Pengelolaan SDM sama pentingnya dengan optimasi sistem dan pengembangan produk yang Anda miliki. Dalam rangka memaksimalkan kinerja setiap staf yang ada, penggunaan HR system menjadi praktek yang awam dilakukan oleh perusahaan modern.
Seperangkat sistem elektronik ini dapat mengolah data dan performa setiap karyawan agar dapat terus dimonitor, dan dimaksimalkan dengan baik. Jelas, tujuan utamanya adalah meningkatkan performa perusahaan secara umum, mulai dari elemen mendasar yang dimiliki perusahaan.
Baca Juga: 7 Tugas Learning and Development dalam Perusahaan Masa Kini
Mengenal Apa Itu HR System
Secara sederhana, HR system dapat dipahami sebagai seperangkat alat bantu teknologi yang memudahkan bagian HR dalam memasukkan, mengeolah, dan melaporkan informasi terkait sumber daya manusia.
Keberadaan sistem ini kemudian ditujukan untuk membantu kerja bagian HR dalam mengelola tenaga kerja yang ada di dalam perusahaan. Kerja yang dimaksud adalah pengelolaan data dan informasi karyawan dalam human resources information system, dan pengelolaan aspek teknis SDM dalam human capital management system.
Meski dibedakan menjadi dua sistem terpisah, namun secara praktis keduanya merupakan perangkat yang digunakan oleh divisi pengelolaan SDM dalam rangka memaksimalkan kinerja staf yang dimiliki, serta meningkatkan akurasi pengelolaan data dari setiap karyawan secara detail.
Fitur Ideal yang Tersedia dalam Sistem Ini
Sumber: freepik.com
Sistem HR idealnya akan memiliki fitur-fitur yang ditujukan untuk menyokong kinerja divisi terkait. Seperti yang dijelaskan di atas, sistem ini akan terbagi menjadi dua, yakni HRIS dan HCMS. Masing-masing fitur dari kedua bagian tersebut adalah sebagai berikut.
1. Human Resources Information System
Dalam bagian ini setidaknya akan terdapat delapan fitur utama.
- Organizational management, mengelola struktur organisasi dengan posisi pekerjaan, pemegang jabatan, dan tingkatan pekerjaan
- Time management, tidak sekedar membantu presensi, namun juga kebijakan pengelolaan waktu multi-level dengan acuan tingkat pekerjaan
- Employee management, pengelolaan data staf, kontrak, dan sejenisnya
- Compensation/benefit, mengelola berbagai tunjangan, insentif, hingga pajak dari setiap staf
- Deduction, selain kompensasi atau tunjangan, sistem HRIS juga dapat menunjang urusan potongan atau deduksi, berupa penalti, potongan pekerjaan, pinjaman, dan sebagainya
- Leave management, yakni pengelolaan cuti dan ijin dari staf yang ada di perusahaan
- Social security management, mengelola urusan BPJS Ketenagakerjaan, pensiun, dan berbagai program terkait lainnya
- Payroll accounting, membantu pengelolaan urusan payroll untuk setiap staf yang ada di dalam bisnis Anda
2. Human Capital Management System
- Pada bagian HCMS ini yang akan menjadi fokus adalah pengelolaan kinerja karyawan, rekrutmen karyawan, pelatihan, dan beberapa hal yang terkait lainnya.
- Performance management, mengelola kinerja staf dengan menginput beberapa indikator sesuai dengan posisi atau jabatan karyawan
- Training management, pengelolaan kebutuhan pelatihan staf dengan hasil penilaian terhadap kompetensi karyawan untuk kemampuan teknis staf
- Organization management, membantu pengelolaan struktur organisasi, mulai dari posisi, jabatan, tingkat jabatan, hingga mendeskripsikan fungsi pekerjaan dan wewenang dengan syarat kualifikasi
- Recruitment management, membantu proses rekrutmen staf mulai dari permintaan pada posisi yang diperlukan, hasil tes, hingga proses rekrutmen selesai
- Assessment management, divisi HR dapat dengan mudah menetapkan standar kompetensi yang menjadi acuan perusahaan dalam seleksi calon staf baru
Bagaimana Cara Kerjanya?
Pada dasarnya, cara kerja dari HR system ini akan mengandalkan data yang dimasukkan oleh user ke dalam sistemnya. Setiap data dimasukkan secara detail, dan dimonitor dari waktu ke waktu. Dengan demikian pihak perusahaan dapat mengelola dan mengatur keputusan strategis melalui sistem terpadu.
Setiap fitur yang tersedia pada bagian sebelumnya, divisi HR dapat melakukan pengelolaan secara langsung. Pada sistem HR yang terintegrasi, staf akan memiliki aplikasi pada smartphone untuk menerima instruksi, hasil evaluasi, rekomendasi, dan lain sebagainya.
Setiap kinerja dapat dimonitor menggunakan laporan dari kepala divisi atau dari karyawan secara langsung, dan peninjauan dilakukan dari waktu ke waktu. Dari hasil peninjauan ini, rencana pengembangan, rencana rekrutmen, dan rencana strategis lain dalam pengelolaan staf, dapat dilakukan dengan cermat dan akurat.
Gunakan HR System yang Tepat dan Dapatkan Manfaatnya!
Sumber: freepik.com
Ketika Anda menggunakan produk atau layanan HR system yang tepat, segudang manfaat dapat diperoleh untuk perusahaan Anda. Secara singkat, daftar benefit yang dapat diperoleh adalah sebagai berikut.
- Peningkatan efisiensi operasional
- Pengambilan keputusan yang lebih baik
- Meningkatnya kepuasan kerja staf yang Anda miliki
- Pengelolaan kinerja yang lebih efektif
- Proses rekrutmen yang optimal dan output yang sesuai
- Jaminan keamanan data staf yang dimiliki
- Tingkat transparansi yang baik untuk pihak yang berkepentingan
- Meminimalisir kebocoran pada anggaran operasional
- Mengurangi risiko human error pada input, pemrosesan, hingga penyajian output
- Memudahkan setiap pihak yang berkepentingan mengakses data
Baca Juga: 5 Fungsi HR Master Data Management dalam Bisnis
Pemanfaatan HR system yang tepat akan membawa banyak keuntungan untuk bisnis. Jelas, untuk memilih produk atau sistem yang ideal, Anda dapat langsung merujuk pada modul yang dimiliki oleh RUN System.
Terdapat dua modul utama yang dapat membantu Anda memperoleh HR system ideal untuk perusahaan Anda. Human Resources Information System, dan Human Capital Management System. Keduanya dapat menunjang kinerja HR, sehingga dapat mengelola staf dengan baik dan memberikan output optimal. Segera hubungi layanan pelanggan RUN System sekarang, dan mulai gunakan untuk benefit maksimal bagi bisnis Anda!
