Tidak sedikit yang belum sadar bahwa sejatinya proses pengadaan barang dan jasa yang optimal di dalam bisnis dapat memberikan dukungan optimal pada operasional yang dilakukan. Tak heran, penerapan procurement data management yang baik menjadi mutlak dilakukan setiap bisnis di berbagai sektor.
Namun sebenarnya apa yang dimaksud dengan procurement data management ini?
Secara singkat, istilah ini mengacu pada proses pengumpulan, pengelolaan, dan manajemen informasi yang berkaitan dengan urusan pengadaan barang dan jasa dari sumber eksternal atau dari vendor dan penyedia lainnya.
Secara mendasar, proses pengadaan barang dan jasa tentu terus akan berkembang seiring bertambahnya vendor yang bekerjasama dengan bisnis Anda. Ini mengapa, pengelolaan datanya menjadi penting agar setiap vendor dapat dimonitor dengan cermat performa pengadaannya, sehingga dapat diperoleh vendor terbaik untuk setiap urusan pengadaan yang dilakukan.
Baca Juga: 3 Bagian Penting dari Sales Management, Wajib Dioptimalkan!
Fungsi dari Procurement Data Management
Sumber: freepik.com
Pengelolaan data pengadaan barang dan jasa yang efektif idealnya menjalankan fungsi-fungsi yang ada di poin-poin berikut ini. Secara umum, fungsi utamanya adalah menjamin perusahaan untuk mendapatkan deal dengan value terbaik dan risiko yang minim, sehingga perusahaan senantiasa diuntungkan.
Dijabarkan dalam poin lebih detail, berikut penjelasannya.
1. Meningkatkan Efisiensi
Sistem manajemen data memungkinkan perusahaan untuk dengan cepat dan mudah mengakses informasi yang diperlukan saat pencarian vendor barang dan jasa. Hal ini dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk melakukan pencarian penyedia, dan mengurangi kerja manual yang dilakukan tim pengadaan barang.
2. Improved Visibility
Dengan adanya data manajemen yang baik perusahaan dapat melihat dengan jelas kondisi supply chain yang dimiliki. Keuntungan ini dapat membantu pelacakan pesanan, memahami performa penyedia, dan memastikan barang dan jasa dikirimkan tepat waktu.
3. Penghematan Biaya
Ketika bisnis Anda memiliki sistem pengelolaan data pengadaan barang dan jasa yang terotomasi, Anda dapat menghemat beberapa pos biaya. Mengapa demikian? Sebab proses manual yang dilakukan jelas akan berkurang. Di waktu yang sama Anda dapat membandingkan dengan mudah harga-harga yang ditawarkan berbagai vendor dan memilih mana yang paling ekonomis.
4. Mendukung Pembuatan Keputusan
Keputusan yang baik hanya akan didapatkan dari basis data yang solid sebagai bahan pertimbangannya. Maka Anda tak lagi perlu ragu terkait hal ini, sebab sistem procurement data management dapat mengakomodir hal ini dengan memberikan data-data komprehensif yang aktual, sesuai dengan update terkini.
5. Menaikkan Daya Saing
Fungsi kelima dari adanya data management di bidang procurement adalah membuat perusahaan memiliki daya saing yang lebih tinggi. Perusahaan dapat mengidentifikasi kesempatan dan potensi untuk mengurangi biaya, dan mengoptimalkan supply chain dengan menganalisis data yang tersedia.
Pada dasarnya, fungsi dara keberadaan data management memang dapat membantu perusahaan menjalankan banyak proses dengan lebih efisien. Tujuan akhirnya tentu adalah transaksi yang lebih menguntungkan dari waktu ke waktu, dan perusahaan selalu memperoleh pengadaan barang dan jasa yang value-nya paling tinggi.
Cara Mengelola Data Procurement dalam Sistem
Sumber: freepik.com
Sebenarnya cara pengelolaan data ini akan serupa dengan pengelolaan data lain yang ada di dalam perusahaan, namun dalam konteks pengadaan barang dan jasa. Proses kerjanya akan terbagi ke dalam tujuh langkah berbeda, yang masing-masing bisa Anda cermati di bawah ini.
- Mengidentifikasi kebutuhan bisnis, tahap pertama ini akan dilakukan dengan identifikasi pada apa yang dibutuhkan oleh perusahaan Anda. Barang apa yang diperlukan? Jasa apa yang diperlukan? Data ini akan dirinci dan di-review oleh pihak manajemen sebelum disetujui.
- Perencanaan dan budgeting, setelah kebutuhan bisnis bisa diidentifikasi, maka anggaran dan timeline pengadaan harus segera ditetapkan. Hal ini dapat membantu menentukan vendor mana yang akan dipertimbangkan, dan berapa lama proses pengadaan akan berlangsung.
- Pencarian penyedia. Di tahap ketiga, perusahaan akan melihat data yang sudah dimiliki dan mulai mencari penyedia atau vendor yang sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan. Di sini peran data sangat penting karena dapat memudahkan dan mempercepat proses pemilihan yang dilakukan.
- Negosiasi dan penyusunan kontrak, setelah penyedia dipilih, negosiasi dan penyusunan kontrak akan dilakukan. Negosiasi dilakukan dalam rangka memastikan kondisi paling menguntungkan untuk kedua pihak, dan penandatanganan akan terjadi.
- Handling relationship, menjaga hubungan baik antara perusahaan dan vendor harus dijaga dengan baik. Hubungan yang baik dapat membantu perusahaan di masa depan, ketika diperlukan kembali procurement serupa.
- Quality assurance, setelah pesanan datang, maka dilakukan quality assurance untuk memastikan produk sesuai dengan pesanan yang diajukan pada vendor. Di sini, pencatatan akan dilakukan sehingga dapat dibandingkan antara performa kini dan sebelumnya.
- Senantiasa memastikan persediaan, dalam skenario pengadaan langsung, perusahaan Anda juga perlu mengetahui kapasitas pengadaan yang dapat dilakukan oleh vendor. Hal ini diperlukan sehingga dapat dipastikan vendor mampu memenuhi kebutuhan bisnis.
Baca Juga: 4 Jenis Manajemen Logistik untuk Perusahaan yang Anda Miliki
Pengadaan barang dan jasa memang menjadi kegiatan rutin yang dilakukan setiap perusahaan. Ini mengapa, optimasinya diperlukan sehingga diperoleh transaksi yang menguntungkan serta dapat digunakan untuk jangka panjang bagi perusahaan.
Terkait dengan procurement data management, Anda sebenarnya dapat memperoleh modul handal untuk urusan ini. Modul yang dapat Anda gunakan adalah Procurement Management, yang disediakan oleh sistem ERP RUN System. Modul ini dapat membantu semua urusan terkait pengadaan barang secara mendetail, sehingga proses ini dapat berjalan dengan maksimal. Segera gunakan RUN System, dan manfaatkan semua benefit yang ditawarkannya!
