Aktivitas perusahaan akan banyak berkenaan dengan pengerjaan project dari waktu ke waktu. Baik mengadakan atau mengerjakan project dari perusahaan lain, Anda wajib memiliki sistem yang dapat membantu project cost forecasting, agar perkiraan biaya yang dilakukan dapat benar-benar menjadi gambaran umum sebuah project saat mulai dikerjakan.
Project cost forecasting sendiri akan dapat dipahami sebagai sebuah upaya pemetaan dan perencanaan, serta pembuatan gambaran umum mengenai detail biaya yang diperlukan dalam pengerjaan project.
Tidak Hanya itu, nantinya akan dicantumkan pula perkiraan pendapatan, biaya, keuntungan, risiko dan potensi yang ada, compliance, pelaporan kinerja tim, perubahan terkini, dan sebagainya.
Baca Juga: Lebih Jauh tentang Market Research, Ini 5 Metode Dasarnya!
Fungsi Mendasar dari Sistem Project Cost Management
Sumber: freepik.com
Untuk fungsinya sendiri sebenarnya tidak akan jauh dari urusan keuangan dan anggaran yang diperlukan guna melaksanakan sebuah project. Secara sederhana, Anda akan memperoleh gambaran umum mengenai total biaya yang diperlukan, keberadaan anggaran saat ini, dan seberapa besar gap yang harus dipenuhi untuk pelaksanaan project.
Beberapa fungsi yang dijalankan dengan keberadaan sistem ini antara lain adalah sebagai berikut:
- Dapat menentukan ekspektasi yang jelas terkait biaya yang diperlukan dengan stakeholder terkait
- Melakukan kontrol pada perubahan yang tidak diperkirakan sebelumnya ketika project berjalan karena adanya transparansi yang terbentuk dengan konsumen atau klien
- Menjalankan fungsi tracking pada progres dan memberikan respon cepat berupa tindakan korektif pada pekerjaan yang dilakukan
- Membantu menjaga ekspektasi margin, meningkatkan total ROI yang didapatkan, dan mencegah terjadinya kehilangan uang atau pemborosan dalam project
- Membuat data sebagai benchmark bagi project yang akan dilakukan di masa yang akan datang, dan melacak tren biaya jangka panjang pada pengerjaan serupa
Tentu fungsi turunannya akan lebih banyak jika dicermati dari setiap poin di atas. Namun setidaknya dengan beberapa poin fungsi ini, Anda dapat memiliki gambaran umum terkait alasan mengapa perusahaan membutuhkan sistem yang solid untuk melakukan forecasting pada project yang akan dijalankan.
Metode yang Dapat Digunakan
Sumber: freepik.com
Metode dalam forecasting tentu memiliki berbagai perbedaan, tergantung dengan sistem kerja perusahaan dan apa yang diperlukan perusahaan dalam perhitungan ini. Namun demikian terdapat metode umum yang dapat digunakan, dan disesuaikan dengan bisnis yang Anda miliki.
Tiga metode tersebut dikenal dengan nama the universal formula, the ETC formula, dan the performance based formula. Saling berkaitan satu dengan yang lain, selengkapnya dalam penjelasan berikut ini.
1. The Universal Formula
Metode ini dilakukan dengan memasukkan variabel estimate at completion atau EAC, money already spent on the project atau AC, dan money that will be spent to complete the project atau ETC. Rumus utamanya adalah:
EAC = AC + ETC
Formula umum di atas dapat disusun dari actual cost yang berasal dari sistem keuangan dan anggaran yang Anda miliki. Kemudian nilai dari ETC sendiri akan dijelaskan dalam bagian metode kedua.
