Berkat teknologi yang terus berkembang, sistem e procurement kini telah menjadi sebuah sistem default yang digunakan banyak pihak. Tentu saja hal ini tidak terjadi tanpa alasan, sebab sederet manfaat dapat dirasakan ketika perusahaan atau sebuah lembaga mengoptimalkan fitur yang tersedia di dalam platform ini.
Proses pengadaan barang secara online tersebut memiliki cara kerja dan penerapan yang lebih modern, sebab didukung dengan pemanfaatan teknologi informasi dengan berbagai modul dan kemudahannya.
Penjelasan lengkap terkait penerapan sistem e procurement dan manfaatnya dapat Anda cermati dalam dua poin berikut ini.
Baca Juga: Procurement adalah Kunci dari Tata Kelola Bisnis, Ini Prosesnya!
Penerapan Sistem E Procurement
Sumber: freepik.com
Ketika diterapkan dalam bisnis Anda untuk urusan pengadaan barang dan jasa, sedikitnya ada enam tahapan yang akan dilewati.
1. Identifikasi pada Kebutuhan
Menjadi tahap pertama, identifikasi pada kebutuhan perusahaan jadi hal yang penting. Aktivitas ini dilakukan dengan penentuan barang atau jasa apa saja yang dibutuhkan perusahaan, dan e procurement dapat membantunya dikelola dalam satu database terpadu yang dapat diakses pihak yang berkepentingan.
Usulan, peninjauan, dan keputusan yang diambil untuk pengadaan barang dan jasa dapat dilakukan dengan praktis dan efektif.
2. Kedua, Persetujuan
Pada tahap kedua, persetujuan dilakukan dengan verifikasi vendor dan supplier yang menjadi partner dalam pengadaan barang. Proses persetujuan yang telah dilakukan pada kebutuhan yang dimiliki dapat diteruskan kepada penyedia, untuk ditindaklanjuti.
Semua berkas persetujuan dan legal yang diperlukan dapat dikirimkan melalui email atau platform pengadaan barang yang digunakan, sehingga menghemat banyak waktu dan tenaga dalam proses verifikasinya.
3. Pemrosesan Pemesanan
Pesanan yang telah masuk dan mendapatkan persetujuan akan diproses dengan cepat. Sistem e procurement akan melakukan pemesanan secara otomatis ketika semua berkas persyaratan telah dipenuhi sesuai aturan yang berlaku.
Secara terpadu, koordinasi dengan pihak keuangan juga akan terlaksana. Anda hanya perlu memastikan semua pesanan telah sesuai dengan kebutuhan sebelum dieksekusi dan diproses oleh pihak penyedia.
4. Pelacakan Pesanan
Anda juga dapat menemukan modul pelacakan pesanan yang telah dilakukan melalui e procurement yang digunakan. Dengan data real-time dari penyedia, monitoring pada perjalanan pesanan dapat terjadi dengan baik.
Hal ini kemudian berkaitan dengan jadwal kedatangan barang, dan jadwal produksi yang dimiliki perusahaan.
5. Urusan Pembayaran
Sistem pengadaan barang elektronik yang Anda gunakan akan terhubung dengan bagian accounting. Tagihan yang dibuat oleh penyedia bisa masuk ke bagian ini, dan diproses sesuai dengan kesepakatan yang telah dilakukan.
Legalitas tagihan yang diajukan juga terjamin, dan sah secara hukum. Penagihan yang tepat waktu dapat membantu optimasi pengelolaan keuangan perusahaan.
6. Terakhir, Pembuatan Laporan
Setelah semua proses pengadaan barang selesai, maka Anda tinggal melihat pada bagian report atau laporan di platform yang Anda gunakan ini. Secara detail, laporan transaksi pengadaan barang akan tercantum dengan jelas, dan dapat digunakan sebagai data yang masuk ke pembukuan.
Praktis bukan?
5 Manfaat Sistem E Procurement untuk Bisnis
Sumber: freepik.com
Jika tahapan yang dilakukan dalam penerapan sistem ini dibagi menjadi enam poin berbeda, maka lain halnya dengan manfaat yang diberikan. Secara mendasar terdapat sedikitnya lima manfaat, yang kemudian berdampak secara berantai pada bagian lain di dalam perusahaan.
Kelimanya adalah sebagai berikut.
1. Efisiensi Biaya Operasional Pengadaan
Jelas karena semua dilakukan secara elektronik, maka biaya operasional pengadaan yang dilakukan akan dapat dikurangi. Sistem yang solid akan mencegah terjadinya pertambahan biaya yang tidak direncanakan, pengeluaran ganda akibat kesalahan pencatatan, dan pengeluaran teknis seperti pengiriman berkas, perangko, amplop, dan sejenisnya.
2. Semua Pengeluaran Transparan
Karena semua tercatat dan diinput ke dalam sistem e procurement, maka data terkait pengeluaran yang dilakukan perusahaan akan menjadi sangat transparan. Audit dapat dilakukan kapan saja pada transaksi yang terjadi, tanpa harus ada yang ditutupi. Proses kerja yang transparan ini membantu membangun kredibilitas bisnis Anda.
3. Peningkatan Produktivitas
Karena setiap proses berjalan dengan efektif dan efisien, maka secara langsung produktivitas yang dimiliki perusahaan juga akan semakin baik. Optimasi pada setiap aspek pengadaan barang kemudian berdampak baik pada kinerja staf dan perusahaan, sehingga dapat mencapai target dengan relatif lebih mudah.
4. Kecepatan Transaksi yang Baik
Hubungan yang terjadi antara perusahaan dan penyedia akan mengandalkan kecepatan teknologi informasi yang ditunjang dengan jaringan internet berkecepatan tinggi. Proses pengadaan barang dan transaksi akan menjadi jauh lebih cepat, dan di waktu yang bersamaan akan meningkatkan kualitas siklus pengadaan yang dimiliki perusahaan.
5. Meminimalisir Kesalahan pada Transaksi
Karena kebanyakan proses pengadaan barang dilakukan secara elektronik dan terotomasi, maka kesalahan yang mungkin terjadi karena faktor manusia dapat ditekan hingga titik minimal. Proses pengadaan barang menjadi lebih akurat, dan minim tingkat error sehingga meningkatkan kualitas pengadaan.
Baca Juga: Cara Kerja B2B Procurement Platform dan Keuntungannya
Semua manfaat sistem e procurement tersebut dapat diperoleh jika Anda menggunakan sistem pengadaan yang benar, yang terintegrasi dengan sistem yang lain. RUN System, kemudian menyediakan modul Procurement Management untuk membantu bisnis Anda mengoptimalkan fungsi dari pengadaan barang secara online ini.
RUN System dengan Procurement Management
RUN System menyediakan modul untuk membantu pengelolaan pengadaan barang. Dengan Procurement Management ini, Anda dapat merencanakan, mengelola, dan melakukan evaluasi dengan efektif. Tidak hanya itu, modul RUN System juga dapat dihubungkan dengan RUN Market, platform pengadaan barang secara digital yang juga memiliki sistem solid. Kombinasi keduanya dapat membantu urusan pengadaan barang dan jasa dengan efektif, sehingga manfaat sistem e procurement dapat Anda peroleh. Segera gunakan RUN System sekarang, dan maksimalkan semua fitur yang disediakannya!
