Proses bisnis yang belakangan berjalan terasa semakin mudah dan mengalami dinamika yang luar biasa, karena kehadiran AI. Banyak sekali keterlibatan AI yang dilakukan, meski pada tahap percobaan, dan memberikan efek yang cukup baik. Salah satu yang kemudian menyita perhatian adalah pada HR process automation.
Meski tidak sepenuhnya menggunakan AI, namun konsep dasar otomasi yang diterapkan menyerupai praktek operasional AI. Hanya saja, keputusan dapat ‘diambil’ oleh sistem berdasarkan data yang dimiliki sistem, jadi sistem belum memiliki kemampuan ‘berpikir’ secara praktis.
Baca Juga: 6 Tahapan Supplier Selection Process agar Hasilnya Produktif
Benefit yang Dapat Diberikan untuk Bisnis
Sumber: freepik.com
Ketika sistem pengelolaan HR yang digunakan di dalam bisnis sudah terotomasi, maka sedikitnya terdapat empat benefit utama yang bisa didapatkan. Untuk paham mengenai masing-masing poinnya, Anda dapat cermati penjelasan berikut.
1. Limbah yang Lebih Sedikit
Atau dapat dikatakan less waste dari proses dan kegiatan ke-HR-an. Otomasi dadn penggunaan sistem digital memunkginkan perusahaan mengurangi penggunaan kertas atau berkas fisik lain, sebab proses pengelolaan karyawan semua dilakukan secara online.
Biaya inisiasinya memang terbilang cukup besar. Namun jika dibandingkan dengan value-nya dalam jangka panjang dan penghematan sumber daya fisik seperti kertas dan tinta, akan tetap terhitung lebih ekonomis dan ramah lingkungan.
2. Efisiensi yang Lebih Baik
Tim HR secara reguler akan berurusan dengan banyak sekali proses yang melibatkan dokumen. Dengan HR process automation ini, urusan kesekretariatan dan administrasi yang dihadapi akan jauh lebih efektif, sebab dibantu dengan proses otomatis.
Proses otomatis akan memegang peranan besar dalam menyelesaikan tugas yang berulang dan memiliki format jelas, sehingga tim HR dapat mengalokasikan waktunya ke pos strategis lain.
3. Mengurangi Kesalahan
Manfaat ketiga adalah perusahaan dapat mengurangi kesalahan yang mungkin muncul dalam setiap proses ke-HR-an. Karena banyak proses sudah dilakukan dan diprogram secara otomatis, maka urusan rutin dapat diselesaikan nyaris tanpa masalah.
Ketika terdapat perubahan data karyawan, sistem akan secara otomatis menyesuaikan dengan data terbaru.
4. Meningkatkan Pengalaman Karyawan
Proses manual cenderung akan membutuhkan proses berulang dari sistem ke karyawan kembali ke sistem dan seterusnya. Tentu hal ini akan mengurangi waktu kerja karyawan, dan mengurangi kenyamanannya dalam bekerja.
Dengan adanya otomasi berbagai proses, karyawan dapat menyelesaikan urusan dengan bagian HR dalam waktu singkat, cepat, dan akurat. Kenyamanan kerja dapat ditingkatkan, dan karyawan lebih produktif.
Bagaimana Cara Kerjanya?
Sumber: freepik.com
Untuk memahami cara kerja dari HR process automation ini, Anda dapat cermati penjelasan singkat berikut ini.
Sistem HR secara umum akan memuat setiap detail data dari karyawan yang ada di perusahaan, mulai dari staf biasa hingga ke bagian manajerial. Setiap data ini diklasifikasikan ke dalam kategori yang telah diatur sedemikian rupa, sehingga sistem dapat mengakses dan menggunakan data ketika diperlukan.
Input data mungkin saja dilakukan secara manual atau digital pada tahap awal. Namun ketika data sudah online, maka perubahan yang dilakukan dapat dengan mudah terjadi seketika saat kode atau prosedur keamanan dapat dikonfirmasi.
Nantinya setiap proses HR yang diperlukan akan mengandalkan sistem yang tersedia, dengan data terkini dari karyawan. Hal ini memungkinkan otomasi HR dapat terjadi, namun tetap dalam pengawasan staf HR yang telah diberi otorisasi dalam mengelola data tersebut.
Urusan seperti penghitungan gaji, pemberian dan pengajuan cuti, reimburse, pencatatan dinas luar kota, hingga rekrutmen dapat diketahui dengan mudah dari dashboard yang terhubung dengan sistem pengelolaan perusahaan.
Contoh Penerapan Otomasi Sistem HR
Sumber: freepik.com
Seperti yang disampaikan sebelumnya, bahwa banyak proses rutin dan reguler yang dapat diotomasi. Dengan demikian, waktu dan sumber daya perusahaan dapat dimaksimalkan untuk urusan strategis lain.
Beberapa contoh penerapan HR process automation, antara lain adalah sebagai berikut.
- Rekrutmen, mulai dari proses penerbitan lowongang pekerjaan di berbagai platform, penyortiran lamaran yang masuk, hingga pada penentuan kandidat yang lolos administrasi, semua dapat dilakukan dengan bantuan sistem terotomasi.
- Onboarding, proses ini dapat diotomasi ketika kandidat sudah diterima dan masuk ke dalam sistem perusahaan. Pengenalan deskripsi pekerjaan, bagian yang nantinya akan berurusan dengan karyawan, dan hal terkait lain dapat disampaikan melalui perangkat yang digunakan karyawan.
- Pelatihan karyawan, hal ini juga dapat diotomasi dengan melihat performa dan bakat dari karyawan terkait. Identifikasi berdasarkan kinerja dapat terjadi secara aktual, dan pengembangan skill dapat diberikan sesuai kebutuhan perusahaan.
Beberapa urusan lain, seperti misalnya, offboarding, pengajuan cuti, pengelolaan tunjangan, pengelolaan waktu kerja, rantai pengeluaran operasional, hingga urusan penggajian atau payroll juga dapat diotomasi ketika sistem terintegrasi dengan baik.
Baca Juga: Ini 7 Komponen Audit Pengadaan Barang dan Jasa
Itu tadi, sekilas pembahasan mengenai HR process automation yang dapat dibagikan dalam artikel ini. Tentu saja, untuk mendapatkan benefit yang disebutkan di atas, Anda wajib memiliki sistem yang solid dan benar-benar adaptif dengan kebutuhan yang Anda miliki.
RUN System, kemudian hadir dengan menawarkan Human Capital Management System yang solid dan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan Anda. Terintegrasi dengan berbagai modul RUN System lainnya, ERP ini akan memaksimalkan dan mewujudkan kebutuhan HR process automation dengan optimal. Segera hubungi layanan pelanggan kami, dan dapatkan informasi lengkap sekarang juga!
