Setiap bisnis selalu memiliki core value yang menjadi pegangan dalam melaksanakan berbagai proses yang ada di dalamnya. Hal serupa juga terjadi dalam proses pengadaan barang dan jasa. Tidak sedikit sebenarnya prinsip pengadaan barang dan jasa yang harus dipahami, agar proses penting ini berjalan dengan optimal.
Ketika prinsip yang ada pada proses ini dijalankan dengan baik, idealnya pengadaan barang dan jasa juga akan berjalan dengan optimal. Lengkap dengan penjelasan manfaat dan contoh penerapannya, berikut uraian lebih detail terkait prinsip pengadaan barang dan jasa.
Baca Juga: Simak 7 Tata Cara Melakukan Open Purchase Order
1. Pertama, Efisien
Prinsip pengadaan pertama adalah efisien. Proses pengadaan yang dilakukan harus dibuat lebih efisien dari segi tenaga, waktu, dan biaya yang dibutuhkan, sehingga akan menyelesaikan masalah yang selama ini terjadi.
Kombinasi antara tenaga manusia dan kecanggihan sistem elektronik dapat membantu penerapan prinsip ini. Dari waktu ke waktu, prinsip ini perlu terus dipegang, sehingga terdapat progres procurement yang diadakan oleh bisnis.
Manfaat
Manfaatnya jelas terus mengembangkan kemampuan dan kapasitas bisnis dalam mengadakan proses pengadaan barang dan jasa. Semakin efisien proses yang dilakukan, semakin optimal pula output yang didapatkan.
Contohnya
Ketika Anda memiliki berbagai vendor dan pemasok, Anda dapat memanfaatkan kuantitas ini untuk mendapatkan opsi terbaik. Dengan sistem yang Anda miliki, biaya dapat ditekan hingga titik minimal namun tetap dapat menghasilkan pengadaan sesuai dengan target yang diharapkan.
2. Kedua, Efektif
Sumber: freepik.com
Efektif dan efisien sering disandingkan dalam satu frasa yang sama. Namun demikian keduanya memiliki poin yang berbeda. Prinsip efektif berarti seberapa bergunanya sumber daya yang digunakan untuk tujuan pengadaan ini.
Pengadaan diharapkan mampu memberikan suatu hal yang benar-benar sesuai kebutuhan perusahaan. Tidak banyak tenaga, waktu, atau pikiran yang terbuang sia-sia tanpa memberikan output maksimal.
Manfaat
Ketika prinsip efektivitas diterapkan, Anda akan memperoleh optimasi sumber daya yang Anda miliki. Semua usaha, dana, tenaga, akan benar-benar dialokasikan dengan jumlah yang sesuai untuk output yang diperoleh. Tidak ada pemborosan atau kesia-siaan yang muncul dari setiap effort yang diberikan.
Contohnya
Saat melakukan pengadaan barang dan jasa menggunakan sistem dan modul yang tepat, staf yang terlibat tidak perlu terlalu banyak. Cukup beberapa staf kunci yang dapat mengoperasikan modul ini, dan proses pengadaan dapat dilakukan secara cermat dan dibantu dengan model dari sistem.
3. Yang Ketiga, Transparan
Prinsip ketiga adalah transparan. Setiap hal yang dilakukan terkait dengan transaksi harus dapat dilihat oleh kedua pihak, sehingga tidak ada yang disembunyikan dan dapat merugikan pihak lain.
Transparan sendiri diterapkan dari mulai perencanaan, pengaplikasian, pembayaran, sampai dengan proses pengiriman barang sampai ke tujuan. Dengan penggunaan modul terintegrasi, semua ini dapat dilihat dengan baik oleh kedua pihak.
Manfaat
Dengan menerapkan prinsip transparan, Anda dapat memastikan setiap pihak melihat setiap proses dengan baik dan benar. Revisi dapat dilakukan setiap saat selama masih dalam syarat dan ketentuan yang berlaku. Keterbukaan ini juga menjadi hal yang dihargai oleh pihak lain, sebagai bentuk kejujuran dan profesionalitas dalam transaksi.
Contohnya
Penyusunan rencana pengadaan idealnya dapat dilihat oleh manajer terkait, agar dapat ditinjau dengan baik dan disesuaikan dengan kebutuhan. Sampai pada saat pesanan diantarkan, proses QC dan QA dapat ditinjau oleh kedua belah pihak secara terbuka, sehingga transaksi berjalan dengan ideal.