2. The ETC Formula
Untuk mendapatkan angka ETC, diperlukan perhitungan tersendiri. ETC akan diperoleh dengan rumus umum yang melibatkan budget at completion atau BAC, dan AC yang disebutkan sebelumnya. Formula dari ETC adalah:
ETC = BAC – AC
Pengurangan BAC dengan AC akan memberikan gambaran jelas mengenai anggaran utama yang masih Anda miliki, dan tidak selalu merepresentasikan pekerjaan yang harus diselesaikan. Hal ini kemudian membawa variabel lain, yakni earned value, atau progres aktual dari pekerjaan dan tenggat waktu yang dimiliki.
Untuk menghitung perkiraan biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan project, maka formula yang digunakan adalah:
ETC = BAC – EV
Rumus ini akan menunjukkan anggaran yang tersisa berdasarkan pekerjaan yang telah diselesaikan. Ketika kinerja kurang sesuai dengan perkiraan, maka anggaran akan mengalami peningkatan, demikian pula sebaliknya. Ketika pekerjaan lebih dari yang diperkirakan, maka akan memberikan benefit lebih untuk bisnis.
Dengan pertimbangan ini, Anda perlu membagi anggaran yang dibutuhkan dengan faktor kinerja untuk memperoleh perkiraan yang akurat pada anggaran ang masih dimiliki. Hal ini akan dihitung dengan metode ketiga, the performance based formula.
3. The Performance Based Formula
Untuk formula yang digunakan sendiri akan dibagi menjadi dua.
ETC = (BAC – EV) / Performance Factor
Dan
EAC = AC +[(BAC – EV)/ Projected Performance Factor]
Cukup panjang, namun setidaknya Anda mendapatkan gambaran umum mengenai metode ini bukan?
Cara Menyusun Project Cost Forecasting
Sumber: freepik.com
Untuk dapat menyusun project cost forecasting, setidaknya terdapat empat langkah utama.
- Perencanaan sumber daya, yakni proses identifikasi sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan dan membawanya hingga titik penyelesaian. Project manager harus menyiapkan rincian struktur kerja, dan melihat setiap sub-tugas di struktur kerja tersebut. Dengan demikian pemetaan kebutuhan SDM dapat dilakukan. Hal serupa juga dilakukan pada sumber daya lain yang dibutuhkan dalam project.
- Estimasi biaya, langkah kedua yang dilakukan adalah proses perhitungan biaya yang berkaitan dengan sumber daya yang akan digunakan dalam pelaksanaan project. Ini mengapa detail pada sumber daya yang diperlukan wajib diketahui, sehingga dapat dirinci besaran estimasi biaya mengacu pada harga terkini. Estimasi juga memperhitungkan biaya pengadaan, jika sumber daya yang diperlukan belum tersedia.
- Pembuatan anggaran biaya, merupakan proses untuk merancang alokasi biaya ke bagian tertentu dari project seperti tugas individu atau modul untuk jangka waktu tertentu. Anggaran akan dialokasikan untuk mengelola biaya-biaya tak terduga.
- Pengendalian biaya, merupakan proses pengukuran variasi biaya dari baseline dan pengambilan tindakan tepat seperti meningkatkan anggaran yang dialokasikan atau mengurangi ruang lingkup pekerjaan yang dilakukan. Hal ini bertujuan untuk memperbaiki gap yang muncul karena dinamika project dan anggaran yang diberikan.
Baca Juga: Ini 7 Komponen Audit Pengadaan Barang dan Jasa
Pada dasarnya, penyusunan project cost forecasting sendiri akan banyak melibatkan diskusi perusahaan dengan pelaksana project tersebut. Pemanfaatan modul perencanaan keuangan yang solid jelas akan memberikan dukungan yang diperlukan untuk urusan ini
Ini mengapa RUN System kemudian menawarkan modul handalnya untuk pengelolaan keuangan, berupa Financial & Cost Control Management yang dapat meng-cover semua urusan project cost forecasting ini. Dengan modul yang lengkap dan sistem yang solid, RUN System dapat membantu meningkatkan performa perusahaan dan mengoptimalkan produktivitas hingga ke titik terbaik!
