
Setiap bagian di dalam perusahaan selalu memiliki tugas dan tanggung jawab yang ideal, sehingga apa yang dikerjakannya memberikan hasil yang diharapkan. Kali ini, pembahasan akan difokuskan pada tugas quality management system di dalam sebuah bisnis, dan semoga menjadi insight berguna untuk Anda.
Seperti yang telah Anda pahami, pada dasarnya, quality management system diterapkan dengan tujuan agar terdapat seperangkat standar jelas terkait produk dan proses produksinya, sehingga memenuhi kualitas yang diharapkan, baik oleh perusahaan atau oleh pasar.
Maka dari itu, tugas yang dijalankan oleh bagian ini cenderung bersifat mendasar dan sangat penting, sehingga harus dilaksanakan dengan optimal pada setiap aspeknya. Sekilas penjelasan dari tugas quality management system, adalah sebagai berikut.
Baca Juga: 6 Metode, Tahapan, dan Tujuan Evaluasi Proyek
1. Penetapan Kebijakan Mutu
Tugas pertama merupakan penetapan kebijakan mutu atau kualitas. Proses penetapan kebijakan ini sendiri akan melewati banyak diskusi, kolaborasi, dan penyelarasan antara pihak perusahaan dan hasil riset yang didapatkan dari pasar secara langsung.
Output yang diharapkan adalah bahwa perusahaan mengetahui secara jelas dan memiliki standar kebijakan mutu dan kualitas produk serta proses yang menjadi pegangan dalam melaksanakan kegiatan operasional.
Dengan kebijakan mutu dan kualitas yang jelas, setiap bagian dalam unit produksi mengetahui titik apa yang harus dicapai sehingga upaya yang dilakukan menjadi lebih fokus dan menghasilkan produk yang sesuai.
2. Proses Perencanaan

Sumber: freepik.com
Tugas kedua adalah proses perencanaan. Seperti banyak kegiatan lain di dalam perusahaan, quality management system juga memerlukan pemetaan aktivitas yang jelas. Perencanaan akan disusun setelah terdapat kebijakan mutu yang menjadi pedoman utama.
Proses perencanaan sendiri akan memetakan proses yang dilakukan, sumber daya yang dimiliki, dan aktivitas yang diperlukan untuk mencapai kualitas dan mutu yang telah ditetapkan. Hal ini jelas harus melibatkan masukan dari berbagai pihak yang secara teknis dan konsep terlibat dalam produksi.
Keterlibatan staf di lini produksi dan pengembangan produk akan sangat diperlukan demi menghasilkan rencana produksi yang jelas dan solid.
3. Pelaksanaan dan Eksekusi
Setelah standar ditetapkan dan rencana dibuat sedemikian rupa, maka sampailah pada pelaksanaan atau eksekusi. Semua rencana yang dibuat kemudian dilaksanakan berdasarkan petunjuk kerja yang ada, dengan tujuan menghasilkan proses dan produk yang sesuai.
Jangan salah sangka, meski telah memiliki prosedur tertulis yang jelas, kecermatan staf dalam urusan produksi ini tetap harus diutamakan. Konsisten dan disiplin dalam mengikuti arahan, sedikit kesalahan dapat memicu masalah berantai.
Jadi pastikan arahan yang dibuat jelas dan rencana yang ditetapkan benar-benar akurat untuk proses produksi dan hasil yang sesuai dengan ekspektasi awal.
4. Tugas Quality Management System Keempat, Pengukuran dan Pemantauan

Sumber: freepik.com
Selanjutnya dilakukan pengukuran dan pemantauan pada proses yang berjalan. Setiap proses dan tahapan yang dilakukan terus ditinjau, dikontrol, dan dipantau, untuk memastikan tidak terjadi kesalahan sekecil apapun.
Petugas yang melakukan pemantauan wajib memahami benar standar dan prosedur yang telah disusun sejak awal, sehingga secara praktis mampu memberikan penilaian objektif pada apa yang dilihatnya. Tanpa pemahaman yang baik, tugas ini tidak akan berjalan lancar.
Dari proses pengukuran dan pemantauan ini kemudian dilakukan pencatatan pada setiap aspek yang terjadi. Jika semua sudah sesuai dengan prosedur, maka checklist yang digunakan sebagai alat bantu dapat dipenuhi. Sebaliknya ketika terdapat hal yang kurang sesuai akan menjadi catatan dan bahan evaluasi di akhir periode produksi.
5. Proses Perbaikan Berkelanjutan
Atas hasil dari pengukuran dan pemantauan yang dilakukan, diperoleh data yang jelas mengenai poin apa saja yang meleset dan apa saja yang telah sesuai. Untuk poin-poin yang dinilai masih terjadi kesalahan atau ketidaksesuaian, perbaikan wajib dilakukan agar di periode mendatang menjadi lebih baik.
Proses perbaikan ini akan menjadi berkelanjutan, karena setiap periode produksi yang dilakukan pemantauan juga terus dilakukan. Dengan demikian idealnya pada titik waktu tertentu semua proses yang berjalan benar-benar sempurna sesuai dengan prosedur dan rencana yang telah dibuat sebelumnya.
Peningkatan juga dapat dilakukan dengan bermodalkan riset dan pengembangan, baik pada sisi produk atau pada sisi proses. Selama semua terukur dengan cermat, maka perbaikan dapat terus dilakukan yang artinya perusahaan terus berkembang dan meningkatkan kualitas proses dan produknya.
Baca Juga: Project Execution Plan 101: dari Pengertian Hingga Manfaatnya
Mengingat tugas dari quality management system yang krusial ini, maka tak heran staf yang handal dan memenuhi kualifikasi benar-benar harus dipastikan berada pada pos-pos fundamental tersebut. Tanpa adanya skill yang diperlukan, proses ini dapat berjalan kacau dan membawa dampak berantai untuk perusahaan secara umum.
Ini mengapa kemudian penggunaan modul yang solid, seperti Quality Management System yang ditawarkan oleh RUN System, direkomendasikan untuk perusahaan Anda. Modul ini tidak hanya akan memenuhi kebutuhan sistem yang mumpuni, namun juga dipastikan dapat mendukung tugas quality management system dengan baik sehingga memberikan output yang diharapkan. Praktis, solid, dan terintegrasi dengan berbagai modul lainnya, kolaborasi optimal dapat terjalin dengan berbagai modul RUN System lainnya untuk koordinasi yang lebih baik!