Tender menjadi salah satu hal yang umum dijalani pebisnis, guna mendapatkan kesepakatan yang diinginkan. Hal ini terjadi pada berbagai konteks dalam ranah kerjasama bisnis. Jelas, pemahaman mendasar pada proses tender wajib dimiliki, agar ketika kesempatan hadir dapat benar-benar dimanfaatkan dengan optimal.
Namun sebenarnya apa yang dimaksud dengan tender sendiri?
Bagi pebisnis yang baru masuk di industri, mungkin masih bertanya-tanya terkait hal ini. Maka dengan artikel berikut semoga Anda dapat memperoleh pemahaman lebih mendalam terkait pengertian, persiapan yang dilakukan, dan tahapan ideal yang akan dijalani.
Baca Juga: 6 Cara Sistem HR Mempermudah dalam Mengelola Pekerja Kontrak
Apa Itu Tender?
Sumber: freepik.com
Tender dapat dipahami sebagai sebuah proses lazim yang digunakan oleh perusahaan swasta atau perusahaan milik pemerintah untuk menentukan vendor dalam rangka pengadaan barang, jasa, atau suatu yang sebelumnya tidak dimiliki dalam rangka tujuan bisnis.
Proses ini sendiri berjalan dengan tahapan yang cukup panjang. Tujuannya adalah untuk mendapatkan vendor atau pemasok yang memenuhi syarat pengadaan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Dengan proses tender ini, pemasok atau vendor yang terpilih diharapkan dapat membantu memenuhi perusahaan tersebut sesuai dengan syarat dan ketentuan yang berlaku. Nantinya saat sudah dipilih, akan dibuat kontrak atau surat kerjasama yang menyatakan setiap detail kesepakatan pengadaan yang dilakukan.
Persiapan yang Harus Dilakukan Sebelum Memulai Proses Tender
Sumber: freepik.com
Jika sebuah perusahaan ingin turut serta dalam proses tender ini, maka setidaknya terdapat tiga hal yang harus dipersiapkan. Ketiga hal ini adalah poin-poin persyaratan yang wajib dipenuhi, sehingga sebuah entitas bisnis dapat secara legal turut serta dalam proses yang berjalan.
Legalitas bisnis, pengajuan penawaran yang sesuai, dan komitmen jelas atas pemenuhan kontrak, penjelasan ketiganya adalah sebagai berikut.
1. Legalitas Bisnis
Perusahaan yang menyelenggarakan tender hanya akan memilih pihak yang memiliki legalitas bisnis jelas. Tender sendiri bersifat terbuka, dan dapat dilihat oleh pihak lain. Tanpa keberadaan dokumen yang jelas, maka akses pada tender tidak akan diberikan karena dianggap tidak memenuhi persyaratan mendasar.
Legalitas bisnis menjadi isu penting agar transaksi yang dilakukan sesuai dengan aturan bisnis. Tanpanya, transaksi bisa mengarah ke hal yang merugikan, dan jelas tidak diinginkan oleh setiap pihak terlebih jika harus berhadapan dengan hukum.
2. Pengajuan Penawaran
Memahami apa yang dibutuhkan perusahaan penyelenggara tender, Anda juga wajib mampu menawarkan produk yang sesuai dengan hal tersebut. Tanpa adanya produk yang sesuai dengan kebutuhan penyelenggara tender, maka penawaran yang diberikan akan sia-sia.
Jika Anda ingin menawarkan produk lain, pastikan Anda memberikannya sebagai tawaran tambahan. Berikan tawaran utama untuk produk yang dibutuhkan dan dengan harga yang bersaing.
3. Berkomitmen Memenuhi Kontrak
Setelah proses tender berjalan dan perusahaan Anda berhasil memenangkan tender, maka wajib dibuat komitmen jelas terkait pemenuhan kontrak. Semua yang disepakati untuk dibeli harus dapat disediakan, sesuai dengan penawaran yang diajukan.
Ingat, hal ini didasari dengan dokumen berkekuatan hukum. Bilamana terjadi hal yang di luar kesepakatan, pihak penyelenggara dapat menggugat secara hukum atau meminta ganti rugi sesuai dengan kesepakatan.
Tahapan dalam Proses Tender secara Umum
Sumber: freepik.com
Proses tender sejatinya adalah serangkaian kegiatan yang dijalankan dalam rangka mendapatkan penyedia barang atau jasa yang dibutuhkan penyelenggara. Secara ideal, proses yang akan dijalani adalah sebagai berikut.
- Pertama, akan dimulai dengan penyelenggara yang mengirimkan berkas undangan pada calon vendor yang akan turut serta dalam proses tender. Pemilihan vendor ini sendiri mengacu pada banyak pertimbangan dan referensi.
- Proses pemberitahuan terbuka tentang kriteria penilaian dan syarat selama proses tender berlangsung akan dikirimkan oleh penyelenggara pada peserta.
- Vendor dapat mengajukan proposal sesuai dengan ketentuan pengadaan yang telah disampaikan sebelumnya. Untuk dapat lolos, perusahaan harus memenuhi semua syarat yang diberikan sehingga proposal yang dikirimkan dapat diproses.
- Beberapa vendor akan terpilih dan dihubungi oleh penyelenggara.
- Tahap berikutnya adalah penawaran langsung dengan presentasi tentang proposal yang diajukan sebelumnya. Penyelenggara akan melakukan penilaian pada presentasi yang dilakukan.
- Setelah presentasi dilakukan penyelenggara akan menilai presentasi tersebut. Dalam waktu singkat penyelenggara akan memiliki hasil tender, dan siapa yang terpilih untuk menjadi vendor dalam pengadaan kali ini.
- Penyelenggara menetapkan vendor yang digunakan untuk memenuhi kebutuhannya, dan menjadi pemenang tender untuk bertanggung jawab memenuhi penawaran yang diberikan dan disepakati.
Cukup mudah dipahami bukan?
Baca Juga: Memahami Fungsi dan 4 Tahapan dalam Demand Management
Proses tender ini sebenarnya dapat dipermudah ketika perusahaan Anda memiliki modul yang disebut dengan Procurement Management. Modul ini tidak hanya membantu tender, namun juga membantu kontrol pada proses yang berlangsung, hingga pada pengiriman dan pengecekan barang atau jasa yang diadakan bersama dengan vendor. Jadi, perusahaan akan memiliki kontrol yang lebih baik pada prosesnya dan mendapatkan hasil yang jauh lebih maksimal. Modul ini bisa Anda dapatkan ketika Anda menggunakan sistem ERP dari RUN System. Praktis, mudah diintegrasikan dengan platform pengadaan barang RUN Market, dan detail, membantu Anda dalam berbagai proses bisnis termasuk procurement. Dengan demikian semua proses akan berjalan sesuai rencana, dan produk yang Anda butuhkan akan tersaji sesuai dengan kualitas yang diperlukan. Gunakan RUN System sekarang, dan maksimalkan semua modulnya!
