Optimasi kinerja perusahaan dapat dilakukan dengan langkah makro dan mikro, selama berdasarkan pada perhitungan cermat dan analisis yang akurat. Penggunaan project management system, dapat menjadi salah satu langkah makro yang Anda terapkan, untuk setiap bagian di perusahaan.
Sistem ini adalah sebuah perangkat yang digunakan secara menyeluruh, terintegrasi, dan memungkinkan kemudahan kolaborasi pada setiap anggota tim di setiap divisi atau bagian di perusahaan Anda. Jelas, masing-masing project yang dimiliki divisi tertentu akan dapat menjadi semakin maksimal eksekusinya, dan memberikan output terbaik.
Namun sebelumnya, tahukah Anda apa itu project management system?
Baca Juga: 6 Langkah Mudah Menyusun WBS dalam Perusahaan Anda
Mengenal Project Management System
Sumber: freepik.com
Perangkat ini adalah sebuah perangkat yang memiliki fungsi utama untuk membantu pengelolaan seluruh project yang dimiliki dan dibuat oleh perusahaan. Pada dasarnya, perangkat ini adalah sebuah sistem informasi yang dapat membantu manajer dalam pengelolaan sumber daya manusia, sehingga project yang dimiliki dapat berjalan dengan optimal.
Sistem informasi akan membantu pembagian tugas dan sub tugas dalam setiap kegiatan yang dilakukan. Setiap orang dapat memperoleh pembagian tugas yang jelas, sehingga penyelesaiannya bisa lebih fokus dan memberikan hasil maksimal.
Baik dalam perencanaan hingga evaluasi, penggunaan perangkat ini akan sangat terasa membantu setiap pihak, di berbagai aspek yang diperlukan.
2 Kategori Utama dari Perangkat Pengelolaan Proyek
Sumber: freepik.com
Setiap perangkat project management system memiliki spesialisasi dan fitur yang berbeda, yang dapat dimanfaatkan untuk membantu penyelesaian proses. Bahkan tidak sedikit perusahaan yang berfokus pada pengembangan produk perangkat ini, sehingga dapat memberikan bantuan terbaik untuk project yang perusahaan Anda miliki.
Meski demikian, dari sekian banyak produk perangkat pengelolaan proyek yang tersedia, semua ini dapat digolongkan menjadi dua kategori besar. Pertama adalah perangkat pengelolaan yang bersifat individu, dan kedua adalah perangkat pengelolaan yang bersifat kolaboratif.
1. Individual Project Management System
Jenis pertama dapat dikenali dengan mudah, sebab hanya digunakan untuk satu manajemen atau pengelolaan proyek. Bentuknya dapat berupa spreadsheet atau perangkat lunak sederhana yang lain, dengan fitur yang dibutuhkan project manager.
Penggunaan perangkat seperti ini umum pada setiap organisasi atau perusahaan. Jika dimanfaatkan dengan optimal, maka manfaatnya akan sangat besar. Namun salah satu tantangan dari jenis ini adalah bahwa individu berbeda tidak dapat memiliki akses ke spreadsheet lain.
Namun dari tantangan tersebut dapat disimpulkan bahwa optimasinya untuk project yang bersifat lebih kecil dan melibatkan sedikit orang akan sangat baik.
2. Collaborative Project Management System
Jenis kedua, seperti namanya, digunakan sebagai perangkat kolaborasi. Untuk menyatukan seluruh tim yang terlibat dalam satu project yang sama, perangkat ini dapat digunakan dan mengakomodir banyak kepentingan yang bertujuan untuk penyelesaian project tersebut.
Data yang terhubung dalam project ini dapat dikerjakan secara bersama-sama, sehingga penyelesaiannya dapat lebih optimal. Namun demikian project management system jenis kolaboratif ini tidak dapat menautkan data dari beberapa project yang berjalan, sehingga hanya dapat berfokus pada satu project saja dalam satu waktu yang sama.
Lalu Mengapa Perangkat atau Sistem Ini Diperlukan oleh Perusahaan?
Sumber: freepik.com
Optimasi kinerja setiap divisi, kepuasan pelanggan, serta keuntungan adalah tiga tujuan utama dari sebuah bisnis. Maka untuk mencapainya, banyak cara kemudian dilakukan oleh pemilik bisnis atau perusahaan, seperti apa yang Anda lakukan selama ini.
Penggunaan project management system sejatinya memiliki tiga alasan utama yang dapat dijadikan poin penting mengapa Anda harus menggunakannya. Ketiga alasan tersebut adalah sebagai berikut.
- Pertama, mengenai visibilitas. Senantiasa dapat melihat dan memonitor perkembangan project yang sedang berjalan akan jadi hal yang sangat diperlukan pihak manajemen, sehingga tanpa progres yang terjadi. Selain itu, dengan visibilitas yang jelas pada project berjalan, manajemen dapat melakukan identifikasi mengenai risiko yang muncul, kesesuaian jadwal, dan membagikan status project pada pihak terkait secara real-time.
- Kedua, mengenai akuntabilitas. Poin ini menjadi poin penting secara internal dari perusahaan Anda. Penggunaan project management system dapat membantu memastikan setiap pegawai bekerja dengan pedoman yang serupa, sehingga effort yang diberikan dapat diintegrasikan untuk mencapai tujuan yang jelas. Masing-masing pihak dapat memantau penyelesaian dan progres dari pihak lainnya, sehingga dapat mengkoordinasikan pekerjaan yang terjadi agar semua selesai tepat waktu.
- Ketiga, alasan organisasional. Pengorganisasian proyek yang dilaksanakan dengan baik dapat membantu pelaksanaan project selanjutnya. Setiap pedoman kerja, hasil kerja, template proyek, dapat disimpan dan digunakan kembali, dalam model yang lebih efektif.
Baca Juga: Inilah Penjelasan Lengkap tentang Kerja Sama Operasi (KSO)
Pemanfaatan perangkat lunak ini dapat membantu banyak proses yang dilakukan di dalam perusahaan. Koordinasi yang lebih baik akan membawa sinergitas kinerja pada tingkat yang lebih lanjut, sehingga efisiensi kerja dapat tercapai.
Tentu saja, RUN System sebagai sebuah perusahaan yang menyediakan produk ERP handal menyediakan modul spesifik untuk urusan ini, Project System.
Project System dari RUN System
Pemanfaatan dan optimasi project management system di perusahaan Anda dapat dioptimalkan dengan Project System ini. Tidak hanya memungkinkan kolaborasi yang lebih baik, modul dari RUN System ini dapat membantu Anda terhubung dengan berbagai sistem lain yang terintegrasi, sehingga berbagai variabel berbeda dapat dimasukkan demi kelancaran project. Segera gunakan RUN System di perusahaan Anda, dan maksimalkan semua modulnya untuk peningkatan kinerja bisnis Anda!
