Jika mendengar frasa point of sales, apa yang ada di pikiran Anda? Apakah sebuah strategi? Langkah pemasaran? Atau berkaitan dengan pembelian? Nyatanya, point of sales adalah tempat pembayaran pelanggan dalam membeli sebuah produk, titik dimana eksekusi transaksi terjadi antara pelanggan dan bisnis Anda.
Dalam istilah sederhana, point of sales atau POS ini dapat dikenali dalam bentuk mesin kasir, tablet, perangkat elektronik, mesin EDC, atau sistem yang digunakan untuk mengakomodir transaksi yang terjadi di toko yang Anda miliki.
Pertanyaannya kemudian, bagaimana cara kerja sistem ini sehingga dapat terhubung ke persediaan, dan melakukan fungsi pencatatan penjualan? Apa fungsinya dalam bisnis yang dijalankan? Lalu apakah terdapat jenis berbeda dari perangkat ini?
Baca Juga: 6 Tanggung Jawab dan Tugas Sales dalam Perusahaan, Simak di Sini!
Pertama, Mari Kenali Jenis-Jenis Point of Sales
Sumber: freepik.com
Pada dasarnya, terdapat dua jenis besar dari POS yang digunakan dalam berbagai bentuk bisnis. Pertama adalah jenis konvensional, dan yang kedua adalah jenis cloud POS. Keduanya menjalankan fungsi yang serupa secara mendasar, namun memiliki perbedaan teknologi yang besar.
Mengenai POS Konvensional
POS konvensional menggunakan bantuan perangkat penyimpanan yang hanya dapat diakses terbatas di satu tempat atau satu alat saja. Semua data akan tersimpan dalam perangkat keras ini, sehingga ekstraksinya mewajibkan seseorang membawa perangkat secara fisik untuk dipindahkan.
Ditenagai dengan sistem POS yang telah ditentukan sebelumnya, setup awal diperlukan agar perangkat ini dapat berfungsi dengan baik sesuai dengan kebutuhan dari bisnis.
Pada derajat tertentu, terdapat risiko kehilangan data yang tinggi, sebab setiap data yang terekam melalui perangkat POS akan tersimpan di satu ruang penyimpanan yang sama. Ketika ruang penyimpanan ini hilang, rusak, atau dicuri, maka seluruh data akan turut hilang bersama perangkatnya.
Lalu Bagaimana dengan POS Jenis Cloud
Serupa dengan model perangkat cloud jenis lain, mesin atau sistem ini ditenagai oleh media penyimpanan di ‘awan’ untuk setiap data yang dimasukkan dan direkam melalui perangkat POS. Memiliki keunggulan akses data yang cenderung lebih mudah, proteksi pada aksesnya kemudian diberikan dengan semacam password atau sistem pengamanan tertentu.
Dari segi biaya, jika dibandingkan dengan kemudahan akses dan penggunaannya, versi cloud jelas lebih terjangkau. Hal ini karena biaya yang diberikan bukan semata berdasarkan jumlah perangkat, namun pada fitur sistem yang digunakan.
Data akan terlindung dengan baik menggunakan proteksi berlapis, sehingga risiko kehilangan data dapat ditekan. Pada skenario data berhasil dibobol, sistem akan memiliki back up data yang diperlukan sehingga operasional dapat tetap berjalan.
Kemudian Terkait Cara Kerja Sistem POS secara Umum
Sumber: freepik.com
Cara kerja sistem POS sendiri cenderung serupa, apapun produk yang digunakan pada bisnis Anda. Terdapat sedikitnya lima langkah dalam sistem yang bekerja, dimulai dari registrasi barang atau produk, sampai ke pencetakan tanda terima sebagai tanda transaksi telah diselesaikan.
- Pertama, sistem akan melakukan registrasi pada produk, untuk mengenali produk yang akan dibeli oleh pelanggan. Dari pengenalan ini, biasanya menggunakan barcode atau sejenisnya, dapat diketahui spesifikasi barang dan harga yang ditentukan untuk produk tersebut.
- Kedua, POS akan menampilkan harga dan spesifikasi produk atau nama produk pada display yang tersedia, untuk mengkonfirmasi pada pelanggan yang melakukan pembelian dan petugas kasir yang ada di pos ini.
- Ketiga, tagihan diajukan pada pelanggan, dan membutuhkan pelunasan atau pembayaran dengan cara yang telah disepakati sebelumnya.
- Keempat, pembayaran dilakukan, dan nominal pembayaran akan dimasukkan ke dalam sistem. jika pembayaran berlebih, maka akan ada uang kembali yang diberikan. Jika pembayaran menggunakan nominal yang tepat, maka sistem akan langsung mencetak bukti atau tanda terima berupa nota. Pembayaran dapat dilakukan secara tunai atau menggunakan perangkat lain, seperti kode QR, pembaca kartu kredit atau debit, dan sejenisnya. Pada proses ini, perekaman pada metode pembayaran juga akan terjadi menggunakan POS dan perangkat yang sudah terintegrasi.
- Kelima, nota dicetak dan pelanggan selesai melakukan transaksinya dengan bisnis Anda.
Cukup mudah dipahami bukan?
Terakhir, 3 Fungsi dari Penggunaan Point of Sales untuk Bisnis Anda
Sumber: freepik.com
Ketika sistem POS digunakan, terdapat beberapa fungsi yang kemudian menjadi optimal. Pada model cloud, sistem ini akan terhubung dengan sistem ERP yang digunakan di perusahaan Anda, sehingga pengelolaan datanya akan semakin optimal.
1. Memperluas Distribusi Produk
Dengan pendataan yang lebih mudah mengacu pada database di cloud, distribusi produk dapat dilakukan dengan lebih optimal. Cakupan produk mencapai area yang lebih luas, namun tetap terdata dengan baik untuk setiap produk yang dikirimkan dan terjual, hingga pada produk yang rusak dan harus dikembalikan.
2. Meningkatkan Revenue Bisnis Anda
Dengan proses distribusi dan pencatatan yang lebih baik, jelas revenue perusahaan juga akan meningkat. Efisiensi proses bisnis akan memberikan pendapatan yang lebih besar bagi bisnis yang Anda kelola karena banyak proses berjalan semakin optimal dan kesalahan yang terjadi dapat semakin dikurangi.
3. Konsolidasi Pencatatan Keuangan
Karena sistem point of sales yang sudah online, maka pencatatan yang terjadi juga akan lebih akurat. Konsolidasi data semakin mudah dilakukan, dan ketepatan pencatatan dan data penjualan akan semakin baik. Nantinya Anda tinggal melihat pada sistem dan database, untuk menilik hasil selama satu periode waktu tertentu.
Baca Juga: Direct Selling adalah Bagian dari Strategi Penjualan, Ini 5 Manfaatnya
Setiap proses pemasaran dan area aplikasi, segmentasi, pasar, hingga mengkonversinya ke pendapatan penjualan adalah spesialisasi dari modul Sales & Distribution Management dari RUN System. Dengan modul ini, urusan pengelolaan point of sales dapat dengan mudah dilakukan, sehingga Anda memiliki catatan yang jelas dan akurat. Gunakan juga berbagai modul lain yang ada di RUN System, untuk mengoptimalkan bisnis Anda sekarang juga!
