberadaan data yang solid menjadi hal utama, dan menjadi acuan atas upaya optimasi proses yang berjalan di gudang ini.
Elemen Penting dalam Konsep Manajemen Gudang
Sumber: freepik.com
Jika berbicara mengenai elemen penting yang ada di dalam konsep manajemen pergudangan, tentu tidak akan bisa dilepaskan dari elemen manusia, perangkat keras, dan perangkat lunak atau sistem dan framework yang dimiliki oleh bisnis Anda.
- Perangkat keras, dengan dukungan perangkat keras yang tepat, Anda dapat mengoptimalkan semua urusan. Pemindahan barang, penghitungan, pendataan, hingga pengecekan kualitas dan kuantitas dari barang yang keluar dan masuk pada fasilitas perusahaan.
- Elemen manusia, biar bagaimanapun juga pengelolaan gudang tetap memerlukan elemen manusia yang kompeten. Perpaduan antara hardware, software, dan elemen manusia yang bekerja sinergis akan memberikan hasil terbaik untuk Anda.
- Elemen software atau sistem framework, dengan bantuan dari sistem dan perangkat lunak yang tepat, Anda dapat mengintegrasikan semua proses dengan mudah dan praktis. Ketika semua dapat termonitor pada satu platform yang solid, maka berbagai urusan pergudangan jelas akan berjalan lebih lancar.
Baca Juga: 4 Alasan Mengapa Menggunakan Aplikasi Gudang Penting, Jangan Salah Pilih!
Optimasi manajemen pergudangan memerlukan dukungan dari setiap elemen di atas, agar dapat menjalankan fungsi dan tujuannya dengan baik. Tanpa perlu mencari lagi, RUN System telah menyediakan modul optimal untuk pengelolaan gudang Anda.
RUN System dengan Inventory & Material Management
Menggunakan modul Inventory & Material Management, RUN System siap mendorong optimasi pengelolaan gudang Anda hingga titik maksimal. Integrasi pada sistem yang tersedia memungkinkan berbagai urusan diselesaikan dengan cepat, efektif, namun tanpa mengesampingkan akurasi proses. Maka dari itu, segera gunakan RUN System dalam perusahaan Anda, dan optimalkan semua proses yang terjadi dalam bisnis Anda!
