Untuk senantiasa memastikan kebutuhan perusahaan terpenuhi, maka diperlukan kerjasama dengan vendor dan supplier yang dapat diandalkan. Proses vendor assessment memegang peranan penting, karena dapat membantu perusahaan memilih dan menilai vendor secara objektif berdasarkan data riil terkait vendor tersebut.
Proses ini sendiri dapat dipahami sebagai serangkaian proses yang dilakukan perusahaan untuk menilai beberapa vendor atas kesesuaiannya dengan kebutuhan perusahaan. Tahap ini akan menghasilkan serangkaian opsi vendor yang sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan perusahaan dalam rangka memenuhi kebutuhannya.
Jelas menjadi proses yang penting bukan?
Baca Juga: Kenali Perbedaan Lay Off dan Pemecatan, Simak 4 Penyebabnya
Fungsi dari Vendor Assessment secara Umum
Sumber: freepik.com
Ada beberapa fungsi yang dijalankan oleh sistem vendor assessment atau penilaian vendor ini. Beberapa diantaranya adalah sebagai berikut.
1. Melihat Performa Vendor
Menjadi fungsi yang paling jelas dan tampak, penilaian vendor ini dilakukan dalam rangka melihat performa dan kapabilitas vendor dalam memenuhi pesanan yang Anda ajukan. Kemampuan vendor kemudian disesuaikan dengan apa yang dibutuhkan perusahaan.
Bagi vendor yang telah memiliki track record kerjasama dengan bisnis Anda, hal ini dapat dengan mudah diamati pada setiap transaksi yang dilakukan. Penilaian berdasarkan indikator-indikator yang telah ditentukan sebelumnya, sehingga tampak apakah vendor masih dapat memenuhi kebutuhan perusahaan atau tidak.
2. Memetakan Vendor
Dengan penilaian yang objektif pada kualitas dan performa masing-masing vendor, Anda juga dapat memetakan kekuatan, kapabilitas, dan kategori vendor lain sesuai dengan kebutuhan. Data ini penting dalam rangka meningkatkan efisiensi procurement, sehingga Anda tidak perlu membuang banyak waktu dalam proses seleksi.
Kategorisasi diperlukan agar pemilihan vendor semakin mudah, dan Anda dapat mengaturnya sesuai dengan kebutuhan bisnis.
3. Informasi Terkini Terkait Vendor
Penilaian yang dilakukan juga dapat memberikan gambaran mengenai kondisi dan kemampuan vendor terkini. Hal ini signifikan dalam proses seleksi vendor sehingga bisnis tidak perlu berhadapan dengan pihak yang tengah bermasalah atau mengalami kesulitan yang dapat mengganggu kelancaran proses pengadaan.
4. Identifikasi Masalah dalam Vendor
Terakhir adalah proses identifikasi masalah dalam kerjasama dengan vendor atau pada vendor itu sendiri. Bilamana transaksi akan dilakukan, pemahaman pada masalah dan risikonya akan membantu Anda menyiapkan langkah strategis untuk menyelesaikan masalah ini, atau setidaknya membuat masalah tersebut tidak berdampak pada proses pengadaan yang dilakukan.
Mengingat fungsinya yang fundamental, proses vendor assessment ini wajib dilakukan dengan baik dan seobjektif mungkin. Dalam rangka memperoleh transaksi sesuai harapan beberapa poin wajib diperhatikan dengan cermat.
Cara Melakukan Vendor Assessment dan Contoh Penerapannya
Sumber: freepik.com
Sebenarnya dalam artikel terkait hal ini pernah dibahas sebelumnya. Namun demikian untuk menyegarkan ingatan Anda, berikut cara melakukan vendor assessment dan contoh penerapannya pada sebuah perusahaan fiktif yang ada di dunia maya.
- Kompetensi, cermati bagaimana setiap pesanan disikapi oleh vendor dan kualitas bahan baku yang Anda terima. Dua poin ini dapat menjadi tolak ukur sejauh mana kompetensi vendor dan kredibilitasnya. Misalnya, ketika vendor berhasil memenuhi pesanan karet untuk produksi sepatu tepat waktu dan dengan spesifikasi yang benar, maka vendor dapat dikatakan kompeten.
- Kapasitas, vendor yang baik adalah vendor yang memiliki kapasitas penyediaan yang dapat mencukupi kebutuhan bisnis. Hal ini juga memperhitungkan kemampuan pemenuhannya di luar jadwal. Misalnya ketika Anda kehabisan bahan baku karena permintaan melonjak, vendor yang mampu memenuhi kebutuhan ini dapat memiliki nilai yang baik pada penilaian vendor.
- Komitmen, tanpa adanya komitmen secara profesional atas kontrak yang dibuat, vendor tidak dapat memperoleh penilaian yang baik. Sederhana saja, misalnya terdapat komitmen di dalam kontrak bahwa barang akan sampai kurang dari 30 hari, jika barang belum sampai pada waktu yang ditentukan, maka penilaian otomatis menjadi kurang baik.
- Kontrol atas rantai pasok, vendor yang baik juga wajib memiliki kontrol atas supply chain yang mereka gunakan. Tanpa adanya kontrol, maka kelancaran pengiriman bisa jadi terganggu. Contohnya, ketika vendor memiliki kontak setiap petugas yang ada di titik rantai pasok, maka dapat dikatakan memiliki kontrol yang baik karena dapat memonitor pergerakan barang.
- Kas, pastikan vendor memiliki kondisi finansial yang sehat dan lancar, sehingga tidak akan ada masalah terkait uang di kemudian hari. Contohnya, perusahaan yang menjadi vendor memiliki sejumlah hutang, namun kas yang ada masih aman dan lancar, artinya pengelolaan kas di bisnis tersebut terbilang aman.
Selain kelima hal di atas masih ada indikator seperti biaya, konsistensi, budaya, kebersihan, dan juga komunikasi, yang dapat Anda cermati detailnya pada artikel terkait di sini.
Baca Juga: Ayo Hindari Black Campaign Dengan Pahami Dampak Negatifnya
Itu tadi sekilas mengenai fungsi dan cara melakukan vendor assessment. Dengan proses yang tepat dan indikator yang terukur, Anda dapat memperoleh opsi vendor yang berkualitas, sehingga memudahkan proses pengadaan.
Hal ini dapat dengan mudah diakomodir oleh RUN System, dengan modul Procurement Management yang dimilikinya. Modul ini dapat membantu Anda melakukan vendor management dengan baik, dan bahkan terhubung dengan RUN Market, platform pengadaan barang dan jasa yang memiliki sistem solid dan anggota yang berkualitas. Efisien, efektif, dan menguntungkan, kombinasi modul dari RUN System dan platform RUN Market memungkinkan Anda mendapatkan transaksi terbaik untuk bisnis setiap saat!
