Pengadaan barang erat dengan banyak proses dan istilah yang muncul untuk menyebut hal-hal spesifik dalam kegiatan ini. Procure to pay adalah salah satu istilah yang akan sering Anda temui selama pengadaan barang dan jasa yang diperlukan perusahaan Anda.
Tapi tahukah Anda apa itu procure to pay?
Dalam bisnis dan transaksi brand to brand atau B2B, istilah ini muncul sebagai salah satu bentuk proses yang terjadi agar lebih optimal. Untuk memahami istilah ini lebih lanjut, mari simak penjelasannya berikut ini.
Baca Juga: Mengenal Bagian Procurement Perusahaan, Tugas, Prinsip, dan Skill yang Dibutuhkan
Mengenal Apa Itu Procure to Pay
Sumber: freepik.com
Yang dimaksud dengan procure to pay adalah sebuah proses pembelian hingga proses pembayaran dalam sebuah kegiatan usahanya, di konteks transaksi antara satu perusahaan dengan perusahaan lain atau B2B.
Transaksi ini akan melibatkan pembayaran dalam jumlah yang besar, sehingga memerlukan proses lain dalam penyelesaiannya. Proses ini juga dapat mengacu pada bentuk permintaan supply atau persediaan, pembelian, penerimaan, pembayaran, dan pencatatan akuntansi atas suatu barang dan jasa yang diperlukan dalam sebuah usaha.
Pada prosesnya, hal ini akan memerlukan beberapa dokumen agar dapat terselesaikan. Mulai dari dokumen persetujuan pembelian, purchase order, laporan penerimaan barang atau jasa yang diadakan, hingga invoice dari penyedia yang dikirimkan setelah barang atau jasa terkonfirmasi.
Cara Kerja P2P dalam Bisnis
Sumber: freepik.com
Cara kerja dari proses ini sendiri akan terbagi ke dalam tujuh tahapan berbeda. Penjelasan lebih lengkapnya dapat Anda temukan di bawah ini.
1. Pertama, Pencatatan Kebutuhan Perusahaan
Untuk melakukan pengadaan barang dengan baik, maka sebelumnya wajib dirinci dan dicatat mengenai kebutuhan perusahaan. Kebutuhan ini bisa diperoleh dari data yang diberikan setiap divisi, atas apa yang mereka butuhkan untuk memenuhi operasional.
Barang dan jasa yang diperlukan akan didata oleh bagian pengadaan, kemudian dilakukan verifikasi pada manajer terkait untuk mendapatkan persetujuan. Data yang telah terverifikasi akan diteruskan ke penyedia, untuk memastikan ketersediaannya.
2. Memilih Penyedia
Tahap kedua dilakukan untuk memilih penyedia yang dirasa dapat memenuhi kebutuhan barang dan jasa dari perusahaan. Pemilihan ini wajib dilakukan dengan pertimbangan matang, sehingga diperoleh transaksi yang valid, yang benar-benar dapat dipertanggungjawabkan.
Maintenance hubungan dengan penyedia yang terpercaya dapat membawa keuntungan jangka panjang untuk perusahaan Anda.
3. Pengajuan Permohonan Pembelian
Pengajuan permohonan pembelian secara resmi akan diajukan, berdasarkan data yang telah terverifikasi sebelumnya. Data ini diberikan pada pihak penyedia yang telah dipilih. Sebelumnya data ini wajib diverifikasi oleh kepala departemen atau manajer yang berwenang.
Peninjauan akan dilakukan secara cermat sehingga tidak ada pengadaan yang tidak efisien pada prosesnya. Semua telah disesuaikan dengan kebutuhan.
4. Penerbitan PO
Purchase order selanjutnya akan diterbitkan, setelah pengajuan yang dilakukan disetujui. Tim pengadaan akan mengirimkan purchase order pada penyedia yang telah dipilih. Isi dari PO adalah dokumen pemesanan yang secara spesifik memuat informasi barang atau jasa yang akan dipesan.
