Project Execution Plan 101: dari Pengertian Hingga Manfaatnya

Ide brilian yang dimiliki terkait sebuah bisnis memerlukan breakdown yang detail dan mudah dipahami untuk dapat direalisasikan. Di sini, project execution plan akan memiliki peran penting, karena menjadi dokumen dasar untuk mengeksekusi sebuah rencana bisnis yang Anda miliki.

Mungkin tidak sedikit dari Anda yang masih asing dengan keberadaan dan bentuk dari dokumen ini sendiri. Namun sejatinya, project execution plan atau PEP diperlukan guna menjabarkan ide ke dalam rentetan aksi dan kerja nyata, sehingga tujuan yang dimiliki bisa dicapai.

Baca Juga: 4 Manfaat Software Akuntansi Serta 6 Rekomendasinya

Mari Mulai dengan Pengertian PEP

project execution plan

Sumber: freepik.com

Project execution plan merupakan berkas yang digunakan untuk mendefinisikan bagaimana Anda akan melaksanakan sebuah project atau bisnis. Dokumen ini akan berisi setiap detail terkait dengan project, mulai dari penjadwalan, monitoring, hingga kontrol yang diperlukan untuk membuat project tersebut direalisasikan.

Dokumen ini akan membuat kerangka dari eksekusi sebuah project yang menunjukkan dengan cermat bagaimana mengelola pelaksanaannya. Nantinya, setiap poin yang wajib ada di dalam berkas harus dipastikan, sehingga setiap pihak yang terkait dapat melihat gambaran besar mengenai tugas yang harus dilaksanakan demi mencapai tujuan utama.

Setelah kerangka dibuat maka selanjutnya Anda akan menjabarkan satu per satu milestone atau titik yang harus dicapai setiap divisi, guna membuat project dikatakan selesai dengan baik.

6 Elemen Project Execution Plan dan Tahapan Membuatnya

project execution plan

Sumber: freepik.com

Elemen dari PEP

Setidaknya dalam penyusunan PEP ada enam elemen yang perlu diperhatikan.

  • Project scope, adalah gambaran umum tentang tujuan dan daftar detail setiap elemen yang ada di dalam project ini. Definisikan dengan mendata apa saja kebutuhan yang ada, dan lakukan secara spesifik.
  • Quality standards, setelah tahu apa yang Anda inginkan, definisikan kualitas yang akan muncul pada produk atau akhir dari project ini. Saat Anda dapat menjelaskan secara detail terkait kualitas atau titik akhir yang diinginkan, maka akan memudahkan proses kerja yang dilakukan.
  • Goal statement, merupakan apa yang direncanakan oleh tim dan yang akan dilakukan selama project berlangsung.
  • Resource allocation, jelas hal ini dibutuhkan secara komprehensif, sehingga ketika sebuah divisi atau bagian kerja membutuhkan sumber daya, aksesnya dapat diperoleh sesuai dengan rencana awal.
  • Project schedule, mengacu pada timeline pelaksanaan yang harus ditepati oleh setiap bagian tim.
  • Organizational components, pastikan Anda memasukkan orang-orang yang tepat di posisi yang tepat, sehingga semua pekerjaan dapat dilaksanakan dengan baik.

Tahap Pembuatan PEP

Karena pada dasarnya dokumen PEP merupakan rencana realisasi dari ide yang Anda miliki, maka tahapannya dapat dimulai dengan mengumpulkan tanggapan dan respon dari pasar atau stakeholder atas ide tersebut, dan melanjutkannya ke tahapan berikutnya.

  • Bekerja ‘ke belakang’, artinya Anda bisa mencoba memetakan secara terbali terkait goals yang ada, dan ditarik ke tahap awal. Dari proses ini akan diperoleh gambaran paling efektif mengenai bagaimana bisnis atau project akan dijalankan.
  • Membuat jabaran untuk tugas perorangan, tahap ini dilakukan setelah kerangka project telah selesai dibuat, kemudian di-breakdown ke dalam tugas lebih kecil yang harus dilakukan setiap orang.
  • Meeting, kumpulkan setiap key person dan tanyakan pendapat mereka mengenai outline kerja yang sudah dibuat ini. Minta pendapat masing-masing orang, untuk melihat apa yang mereka utamakan dan apa yang akan mereka kerjakan secepatnya.
  • Fokus pada hal besar, integrasi antusiasme tim dengan komitmen dapat membantu Anda mendapatkan momentum berturut-turut sehingga semangat kerja setiap tim tetap terjaga.
  • Eksekusi dan evaluasi, laksanakan project yang telah dibuat PEP-nya, dan lakukan evaluasi secara berkala pada progres yang muncul pada project tersebut.

Cermati Manfaatnya, Buat dengan Ideal

project execution plan

Sumber: freepik.com

Sebenarnya untuk manfaat dari pembuatan project execution plan sendiri sangat mendasar, karena menjadi kerangka dari berjalannya sebuah project. Beberapa manfaat mendasarnya antara lain adalah sebagai berikut.

  • Memberikan kerangka kerja yang jelas pada project yang akan dijalankan
  • Memberikan tugas yang jelas pada setiap personil yang dimiliki sehingga tidak ada pekerjaan yang meleset pengerjaannya
  • Memberikan target yang jelas pada setiap divisi untuk dicapai, dan jabaran cara mencapainya
  • Memberikan bentuk yang jelas pada project sehingga tujuan utama dapat tetap terlihat dengan setiap milestone yang ditetapkan
  • Memudahkan sebuah project dieksekusi, sebab tercantum panduan jelas untuk setiap hal yang berkaitan
  • Memberikan gambaran pada pihak-pihak terkait mengenai project sehingga pertanyaan mendasar tidak perlu dikemukakan

Baca Juga: Membahas Biaya Overhead Bisnis, Kelola dengan Optimal! 

Tentu saja dalam membuat project execution plan ini diperlukan kemampuan berpikir dan visi yang baik, sehingga Anda dapat melihat jauh ke depan dan membayangkan apa yang akan dilakukan. Untuk proses pembuatannya hingga eksekusi sebuah project sendiri, modul Project System bisa menjadi solusi yang tepat untuk digunakan dalam berbagai keperluan perusahaan. Modul ini tersedia dalam produk ERP dari RUN System, dan dapat Anda gunakan dengan integrasi bersama modul-modul lain di dalam bisnis. Segera gunakan RUN System sekarang, dan maksimalkan pengelolaan setiap project yang dilakukan untuk hasil terbaik!

Bagaimana kami dapat membantu Anda?

Beri tahu kami apa yang Anda butuhkan, kami siap memberikan solusi yang tepat untuk bisnis Anda