Operasional perusahaan senantiasa memerlukan berbagai perlengkapan dan peralatan agar dapat berjalan optimal. Urusan pengadaan barang habis pakai adalah salah satu hal yang menunjang ketersediaan apa yang diperlukan oleh perusahaan tersebut.
Seperti setiap kegiatan pengadaan barang pada umumnya, terdapat serangkaian prosedur yang idealnya digunakan dan diikuti oleh petugas pengadaan barang ini. Dalam artikel ini, Anda dapat melihat penjelasannya, mulai dari pengertian, tujuan, prosedur, hingga tips pengadaan barang habis pakai yang efektif dan terintegrasi.
Baca Juga: Konsep Restock pada Aktivitas Produksi dan Penjualan, Klik di Sini!
Mengenal Apa Itu Pengadaan Barang Habis Pakai
Sumber: freepik.com
Pengadaan barang habis pakai adalah proses yang dilakukan oleh perusahaan dalam rangka memenuhi kebutuhan perlengkapan yang diperlukannya. Karena bersifat barang habis pakai, maka semua barang yang masuk dalam proses ini memiliki sifat utama tersebut.
Barang habis pakai yang idealnya menjalani proses pengadaan adalah alat tulis kantor, kemudian perlengkapan yang berhubungan erat dengan operasional kantor, dan hal-hal yang masih berkaitan dengan produk yang dihasilkan oleh kantor.
Proses pengadaan dapat melalui dua cara berbeda. Pertama dengan menggunakan tender, atau yang kedua dengan melakukan pembelian secara langsung. Acuan pemilihan cara yang digunakan idealnya adalah nilai dari barang yang akan dibeli, atau tujuan pengadaan barang tersebut.
Lalu Apa Tujuannya?
Secara mendasar tujuan dari pengadaan barang habis pakai adalah untuk memenuhi kebutuhan perusahaan akan barang habis pakai yang dimaksud. Dalam setiap jenis dan bentuknya, pengadaan ini akan dilakukan dengan cermat sehingga apa yang dibutuhkan setiap staf dapat disediakan.
Ingat, pengadaan ini wajib dilakukan dengan cermat dan mengacu pada kebutuhan karyawan, bukan kemauan karyawan. Terkadang, pengajuan daftar pengadaan barang harus di-review secara teliti agar dapat mendeteksi adanya pengadaan yang sebenarnya tidak diperlukan.
Selain untuk menyediakan apa yang dibutuhkan oleh karyawan dalam hal operasional perusahaan, pengadaan barang habis pakai juga dapat menjadi metode untuk mencari vendor atau supplier yang cocok dan potensial guna menjadi partner bisnis jangka panjang.
Meski demikian, tujuan utama dari proses ini tetap akan bertumpu pada poin pertama yang disebutkan tadi.
Cermati Prosedur yang Idealnya Dilakukan
Sumber: freepik.com
Meski dalam prakteknya mungkin saja akan ada perbedaan prosedur pengadaan barang habis pakai, namun jika dilihat semua prosedur memiliki kesamaan. Setidaknya terdapat 10 langkah utama yang akan dilakukan pihak perusahaan dalam rangka mengadakan barang jenis ini.
- Melakukan pengajuan surat permohonan ke bagian gudang. Surat ini berisi peralatan kantor apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan, dan perlu diadakan.
- Petugas gudang yang menerima berkas ini akan memeriksa isi dari berkas tersebut, dan melakukan pengecekan pada ketersediaan barang di gudang.
- Dalam skenario barang tersedia, maka gudang dapat segera mengeluarkan barang tersebut disertai dengan bon pengeluaran.
- Dalam skenario barang tidak tersedia, petugas akan memberikan nomor pada surat tadi dari buku induk yang dimiliki.
- Surat permohonan pengadaan barang kemudian diserahkan kepada bendahara, untuk diperiksa detailnya. Informasi yang dilihat adalah rincian barang yang dicantumkan, dan ketersediaan biaya untuk melakukan pengadaan barang habis pakai.
- Bendahara akan meminta persetujuan dari pimpinan atau manajemen terkait.
- Jika disetujui, bagian logistik kemudian akan melakukan pembelian barang habis pakai dengan persetujuan pimpinan tadi.
- Barang yang telah dibeli dan sampai kemudian diperiksa spesifikasi dan jumlahnya, apakah sudah sesuai dengan pesanan yang diajukan. Dipastikan pula kondisi barang agar tidak ada yang cacat atau rusak.
- Barang kemudian diserahkan dengan menggunakan buku serah terima barang pada karyawan yang bertanggungjawab atas pengadaan ini.
- Petugas gudang kemudian melakukan kegiatan pencatatan atau administrasi, lalu disimpan di gudang untuk selanjutnya didistribusikan pada bagian yang membutuhkan atau bagian yang mengajukan pengadaan barang ini.
Prosedur ini sifatnya adalah prosedur yang umum digunakan. Sekali lagi, dalam prakteknya mungkin saja ada perbedaan dalam prosedur yang digunakan, dan sah saja selama dirasa sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan aturan yang berlaku.
Terakhir, Mengenai Tips Pengadaan Barang Habis Pakai yang Efektif
Mengingat pengadaan barang habis pakai adalah proses yang berkaitan dengan penggunaan dana milik perusahaan, maka hal ini harus dilakukan dengan cermat dan teliti. Beberapa tips yang bisa Anda gunakan antara lain adalah sebagai berikut.
- Selalu cermati semua barang yang diajukan untuk proses pengadaan, seleksi dengan baik berdasarkan kebutuhan
- Pastikan semua proses persiapan telah dilakukan dengan optimal sehingga tidak ada barang yang tertinggal untuk proses pengadaan
- Periksa harga di pasar, kemudian tentukan range harga yang akan masuk pertimbangan
- Pastikan memilih vendor atau supplier yang telah memiliki kredibilitas dan direkomendasikan oleh banyak pihak
- Ajukan kerjasama jangka panjang, untuk keuntungan bersama antara kedua pihak
- Selalu periksa barang yang datang saat sampai, pastikan semua sesuai pesanan dan tidak ada yang cacat atau tidak berfungsi
- Jangan ragu lakukan retur
- Gunakan ERP dengan kualitas yang telah terbukti dan fitur pengadaan barang canggih
Baca Juga: Modul Procurement Management, Andalan ERP untuk Perusahaan
Pada dasarnya pengadaan barang habis pakai menjadi salah satu hal yang dilakukan secara rutin, sebab barang tersebut akan menjadi kebutuhan operasional bisnis Anda. Maka dari itu, akan sangat direkomendasikan untuk menggunakan produk ERP terbaik yang dapat membantu Anda mengoptimalkan proses tersebut.
RUN System dengan Procurement Management
Dengan fitur utama yang ditawarkan untuk urusan procurement, RUN System menyediakan Procurement Management dengan dukungan penuh integrasi di setiap prosesnya. Fitur ini dapat membantu Anda meningkatkan kontrol pengadaan, fleksibilitas, dan kemudahan mencapai tujuan perusahaan. RUN System paham jika pengadaan barang habis pakai adalah proses yang dilakukan secara berulang, dan memerlukan optimasi di setiap tahapnya. Maka dengan fitur tersebut kami siap menbantu Anda memaksimalkan setiap langkahnya!
