Penggunaan Material Request dalam Produksi dan Manufaktur

Untuk Anda yang bekerja atau memiliki perusahaan manufaktur, tentu dokumen material request bukan lagi hal yang asing. Dokumen ini sering muncul dalam proses manufaktur dalam rangka melakukan pengajuan atau permintaan pada komponen atau bahan baku spesifik yang diperlukan dalam proses produksi.

Material request sendiri merupakan sebuah dokumen yang digunakan oleh departemen atau bagian produksi, untuk meminta bahan baku yang diperlukan dalam proses manufaktur atau produksi. Dokumen ini digunakan untuk mengotorisasi dan mencatat semua komponen yang digunakan, sehingga data persediaan dan stok bisa terus diperbarui dengan baik.

Bahasan terkait isi dokumen ini, tujuan pembuatannya, dan contoh praktis dalam proses pengadaan, dapat Anda cermati di bawah ini.

Baca Juga: Pentingnya Vendor Quotation bagi Perusahaan dan 5 Fungsinya

Isi dari Material Request

Material request

Sumber: freepik.com

Karena terkait dengan permintaan bahan baku dari bagian produksi, maka isi dari dokumen ini juga tidak akan jauh dari urusan material dan sebagainya. Secara umum, isi dari material request adalah sebagai berikut:

  • Nomor pengajuan
  • Tanggal pengajuan dilakukan
  • Tanggal material atau bahan baku diperlukan
  • Deskripsi detail material yang diperlukan
  • Nomor atau kode material
  • Jumlah yang diperlukan
  • Tanda tangan dari pihak manajemen untuk persetujuan pengajuan

Mungkin saja dalam setiap perusahaan yang ada dokumen ini bisa memiliki isi yang berbeda. Namun secara umum, komponen utama yang perlu ada dalam sebuah dokumen pengajuan atau permintaan bahan baku adalah beberapa poin di atas.

Lalu Apa Tujuan Pembuatannya?

Material request

Sumber: freepik.com

Melihat keperluannya, dokumen ini akan memiliki setidaknya empat tujuan umum.

1. Mengambil Bahan Baku dari Persediaan

Ketika dokumen ini dikirimkan, maka salah satu tujuannya adalah meminta bahan baku dari persediaan yang dimiliki di fasilitas gudang perusahaan. Pengambilan ini jelas untuk digunakan dalam rangka proses produksi atau manufaktur.

Bahan baku yang diambil memerlukan berkas ini agar dapat dicatat dengan baik pada sistem pengelolaan persediaan. Dengan demikian, data stok yang dimiliki senantiasa diperbarui dan dapat diandalkan untuk berbagai kepentingan.

2. Pencatatan Persediaan

Terkait dengan poin tujuan pertama tadi, berkas ini dibuat dengan tujuan untuk mencatat setiap pengambilan atau penggunaan bahan baku untuk proses produksi atau manufaktur. Dengan demikian fasilitas gudang dapat memiliki data akurat terkait penggunaan bahan baku.

Dari data aktual ini, restock dapat dilakukan tepat waktu tanpa adanya delay atau keterlambatan pengadaan yang pada akhirnya dapat mengganggu proses produksi dan manufaktur.

3. Biaya Produksi

Tujuan ketiga adalah dalam rangka menyusun biaya produksi yang diperlukan perusahaan dalam proses untuk menghasilkan produk tertentu. Karena biaya bahan baku yang diperlukan dapat dilacak dengan akurat, maka perhitungan biaya produksi juga akan semakin tepat.

Biaya produksi penting perannya dalam menyusun perhitungan bisnis yang ada di dalam sebuah perusahaan. Tanpa diketahuinya data ini, maka penentuan harga jual produk akan menjadi rancu.

4. Pengajuan Pengadaan Bahan Baku

Tidak lain dan tidak bukan tujuan keempat adalah pengadaan bahan baku yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan produksi dan manufaktur. Dengan pengajuan berkas ini, bagian produksi akan meminta bagian purchasing atau procurement untuk dapat membeli atau menyediakan bahan baku yang diperlukan dalam rangka proses produksi.

Meski terbagi menjadi empat tujuan berbeda, sejatinya berkas ini ditujukan untuk melakukan pengadaan, pembelian, atau permintaan bahan baku untuk proses produksi dan manufaktur. Perbedaannya terletak pada tujuan permintaan dan pengajuan.

Contoh Penggunaan Berkas Material Request dalam Proses Pengadaan Barang

Material request

Sumber: freepik.com

Skenario Pertama

Misalnya saja, perusahaan Anda memesan bahan baku atau barang yang diantarkan ke fasilitas gudang yang telah ditunjuk, maka proses pengadaan dan pemesanan ini akan melibatkan beberapa pengisian formulir atau data transaksi. Data akan tercatat sebagai proses pengadaan dan proses pengelolaan stok di gudang.

Ketika bagian produksi memerlukan bahan baku, maka bagian ini akan mengajukan berkas material request pada bagian gudang. Berkas yang diajukan memuat komponen yang disebutkan sebelumnya, dan dapat menjadi acuan deteksi audit dan alur penggunaan stok bahan baku.

Setelah disetujui, bahan baku segera dikirimkan ke fasilitas produksi, untuk digunakan. Hal ini dilaporkan dan dikonfirmasi oleh petugas yang melakukan transaksi internal ini.

Skenario Kedua

Skenario kedua terjadi ketika material request diajukan dari bagian produksi ke bagian purchasing, dalam kondisi bahan baku tidak tersedia di gudang dan diperlukan dalam waktu yang lebih cepat. Pengajuan berkas dapat secara langsung diberikan pada bagian purchasing atau procurement, sehingga dapat melakukan bypass dari bagian gudang.

Meski demikian bagian gudang tetap akan mendapatkan notifikasi atas pengadaan yang dilakukan sehingga pelacakan penggunaan persediaan tetap dapat terjadi dengan baik.

Berbekal dokumen ini bagian purchasing atau procurement akan melakukan pengadaan bahan baku menggunakan proses procurement yang dimiliki oleh perusahaan hingga bahan baku selesai dan dikirimkan ke fasilitas produksi.

Baca Juga: 10 Poin Penilaian Kinerja Vendor, Sudahkah Anda Lakukan? 

Itu tadi, sekilas mengenai berkas material request dan penggunaannya dalam proses produksi dan manufaktur, serta skenario yang mungkin terjadi di dalam perusahaan. Tentu saja, penggunaan dokumen ini sejatinya tidak perlu menjadi hal yang merepotkan, ketika Anda menggunakan modul procurement yang solid, seperti yang disediakan RUN System. Procurement Management yang tersedia dapat membantu Anda melakukan proses penyusunan dan pengiriman material request, tanpa absen dari dokumentasi sistem ERP yang dimiliki perusahaan. Praktis, solid, dan terpercaya, modul dari RUN System dapat meningkatkan produktivitas hingga titik optimal!

Bagaimana kami dapat membantu Anda?

Beri tahu kami apa yang Anda butuhkan, kami siap memberikan solusi yang tepat untuk bisnis Anda