4. Prinsip Persaingan Terbuka
Sumber: freepik.com
Prinsip pengadaan barang dan jasa yang keempat adalah persaingan terbuka. Artinya, ketika persaingan terjadi setiap data harus dibuka dengan adil dan setara. Tidak ada pihak yang mendapatkan bocoran atau data lebih banyak dari yang lain, dalam rangka menjaga kompetisi sehat dalam bisnis.
Bisnis dijalankan atas semangat persaingan sehat, dan objektivitas. Jangan sampai terdapat data-data yang diberikan pada salah satu pihak saja, sehingga persaingan berjalan tidak sehat.
Manfaat
Dengan prinsip ini, Anda dapat menjaga kredibilitas bisnis yang Anda miliki dan keadilan dalam persaingan. Dengan persaingan terbuka, objektivitas akan dapat dijaga, dan opsi terbaik dapat didapatkan oleh bisnis Anda.
Contohnya
Ketika mengirimkan daftar kebutuhan dan spesifikasi detail pada barang dan jasa yang diperlukan pada vendor dan pemasok, semua data yang diberikan harus sama dan dikirimkan pada waktu serentak. Dengan demikian setiap pihak punya kesempatan yang setara dalam memberikan tawaran dan menjalankan proses tender dengan adil.
5. Kelima, Prinsip Keadilan
Prinsip selanjutnya adalah keadilan. Tidak boleh ada pembedaan antara satu pihak dengan pihak lainnya, karena semua pihak memiliki hak dan kewajiban yang sama sesuai dengan perannya masing-masing.
Semua tugas dilakukan sesuai dengan porsinya masing-masing, sehingga proses pengadaan barang dapat dilakukan benar-benar ideal sesuai kaidah yang berlaku dan disepakati setiap pihak. Dengan demikian output yang dihasilkan akan sesuai harapan.
Manfaat
Ketika prinsip ini dipegang teguh, idealnya setiap proses akan berjalan dengan baik karena semua pihak melakukan kewajibannya masing-masing. Dengan demikian, hak yang akan diterima juga sepadan dengan porsi kerja yang dilakukan.
Contohnya
Perusahaan bertugas mengajukan permintaan, menilai penawaran, dan melakukan pembayaran setelah transaksi diselesaikan vendor. Di sisi lain, penyedia bertugas untuk memenuhi apa yang sudah disepakati sesuai dengan kontrak yang ditandatangani bersama. Saat kewajiban sudah diselesaikan, penyedia berhak meminta pelunasan atas transaksi tersebut.
6. Prinsip Pengadaan Barang dan Jasa Keenam, Akuntabel
Sumber: freepik.com
Prinsip ini berkaitan dengan sisi pertanggungjawaban atas apa yang sudah direncanakan hingga dilakukan saat transaksi selesai. Setiap proses dan langkah harus dicatat dengan benar, sehingga tidak terdapat unsur rekayasa yang dapat menguntungkan salah satu pihak dan membawa kerugian untuk pihak lain.
Akuntabilitas menjadi penting agar bisnis dapat mempertanggungjawabkan apa yang telah direncanakan, dilakukan, dan diselesaikannya. Tanpa memegang prinsip ini, Anda akan sulit mendapatkan kepercayaan dari pihak lain.
Manfaat
Ketika prinsip ini dipegang teguh, Anda tidak hanya akan mendapatkan kepercayaan dari pihak lain, namun juga dari publik secara umum. Setiap transaksi dapat dipertanggungjawabkan dengan baik, sehingga reputasi bisnis akan meningkat. Di waktu yang bersamaan, proses akuntansi di dalam bisnis akan tetap terjaga.
Contohnya
Contohnya dapat dilihat pada laporan keuangan yang dihasilkan dari setiap transaksi pengadaan barang dan jasa. Ketika diaudit dan terbukti benar, maka prinsip ini telah dijalankan dengan baik.
Baca Juga: 10 Daftar KPI Procurement untuk Evaluasi Perusahaan
Untuk membantu menerapkan setiap prinsip pengadaan barang dan jasa ini, Anda dapat menggunakan modul handal dari RUN System. Modul ini dapat membantu Anda untuk senantiasa menjaga semua proses sesuai dengan rencana, sehingga output yang diharapkan dapat dicapai. Dengan modul Procurement Management, semua urusan pengadaan dapat dilakukan dengan baik.
