Apa itu stock replenishment? Istilah ini menjadi salah satu istilah paling umum pada pengelolaan bisnis, khususnya manajemen persediaan. Secara umum, tidak ada perusahaan yang ingin menghadapi kondisi kehabisan stok bahan baku dan produk bukan?
Stock replenishment adalah kegiatan menambahkan persediaan di gudang sebelum persediaan yang dimiliki sampai di titik nol. Tujuan utamanya jelas untuk menghindari kondisi ketiadaan barang ketika perusahaan menerima lonjakan permintaan dari pelanggan, yang otomatis membuat kebutuhan perushaaan akan bahan baku produksi dan produk meningkat drastis.
Baca Juga: 5 Manfaat Invoice Aging yang Berguna bagi Perusahaan
Bagaimana Proses Stock Replenishment Ini Terjadi?
Sumber: freepik.com
Dalam proses ini akan ada empat tahapan yang secara umum digunakan oleh perusahan. Keempatnya adalah retail order trigger, kemudian retail order entry, retail order fulfillment, dan terakhir adalah retail order receiving.
Penjelasan masing-masing tahapan tersebut adalah sebagai berikut.
1. Retail Order Trigger
Tahapan pertama ini ditandai dengan mulai habisnya stok yang dimiliki perusahaan. Meski demikian, sebenarnya fase retail order trigger tidak harus dilihat saat persediaan habis, namun pada titik jumlah stok sudah memerlukan replenishment untuk menjaga jumlah amannya.
2. Retail Order Entry
Fase kedua adalah ketika perusahaan melakukan pemesanan barang pada pemasok. Sebagai perusahaan yang mengadakan procurement ini, maka harus diperhatikan akurasi jumlah pesanan berdasarkan perhitungan cermat, sehingga supply chain yang dimiliki tidak terganggu.
3. Retail Order Fulfillment
Ketepatan waktu pemesanan dan upaya menekan biaya-biaya yang tidak diperlukan terjadi. Perhitungan pada timing pengajuan pesanan, lead time, dan kemampuan persediaan yang masih dimiliki dapat bertahan harus benar-benar diperhitungkan dengan baik agar tidak terjadi kekosongan.
4. Retail Order Receiving
Tahap keempat adalah saat ketika toko telah mendapatkan barang yang dibutuhkan. Data barang yang ada harus diperbarui secepat mungkin sehingga pelanggan dapat melihat informasi terbaru mengenai barang tersebut. Pada konteks bahan baku produksi, fase ini terjadi saat pesanan sampai dan siap digunakan dalam proses yang berjalan.
Mengenai Tujuan dari Proses Ini
Sumber: freepik.com
Berbicara mengenai tujuan dasar dari proses ini sebenarnya bersifat fundamental. Karena merupakan upaya menjaga stok dan persediaan agar berada di angka yang aman, maka tujuan eksekusinya akan berkaitan dengan arus kas, optimasi pengelolaan persediaan, dan efisiensi biaya.
Arus Kas Lancar
Akan ada proses negosiasi pembelian dan pertimbangan perubahan tren dan biaya. Tujuan dari stock replenishment adalah agar biaya pembelian dapat ditekan ke angka minimal, dan arus kas terjaga. Posisi perusahaan akan cenderung netral saat melakukan pembelian, dan tidak berada di titik lemah karena membutuhkan barang secara cepat.
Optimasi Persediaan
Melakukan pengisian kembali pada stok juga bertujuan agar tidak terjadi kadaluarsa stok yang ada di dalam gudang. Dengan perputaran barang dan produk yang lancar, maka kondisi barang di gudang akan senantiasa baru. Ini juga akan mengurangi risiko kerugian dan pembengkakan biaya pergudangan.
Efisiensi Biaya-Biaya
Semakin efisien proses replenishment yang dilakukan, maka variabel biaya yang muncul akan semakin sedikit. Untuk mendapatkan produk atau bahan baku yang diperlukan, maka Anda dapat mencari pemasok terdekat dengan lokasi gudang atau toko untuk mengurangi biaya pengiriman. Pembelian dalam jumlah besar juga dapat mengurangi biaya yang muncul.
Beberapa Hal Ini Harus Anda Perhatikan
Sumber: freepik.com
Dalam proses stock replenishment, ada beberapa poin penting yang tidak boleh lewat dari perhatian Anda.
1. Terkait Data Stok di Lapangan
Sebelum melakukan proses ini, Anda harus melihat kondisi aktual stok di dalam gudang. Data ini dapat dilihat dari sistem pengelolaan gudang yang Anda miliki, dan jika perlu dapat dilakukan penghitungan langsung.
Manfaatnya adalah Anda dapat melakukan pemesanan dengan jumlah yang tepat tanpa adanya risiko kelebihan atau kurang dari sisi kuantitas pemesanan yang dilakukan.
2. Pastikan Kondisi Barang
Ketika barang sampai, pastikan terlebih dahulu semua unit yang datang. Cermati kondisinya, dan kesesuaian dengan pesanan awal. Jika benar-benar dalam kondisi ideal dan jumlah serta spesifikasinya cocok, maka simpan dengan baik di gudang yang Anda miliki.
Kontrol kualitas pada persediaan atau produk yang datang penting untuk membantu proses menjaga kualitas produk yang diterima oleh pelanggan.
3. Pisahkan Persediaan Baru dan Lama
Untuk mengurangi risiko produk rusak di dalam penyimpanan karena terlalu lama, pisahkan produk stok baru dan stok lama. Meski pengelolaan ini akan bergantung pada sistem yang Anda miliki, namun hal ini bisa memudahkan treatment yang diberikan pada persediaan yang ada.
4. Berikan Kode Jelas
Kode yang dimaksud adalah label setiap barang yang ada di gudang. Kategorisasi yang diberikan dapat beragam sesuai kebutuhan, sehingga memudahkan proses pengelolaan persediaan dan ruang yang Anda miliki.
Semakin baik pengelolaan produk dan barang di gudang, semakin baik pula kualitas output dari persediaan yang ada.
Baca Juga: Inventory Stock, Perbedaan Inventaris VS Stok dalam Bisnis
Proses stock replenishment sendiri sebenarnya dapat dipermudah jika Anda memiliki modul yang tepat untuk mengelola persediaan dan bahan baku. Dengan Inventory & Material Management dari RUN System, semua akan terasa lebih mudah. Sistem yang terintegrasi dan mekanisme solid, memungkinkan pengelolaan bahan baku, restock, dan pengelolaan gudang menjadi semakin optimal. Anda dapat menggunakan modul ini dan berbagai modul lain dengan mengaplikasikan ERP RUN System ke dalam perusahaan Anda sekarang juga!