Mulai dari nama, jumlah, harga per unit, harga total, tanggal pemesanan, dan berbagai elemen lain terkait transaksi pengadaan yang akan dilakukan.
5. Penerimaan Pesanan Pengadaan
Tahap procure to pay selanjutnya dilakukan dengan penerimaan barang atau jasa yang telah dipesan pada penyedia, sesuai dengan tanggal dan fasilitas gudang yang menjadi tujuan pengiriman. Pengiriman ini kemudian dicek dan dipastikan cocok dengan pesanan yang telah dilakukan sebelumnya.
Jika semua cocok, maka barang atau jasa akan diterima dengan menyertakan dokumen penerimaan barang. Jika terdapat ketidaksesuaian, dilakukan retur atau prosedur lain yang disepakati.
6. Rekonsiliasi Invoice
Tahap berikutnya adalah rekonsiliasi invoice, dengan pengiriman invoice dari penyedia pada perusahaan. Invoice ini kembali dicocokkan dengan berkas PO yang diterbitkan, dan konfirmasi penerimaan barang dan jasa pada fasilitas gudang yang sudah dilakukan.
7. Account Payable
Tahap terakhir yang dilakukan adalah persetujuan pada invoice yang diajukan oleh penyedia. Tim keuangan akan memproses invoice ini, sesuai dengan tanggal dan jumlah tagihan yang telah diajukan. Sebelum dibayar, tagihan ini akan tercatat sebagai utang dagang.
Fitur yang Disediakan pada Sistem P2P Digital
Sumber: freepik.com
Pada dasarnya, procure to pay adalah sebuah proses yang umum dilakukan. Kehadiran teknologi informasi kemudian bertujuan untuk memudahkan proses ini, dengan kombinasi teknologi dan jaringan yang tersedia.
Beberapa fitur yang kemudian muncul pada software atau sistem P2P digital antara lain adalah:
- Procurement, yang bertujuan untuk memudahkan proses pengadaan sehingga lebih praktis namun tetap akurat.
- Sourcing, merupakan fitur yang berguna untuk memberikan rekomendasi atau hasil penilaian dari penyedia yang ada, sehingga opsi penyedia yang disajikan kepada pelanggan lebih baik.
- Online negotiation, merupakan fitur yang memungkinkan perusahaan dan penyedia melakukan negosiasi secara online, sehingga efisien terhadap waktu yang digunakan.
- Pemberkasan, jelas hal ini penting, agar setiap transaksi dapat memiliki pemberkasan yang legal dan akurat. Template akan tersedia dan dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan.
Mengapa Perusahaan Memerlukan Sistem Digital Ini?
Sumber: freepik.com
Sebab banyak keuntungan yang bisa diperoleh perusahaan dalam penggunaan sistem pengelolaan procure to pay.
Mulai dari proses pengadaan yang lebih efektif dan efisien, kemudahan kemudahan monitoring yang dilakukan, peningkatan kualitas hubungan dengan penyedia, memberikan keleluasaan dalam negosiasi, meningkatkan pengambilan keputusan, dan mengurangi biaya proses invoice.
Baca Juga: Purchasing adalah Aktivitas yang Pasti Dilakukan di Bisnis, Ini Prosesnya!
Memahami kebutuhan akan sistem procure to pay yang efektif, maka RUN System kemudian memberikan modul Procurement Management yang dapat Anda gunakan. Tidak berhenti sampai situ saja, RUN juga memiliki kanal bisnis yang dapat mengakomodir kebutuhan pengadaan, yakni RUN Market. Ekosistem digital yang dapat memfasilitasi kebutuhan perusahaan dan penyedia ini mudah digunakan, dan memiliki jaminan sistem yang solid sehingga memberikan keuntungan untuk setiap pihak. Segera gunakan RUN System dan RUN Market, untuk menunjang kebutuhan bisnis Anda!
