Perusahaan yang masih aktif akan selalu memiliki kebutuhan barang dan jasa terkait operasionalnya. Maka dari itu, proses pengadaan barang menjadi salah satu kegiatan yang tidak mungkin dilewatkan. Alur pengadaan barang dan jasa secara jelas harus dipahami, agar dapat mengoptimalkan proses yang berjalan.
Pengadaan barang dan jasa sendiri dapat dipahami sebagai kegiatan memperoleh barang atau jasa oleh kementerian, lembaga, satuan kerja perangkat daerah, institusi lain, atau organisasi bisnis, yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang dan jasa. Hal ini senada dengan apa yang disampaikan pada Bab 1 Ketentuan Umum Pasal 1 Perpres 16 Tahun 2018.
Baca Juga: 4 Alasan Pengelolaan Account Payable Wajib Menggunakan ERP
Prosedurnya secara Umum
Sumber: freepik.com
Untuk prosedurnya sendiri, akan lebih valid jika mengacu pada peraturan pemerintah. Di dalam Perpres Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang atau Jasa Pemerintah, secara umum pengadaan barang dilakukan dengan langkah-langkah berikut ini.
- Pertama, analisis pada kebutuhan perusahaan
- Kedua, mendapatkan persetujuan dari pihak manajemen
- Ketiga, melakukan proses tender
- Keempat, melakukan analisis pada penyedia yang sesuai dengan kriteria
- Kelima, meminta penawaran dari penyedia yang telah diseleksi sebelumnya
- Keenam, melakukan negosiasi dengan penyedia, baik itu supplier atau vendor
- Ketujuh, membuat kontrak atau purchase order, atau dokumen sejenis setelah memperoleh vendor yang cocok dengan kebutuhan
- Kedelapan, proses penerimaan barang atau jasa dan melakukan pemeriksaan secara detail atas kesesuaian pesanan dengan barang atau jasa yang datang
- Kesembilan, pembayaran pengadaan barang dan jasa pada pihak penyedia setelah semua dipastikan sesuai dengan pesanan
Proses tersebut sebenarnya sederhana, namun ketika tidak dilakukan dengan cermat, akan banyak celah yang dapat dimanfaatkan oleh pihak tidak bertanggung jawab untuk mencari keuntungan pribadi. Maka dari itu, perlu diterapkan sistem dan pengawasan yang baik sehingga semua prosedur dapat berjalan sesuai dengan rencana.
Kenali Jenis-Jenis Pengadaan yang Ada
Sumber: freepik.com
Jenis pengadaan barang dan jasa sebenarnya akan mengacu pada produk barang atau jasa yang akan diadakan. Secara garis besar, jenisnya akan dibagi menjadi empat, pertama pengadaan barang, pengadaan pekerjaan konstruksi, pengadaan jasa konsultasi, dan pengadaan jasa lainnya.
1. Pengadaan Barang
Seperti namanya, jenis ini bertujuan untuk mengadakan barang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Barang ini dapat berwujud atau tidak berwujud, bergerak atau tidak bergerak, barang yang dapat dikonsumsi, digunakan, atau diperdagangkan.
Beberapa contoh paling sederhana adalah alat tulis kantor, laptop, pengadaan AC, pengadaan power supply unit, kendaraan dinas, dan lain sebagainya.
2. Pengadaan Pekerjaan Konstruksi
Pengadaan ini dilakukan pada sebagian atau seluruh kegiatan konstruksi. Nantinya yang dimaksud dengan kegiatan konstruksi adalah pembangunan, pengoperasian, pemeliharaan, pembongkaran, hingga pembangunan kembali suatu bangunan.
3. Pengadaan Jasa Konsultasi
Ketiga adalah pengadaan jasa konsultasi. Jasa konsultasi yang dimaksud adalah layanan profesional yang membutuhkan keahlian tertentu di berbagai bidang keilmuan yang mengatasnamakan adanya olah pikir.
Beberapa contoh jasa konsultasi yang dimaksud antara lain adalah bidang konstruksi, transportasi, akuntansi atau keuangan, hukum, bidang pendidikan, kesehatan, hingga profesi dan lain sebagainya.
4. Pengadaan Jasa Lainnya
Jasa yang dimaksud adalah jasa non-konsultansi atau jenis jasa yang membutuhkan peralatan, metode khusus, atau keterampilan dalam sistem tata kelola yang telah dikenal luas di dunia usaha dalam rangka menyelesaikan sebuah pekerjaan.
Jenis yang masuk pada pengadaan ini adalah jasa boga, jasa layanan kebersihan, jasa penyedia tenaga kerja, pengadaan jasa penyewaan, jasa akomodasi, penyelenggaraan event, dan lain sebagainya.
Alur Pengadaan Barang atau Jasa
Sumber: freepik.com
Semua proses pengadaan barang atau jasa selalu dimulai dengan analisis kebutuhan perusahaan. Semua yang diperlukan harus didata, dicermati, dan dianalisis untuk melihat urgensinya. Setelah diperoleh daftar barang atau jasa yang dibutuhkan, kemudian diajukan pada manajemen untuk mendapat persetujuan.
Langkah selanjutnya setelah persetujuan diberikan, perusahaan akan melakukan tender. Tender akan dimulai dengan pengiriman undangan pada vendor, pemilihan vendor dan disesuaikan dengan kebutuhan, hingga meminta quotation dari setiap vendor yang telah dihubungi.
Quotation diseleksi dan dicermati untuk melihat mana yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Vendor yang terpilih diundang untuk melakukan negosiasi atau presentasi, untuk memberikan gambaran detail terkait penawaran yang diberikan.
Setelah ditemukan yang paling tepat, negosiasi harga dilakukan lengkap dengan ketentuan-ketentuan lain dalam pengadaan barang atau jasa. Semua dituangkan dalam kontrak atau purchase order, dan dilanjutkan dengan pemrosesan pesanan.
Dalam waktu yang sudah ditentukan, barang akan sampai pada fasilitas perusahaan untuk diperiksa dan dipastikan kesesuaiannya dengan pesanan. Setelah semua terkonfirmasi, pembayaran dilakukan dan pengadaan selesai.
Baca Juga: Tahapan Konsolidasi Laporan Keuangan, Ini Urgensinya!
Alur pengadaan barang dan jasa secara umum akan menggunakan tahapan di atas. Karena melibatkan banyak pihak dan menyangkut jumlah dana yang tidak sedikit, pengawasan yang ketat perlu dilakukan. Ini mengapa, menggunakan sistem pengadaan barang dan jasa yang solid menjadi hal yang mutlak untuk setiap perusahaan.
Untuk menjalankan alur pengadaan barang dan jasa dengan baik, Anda dapat menggunakan modul Procurement Management yang tersedia pada sistem ERP RUN System. Lengkap, mudah diintegrasikan dengan berbagai jenis bisnis, dan mengakomodir proses procurement yang Anda perlukan setiap saat, RUN System dijamin akan memberikan produk dan layanan handal untuk setiap kebutuhan perusahaan Anda!
