Untuk Anda yang sering menangani berbagai project di dalam perusahaan, work breakdown structure tentu bukanlah istilah yang asing. Dalam rangka menyelesaikan project dengan baik, pembagian tugas perlu dilakukan, lengkap dengan detail lain seperti jadwal, alokasi anggaran, dan hierarki atau rantai komandonya.
Lalu di mana letak work breakdown structure dalam proses penyelesaian project ini?
WBS kemudian akan menjadi kerangka kerja dari project yang akan dilaksanakan, dan mencakup semua perencanaan utama dari pekerjaan tersebut. Semua detail, akan disematkan dalam struktur ini, sehingga setiap bagian paham benar akan fungsi yang dimilikinya.
Untuk memahami struktur ini lebih jauh, mari membedahnya dalam beberapa poin besar berikut.
Baca Juga: Tunjukkan Kinerja Positif, Pengguna iKAS meningkat 25 Kali Lipat
Mengenal Apa Itu Work Breakdown Structure
Sumber: freepik.com
Cukup banyak pengertian dan definisi dari work breakdown structure dalam berbagai literatur. Dalam salah satu artikel di situs resmi Binus University misalnya, konsep ini dikenal sebagai daftar kegiatan atau target dari ruang lingkup suatu proyek yang secara terorganisasi dibuat dengan project management tools. Pembuatannya dapat menggunakan dua pendekatan berbeda, yakni pendekatan tujuan, dan pendekatan linimasa pengerjaan proyek.
Dalam literasi lain di Kemenkeu Learning Center, work breakdown structure adalah sebuah strategi dengan multiple level dan hierarkis. Oleh karenanya, WBS memiliki tingkatan pengerjaan yang secara tertata dapat memudahkan implementasi proyek secara efisien dalam tiap tingkatannya. Penggunaan WBS dapat memudahkan pengelolaan sumber daya agar teralokasikan secara efektif, sehingga proyek berjalan dengan baik.
Terakhir secara singkat dalam dari sumber Project Manager, konsep ini dijabarkan sebagai struktur garis besar hierarki yang membantu seseorang atau organisasi dalam menyelesaikan proyek tertentu.
Jadi pada dasarnya, konsep ini dibuat dalam rangka membantu penyelesaian proyek, dengan struktur hierarkis yang jelas dan pembagian pekerjaan, tanggung jawab, anggaran, dan penjadwalan untuk setiap bagian dalam perusahaan.
5 Cara Membuat WBS agar Efektif dan Berfungsi dengan Baik
Dalam membuat WBS sendiri setidaknya terdapat lima komponen yang harus diperhatikan dengan cermat. Kelima komponen ini antara lain adalah:
- Deskripsi tugas, wajib ada dalam setiap WBS yang dibuat. Dengan adanya komponen ini, memudahkan project manager dalam membagikan tugas pada setiap anggota tim. Dengan pembagian tugas setiap orang juga akan memiliki gambaran estimasi pengerjaan yang diperlukan.
- Status tugas, untuk memudahkan pelacakan tugas komponen ini juga harus ada. Dengan demikian monitoring akan terjadi lebih mudah, sehingga kontrol pada progres masing-masing orang dan timeline bisa terjaga dengan baik.
- Biaya, menjadi komponen penting berikutnya yang wajib ada di WBS sehingga efisiensi pengeluaran dan alokasi dana dapat dilakukan dengan tepat.
- Project deliverable, istilah ini digunakan pada hasil yang ingin diraih perusahaan dari project berjalan, dan dari setiap pekerjaan yang dilakukan. Tujuannya untuk menjadi metrik pengukuran keberhasilan proyek yang dijalankan.
- Paket kerja, paket kerja jadi level terendah dari sebuah work breakdown structure, dan merupakan sekelompok tugas kecil yang diberikan pada anggota atau departemen.
Dengan lima komponen di atas, maka work breakdown structure dapat dibuat dengan cara:
- Tetapkan siklus kerja proyek yang meliputi tahap inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, dan penutupan proyek.
- Kemudian tentukan sub tugas, penjelasan tugas, dan tim kerja untuk setiap pokok tugas yang telah diberikan.
- Ketiga, buat tautan atau rangkaian ketergantungan antar paket kerja yang sudah ada, sehingga pekerjaan proyek dapat dikerjakan secara simultan tanpa adanya penundaan.
- Penetapan sumber daya manusia dan sumber daya bahan baku, jangan lupa tetapkan biaya untuk rincian proyek.
- Kemudian buat perkiraan waktu atau tanggal dimulainya proyek dan tanggal proyek selesai dari perhitungan cermat pengerjaan proyek tersebut.
Sebelum Masuk ke Use Case, Simak Jenis-Jenis WBS Berikut
Sumber: freepik.com
Untuk jenisnya sendiri terbagi menjadi dua kelompok besar. Pertama adalah jenis deliverable-based WBS, dan yang kedua adalah jenis phase-based WBS. Sekilas penjelasannya di bawah ini.
Deliverable-based WBS
Adalah jenis WBS yang berbasis pada penyampaian yang berbentuk pemecahan proyek menjadi beberapa area utama dari ruang lingkup proyek. Secara keseluruhan, WBS ini bertindak sebagai akun kontrol dan membagi detail proyek dan pekerjaan menjadi beberapa paket kerja tertentu yang lebih kecil.
Phase-based WBS
Merupakan tampilan struktur WBS berbasis fase-fase, sehingga dapat menunjukkan hasil akhir di bagian atas. Secara umum akan ada lima fase utama, dimulai dari inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, kontrol, kemudian diakhiri dengan penutupan.
Ilustrasi dan Use Case WBS dalam Bisnis
Sekilas ilustrasinya dapat dilihat pada gambar skema berikut ini.
Sumber: freepik.com
Pada ilustrasi tersebut, tambak skema sejak saat proyek dimulai hingga proyek selesai. Proyek dimulai pada titik 0.0 dan selesai pada nomor 9.0.
Baca Juga: Detail Retur Pembelian dan Penjualan, Simak Untung Ruginya
Semua urusan work breakdown structure ini bisa diakomodir dengan modul Project System dari RUN System. Modul ini memiliki fitur seperti Pipeline Project, Project Execution, dan Project Cost Payment. Ketiga fitur ini akan sangat membantu urusan pengelolaan work breakdown structure dengan baik sehingga semua staf akan memperoleh kejelasan pada tugas yang dimilikinya. Segera gunakan RUN System dan optimalkan pengelolaan setiap project dengan baik sekarang juga!
